Pelastussuunnitelmat sähköiseen sovellukseen

turvakohde blogiin

Talokeskuksen Turvakohde.fi-sovellus on sähköinen pelastussuunnitelmasovellus, joka on kehitetty vastaamaan asiakkaiden tarpeisiin ja pelastuslain määrittämiin vaatimuksiin. PDF-muodossa toimitettavissa pelastussuunnitelmissa ongelmaksi muodostui, että pienetkin muutokset esimerkiksi yhteystiedoissa vaativat päivityksen pelastussuunnitelmaan ja uuden version toimittamisen asiakkaalle. Talokeskuksen laatima pelastussuunnitelma Turvakohde.fi-sovelluksessa on helppo pitää ajan tasalla.

 

Työkaluna pelastussuunnitelmasta vastuussa olevalle

Päivittämisen ja ajan tasalla pitämisen helppous on merkittävimpiä etuja sähköisessä pelastussuunnitelmassa. Kiinteistön omistaja tai haltija saa tunnukset, joilla voi vaivattomasti tehdä muutoksia esimerkiksi yhteystietoihin. Sisäänkirjautumisen jälkeen pääsee hyödyntämään myös vuosikelloa, joka hälyttää halutuista päivitystarpeista haluttuina hetkinä.

Tiedottaminen ja pelastussuunnitelman jakaminen onnistuvat yhden linkin lähettämisellä. Linkin takaa aukeaa visuaalisesti hyvännäköinen ja selkeä sivu, josta löytyy kiinteistön pelastussuunnitelma sekä muita erilaisia turvallisuuteen liittyviä dokumentteja.

turvakohde blogiin näkymä

Tukee pelastuslain vaatimuksia

Turvakohde tarjoaa käyttäjälle työkalut omavalvonnan toteuttamiseen. Lomakkeiden joukosta löytyy esimerkiksi sisäisten palotarkastusten ja turvallisuuskoulutusten seurantalomakkeita. Nämä tallentuvat sovellukseen, jolloin kiinteistöön liittyvät turvallisuusasiat löytyvät dokumentoituna yhdestä paikasta.

Kohdekohtainen tarkastelu riskien arviointia laadittaessa on tärkeää ja pelastuslain hengen mukaista. Turvakohteessa on työkalut tähän, ja asiantuntijat auttavat riskien arvioinnin laatimisessa. Olemme todenneet hyväksi, että kiinteistön käyttäjät saavat itse laatia riskien arvioinnin. He tuntevat kohteensa, sen lähiympäristön ja sitä uhkaavat riskit. Tämän lisäksi he tulevat ylipäätään miettineeksi mahdollisia riskejä ja kuinka he voivat ennaltaehkäistä niitä ja varautua niihin.

 

Käyttäjien turvallisuus- ja pelastautumisohjeet tiivistävät pelastussuunnitelman sisältöä

Pelastussuunnitelmasta generoituu käyttäjille sekä turvallisuusohjeet että pelastautumisohjeet. Turvallisuusohjeissa on muutamaan sivuun tiivistetty pelastussuunnitelmasta oleellisimpia kohdekohtaisia tietoja, kuten yhteystietoja, poistumisjärjestelyjä, kokoontumispaikat ja väestönsuojeluun liittyviä asioita.

Pelastautumisohje on yhden sivun kokoinen, ja siitä selviää toimintaohjeita onnettomuus- ja tulipalotilanteisiin.

 

”Kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa”

Tämä kliseinen lausahdus pätee erittäin hyvin pelastussuunnitelman jalkauttamisessa. Kiinteistön käyttäjille suunnatuista turvaopasteista selviää heitä koskevat turvajärjestelyt, kuten poistumisreitit ja alkusammutuskaluston sijainnit.

blogi turvaopaste

Kohdeopasteet taas ovat suunnattu pelastuslaitokselle, ja näistä opasteista selviää kaikki oleellinen kiinteistöstä, jotta pelastustyö on mahdollisimman tehokasta.

blogi kohdeopaste

Tampuuri-asiakkaat huomio!

Turvakohteen pelastussuunnitelma voidaan linkittää Tampuuriin, jolloin sovellus hakee Tampuurista kiinteistön perus- ja osapuolitiedot. Tällöin tietoja ei tarvitse päivittää kuin yhteen paikkaan, ja pelastussuunnitelmassa tiedot pysyvät ajantasaisena.

 

Kaikki eivät nettiä käytä

Vuonna 2016 Tilastokeskuksen mukaan 72 prosenttia Suomen väestöstä käyttää internetiä päivittäin. 88 prosenttia väestöstä ovat joskus käyttäneet internetiä. Tämä tarkoittaa kuitenkin sitä, että on myös ihmisiä, jotka eivät internetiä käytä. Erityisesti ikäihmisten joukossa on paljon sellaisia, jotka eivät käytä internetiä. (http://www.stat.fi/til/sutivi/2016/sutivi_2016_2016-12-09_tie_001_fi.html)

Selainpohjaisesta versiosta on saatavilla kaikki tiedostot myös PDF-muodossa. Jos kiinteistön käyttäjien joukossa on henkilöitä, jotka eivät nettiä käytä, heille on tulostettavissa kaikki pelastussuunnitelmaan liittyvä materiaali.

 

Tutustu palveluun: http://www.turvakohde.fi

Kotitalosi varaukset verkossa

clean-wooden-workspace-desk-setup-picjumbo-comOlen päässyt tutustumaan meidän uuteen Booking-varauspalveluun ja todennut, että saunavuorojen ja autopaikkojen varausten lisäksi järjestelmän avulla voi tehdä ja nähdä paljon muutakin.

Nostan tähän muutaman mielenkiintoisen asian järjestelmästä.

Bookingista on tehty helppokäyttöinen varausjärjestelmä, jonka avulla käyttäjä pystyy varaamaan saunavuoron tai autopaikan valitsemanaan ajankohtana. Varauksen jälkeen järjestelmä päivittyy realiaikaisena ja käyttäjä pystyy seuraamaan omaa varaushistoriaa.

Booking_omat_varaukset

Maksulliset varaukset ovat ratkaistu varauskrediittien avulla. Käyttäjä voi ostaa verkkopankkitunnuksilla valitun määrän krediittejä. Kredittien avulla voi varata esimerkiksi yksittäisen pesukonevuoron. Käyttäjä pystyy seuraamaan krediitteihin liittyviä tapahtumia.

Booking_maksullinen_varaus

Varausjärjestelmä on ladattavissa mobiiliin, mikä puolestaan mahdollistaa palvelun käytön riippumatta siitä mikä laite loppukäyttäjällä on. Itse pidin tätä ominaisuutta suurena plussana!

Booking -varausjärjestelmän tuotepäällikkö Tuomas Niinistö kertoo tarkemmin siitä, miten Booking kytkeytyy Tampuuriin.

”Bookingin integraatiota Tampuuriin parannetaan, jotta molempien järjestelmien ominaisuudet saadaan tehokkaaseen käyttöön. Tampuurin olemassa olevia ominaisuuksia kohteiden, asukkaiden ja vuokrasopimusten osalta hyödynnetään Bookingissa, jolloin Booking-järjestelmään saadaan kohde ja asukastiedot ajantasaisesti. Tämän avulla Bookingissa varausten tekeminen saadaan nopeasti käyttöön, koska kohteet ja niiden asukkaat saadaan perustettua ja päivitettyä automaattisesti”, Tuomas kertoo.

Booking-järjestelmään haetaan kohteet ja asukkaat Tampuurista vuorokausittaisella ajolla. Tässä jo tehdyt tulevat varaukset perutaan poistuvilta asukkailta ja uusille asukkaille tarjotaan varaustoiminnallisuus heti asumisen alussa.

Ohessa hieman tekninen kuva järjestelmien välisestä toiminnasta autopaikkojen osalta. Kohteet ja autopaikat hallitaan Tampuurissa kuten aikaisemminkin ja nämä päivitetään Bookingiin automaattisesti. Varaustoiminnot tehdään Bookingissa ja tiedot varauksista päivitetään Tampuuriin reaaliaikaisesti. Näin Tampuuri pysyy ajan tasalla myös Bookingissa tehtyjen varausten osalta. Myös maksutiedot saadaan päivitettyä Tampuurin vuokrasopimukselle.

Booking_autopaikat ja varaukset.jpg

”Jako järjestelmien toiminnan osalta on selkeä: varaustoimenpiteet kuten uusi varaus, varauksen muutokset sekä peruutukset tehdään Bookingissa. Näistä tehdään päivitys Tampuuriin ja ajantasainen varaustilanne sekä vuokrasopimuksen muutokset saadaan Tampuuriin automaattisesti. Samoin Tampuurissa perustetut kohteet ja asukkaat saadaan Bookingiin”, Tuomas toteaa.

Bookingin ja Tampuurin integraatio on edistynyt hyvin ja odotamme innolla syksyä, että pääsemme esittelemään Bookingin uusia ominaisuuksia ja myös tämän integraation toimivuutta.

 

Asuntotarkastuksien tekeminen selain- ja laiteriippumattomasti

Tampuurin asuntotarkastuksia on voinut tehdä sekä Tampuurin perinteisellä käyttöliittymällä että kaikille kolmelle alustalle (Windows10, Android ja iPad) löytyvällä Tampuuri Tablet -sovelluksella. Nyt tähän mahdollisuuksien listaan lisätään myös asuntotarkastuksien tekeminen xTampuurilla.

xTampuuri on selain- sekä päätelaiteriippumaton käyttöliittymä Tampuurin erilaisten tehtävien suorittamiseen. xTampuuri on suunniteltu niille henkilöille, jotka esimerkiksi suorittavat ilmoituksien kautta syntyviä toimenpiteitä, tekevät määräaikaishuoltotehtäviä, tarkistavat irtisanomisen jälkeen huoneistoja tai tekevät laadunseurantaan liittyviä tarkastuksia. Eli liikkuvaa työtä tekeville henkilöille!

blog_asuntotarkastusx
Kuva: xTampuurin käyttöliittymä

Tärkeimpinä ominaisuuksina tässä täysin uudessa xTampuurin moduulissa ovat:

  • Tarkastuksien tekeminen päätelaite- sekä selainriippumattomasti
  • Kuvien ja videoiden ottaminen tarkastettavalle pinnalle tai varusteelle
  • Offline käyttö yhden tarkastuksen osalta (tarkastuskorttien tallennus selaimen muistiin offline tilanteissa)
  • Tarkastuksien tekeminen yksitellen tai massana kentällä
  • Muiden tarkastajien tarkastuksien selaaminen/tekeminen tuuraustilanteissa
  • Massamuokkauksien tekeminen

Alla vielä tarkempi esittely uudesta xTampuurin tarkastusominaisuuksista. Toiminnallisuudet löytyvät osoitteesta http://x.tampuuri.fi.

Ominaisuudet ja lyhyt ohje AsuntotarkastusX:stä

Omat tarkastukset

xTampuurin Oma seinä -työkaluun on lisätty uusi välilehti, johon ladataan lista tarkastajan omista aktiivisista tarkastuksista (kuittaamattomista). Tämä lista vastaa samaa kuin Tampuuri Tablet -sovelluksissa tarkastajan Tablet -sovellukseen ladatut tarkastukset, eli tarkastajan omat tarkastukset.

Jos tarkastajan pitää tuurata toista tarkastajaa, voi tuurattavan tarkastukset avata Toiminnot / Tarkastuslista -toiminnon kautta. Tarkastuksien hakutyökalusta lisää myöhemmin tässä kirjoituksessa.

blog_asuntotarkastusx_omat_tarkastukset
Kuva: Tarkastajan omat tarkastukset, aktiivinen tarkastuslista

Omien tarkastuksien listan ominaisuudet:

  • Tarkastuslista (tarkastajan omat tarkastukset) seuraavilla sarakkeilla
    • Tarkastustyyppi (kuvake)
    • Numero
    • Tila
    • Kohde
    • Huoneiston tiedot
    • Asuttamispäivä
    • Sopimusaikaväli
    • Tarkastusaika
    • Luontiaika
    • i-kuvake (punainen tarkoittaa, että tarkastuksella on lisätietoja)
  • Tarkastuslistan sorttaus
    • Tarkastusnumeron mukaan
    • Tarkastuksen tilan mukaan
    • Kohteen mukaan
    • Tarkastusajan mukaan
  • Uuden tarkastuksen muodostaminen
  • Massamuokkaustyökalun avaaminen (Muokkaa-nappi)

Tarkastuslomake

Tarkastuslistalta pääsee tarkastukselle klikkaamalla tarkastuksen numeroa . Tarkastuslomake on pääasiallinen työkalu tarkastuksen tietojen täydentämiseen tai muokkaamiseen. Tarkastuslomakkeella näytetään tarkastuksesta perustiedot, poismuuttavat sekä uudet asukkaat, tarkastuslomake (tarkastettavat huoneet, pinnat sekä varusteet), lisätiedot, karttanäkymä, liitteet, pidätystiedot, edelliset tarkastukset, loki sekä edelliset ilmoitukset.

Tarkastuksen huoneet (pinnat ja varusteet) voidaan käydä läpi kahdella tavalla, joissa lopputulos on sama. Tarkastuskohteet -kohdassa on kolme välilehteä, joista kaksi (Tarkastuskortit sekä Huoneet) sisältää täysin samat tarkastettavat pinnat ja varusteet. Tarkastuskortit näkymässä näytetään kaikki tarkastettavat kortit pitkässä listassa kun taas Huoneet -välilehdellä näytetään kaikki tarkastukseen liittyvät huoneet sekä niiden pinnat ja huoneet koostetusti.

Näillä kahdella välilehdellä voidaan ottaa ihan samalla tavalla kantaa pintojen ja varusteiden kuntoon, josta sitten Yhteenveto-välilehdelle tulee näkyviin kaikki ne pinnat ja varusteet, joista voidaan tehdä ilmoitushallinnan ilmoituksia joko huoltoliikkeelle tai erikoisliikkeille.

blog_asuntotarkastusx
Kuva: Yksittäinen tarkastuslomake

Tarkastuksen tekemisen ominaisuudet:

  • Tarkastuspäivän vaihtaminen
  • Asuttamispäivän syöttäminen
  • Pintojen sekä varusteiden kuntojen täyttäminen
    • OK
    • Siivottava
    • Kulumia
    • Kunnostettava
    • Rikottu
  • Pintojen sekä varusteiden ominaisuustietojen täyttäminen
    • Tarkastuskortit tai Huoneet -välilehdillä
  • Kuvien ottaminen pinta/varuste kohtaisesti
  • Kuvien ottaminen itse tarkastukselle (Tarkastuksen liitteet -kohta)
  • Tarkastuksen lisätietojen syöttäminen
  • Tarkastuksen pidätystietojen syöttäminen
  • Ilmoituksien tekeminen tarkastustietojen perusteella
    • Yhteenveto-välilehti
  • Varusteluettelon näyttäminen (kohderekisteriin huoneistolle vietyjen varusteiden näyttäminen)
  • Edellisten tarkastuksien näyttäminen (mitä tarkastuksia aikaisemmin on tehty tähän huoneistoon)
  • Edelliset ilmoitukset (tähän huoneistoon tehdyt aikaisemmat ilmoitukset)
  • Tarkastuksen loki
  • Karttanäkymä
  • Tarkastuksen tilan määrittäminen
    • Kesken-tilaan
    • Tehty-tilaan
    • Markkinointikielto-tilaan
    • Laskutukseen-tilaan
    • Valmis-tilaan

Tarkastushaku (tarkastuslista)

Tarkastuksien hakemiseen löytyy Toiminnot / Tarkastuslista -kohdasta oma työkalu. Tällä työkalulla voidaan hakea tarkastuksia eri kriteereillä. Tämä työkalu on erittäin hyvä esimerkiksi tuuraustapauksissa. Tällöin haetaan Tarkastaja-kenttään toisen tarkastajan nimi sekä mahdollisesti laitetaan Tarkastuksen tila -valikkoon vain Avoin ja Kesken -tilat, jolloin palautetaan kyseisen tarkastajan aktiiviset tarkastukset.

blog_asuntotarkastusx_tarkastushaku
Kuva: Tarkastuksien hakeminen eri kriteereillä

blog_asuntotarkastusx_tarkastuslista
Kuva: Hakutulos

Tarkastuksien hakemiset ominaisuudet:

  • Tarkastuksien massahaku
  • Tarkastusnumeron mukaan
  • Kohteen mukaan
  • Huoneiston mukaan
  • Tarkastuksen tilan mukaan
  • Tarkastustyypin mukaan
  • Asukkaan mukaan
  • Tarkastuspäivän mukaan
  • Sopimuksen päättymispäivän mukaan
  • Tarkastajan mukaan

Tarkastuksien tekeminen yksitellen ja massana

Tarkastuksia voi xTampuurin kautta tehdä joko yksitellen (omien tarkastuksien listan kautta, tarkastushaku -työkalun kautta tai toiminnot -valikon kautta) tai massana Toiminnot / Tee tarkastuksia massana -toiminnon kautta. Molemmissa työkaluissa periaate on täysin sama. Toisessa tehdään tarkastus vain yhteen huoneistoon ja toisessa useaan.

blog_asuntotarkastusx_teemassana.png
Kuva: Tarkastuksien tekeminen massana

Ominaisuudet:

  • Uuden tarkastuksen tekeminen kentällä
  • Uusien tarkastuksien tekeminen massana kentällä (esim. Määräaikaistarkastuksien tekeminen massana kaikille kustannuspaikan huoneistoille)

Massamuokkaus

Tarkastuksien tarkastaja, tarkastusaika sekä tarkastuskuvaus -tietoja voi muokata massana tarkastuslistojen Muokkaa-toiminnon kautta.

blog_asuntotarkastusx_muokkaamassana
Kuva: Tarkastuksien muokkaaminen massana

  • Tarkastustietojen muokkaaminen massana (tarkastajan vaihtaminen ja tarkastusajankohdan muuttaminen) joko omien tarkastuksien listan kautta tai tarkastushaun kautta

Käyttöoikeudet

Jotta xTampuurissa tulee uudet tarkastuksiin liittyvät toiminnallisuudet näkyviin, pitää Tampuurissa olla käyttäjällä seuraavat oikeudet päällä:

  • AsuntotarkastusX – Tarkastuksien selaaminen
  • AsuntotarkastusX – Tarkastuksien muodostaminen

Mitä seuraavaksi

Projektin seuraava vaihe jatkuu jo kesälomien jälkeen ja ainakin seuraavat parannukset on tunnistettu ensimmäisessä vaiheessa:

  • Hankintaehdotuksen tekeminen kentällä
  • Laajennettu offline-tuki (voi ladata viisi kokonaista tarkastusta selaimen muistiin)
  • Tarkastajan kalenteri, eli tarkastukset kalenterimuodossa
  • Tarkastuksen kautta tehdyn ilmoituksen pdf-kooste, jotta kaikkea tekstiä ei tarvitse laittaa ilmoituksen kuvaukseen
  • Paljon pieniä parannuksia tarkastuksien tekemiseen

 

Palkitulla Espoon Asunnoilla pitkäaikainen kumppanuus Talokeskuksen kanssa

734bbbe9ed8a40f62f884ae9c6246fcc9d8bc78b
Kuva: Espoon Asuntojen kuva-arkisto

Espoon Asunnot Oy palkittiin kesäkuussa määrätietoisesta energiatehokkuustyöstä suomalaisten energiatehokkuussopimusten 20-vuotisjuhlaseminaarissa. Espoon kaupungin omistama vuokra-asuntoyhtiö on ollut energiatehokkuussopimuksissa mukana jo 15 vuoden ajan. Talokeskus on tuottanut Espoon Asunnoille kulutusseurantapalvelua vuodesta 2006 ja huolehtinut kulutustietojen kirjaamisesta VAETS-energiatehokkuussopimuksen edellyttämällä tavalla. (VAETS = vuokra-asuntoyhteisöjen energiatehokkuussopimus)

”Pienistä puroista syntyy iso virta” kuvastaa hyvin sitä energiatehokkuustyötä, jota Espoon Asunnoissa on määrätietoisesti tehty vuosien ajan. Talotekniikkainsinööri Untamo Aukio kertoo, että yksittäisiä energiatehokkuuteen tähtääviä toimia 15000 vuokra-asuntoa käsittävässä kiinteistökannassa on tehty jopa lähes pari tuhatta. Suurin osa niistä on pieniä toimenpiteitä kuten ikkunoiden tiivistämistä ja ilmanvaihdon sekä lämmityksen säätämistä.

”Toki isojakin energiatehokkuutta parantavia korjauksia on tehty, mutta pienten toimenpiteiden myötä on saatu pikkuhiljaa isännöitsijät ja tekniset henkilöt mukaan kiinnittämään jokapäiväisessä toiminnassaan huomiota näihin asioihin”, Untamo Aukio kertoo.

Kulutusseurannan avulla todellisia säästöjä

”Ei voi tehdä mitään korjausliikkeitä, jos kulutuksia ei seurata eikä tiedetä mihin suuntaan ne ovat menossa.”

Kulutusseurantapalvelu on Aukion mukaan energiatehokkuuden parantamisessa aivan välttämätön työkalu: ”Ei voi tehdä mitään korjausliikkeitä, jos kulutuksia ei seurata eikä tiedetä mihin suuntaan ne ovat menossa. Olemme saavuttaneet lämmitysenergiassa todellisia säästöjä: esimerkiksi lämpöindeksi on laskenut viimeisen viiden vuoden aikana 8 %, mikä on merkittävä summa 9 miljoonan euron kokonaispotista.”

Kulutusseurannan käyttöä on pikkuhiljaa viety myös isännöitsijöiden päivittäiseen työhön. Kiinteistönhuolto Espoon Asunnoilla on ulkoistettu, ja myös näitä sopimushuoltoliikkeitä tullaan yhä enemmän vastuuttamaan taloudellisen kepin ja porkkanan avulla käyttämään työkalua hyväkseen arjessa.

”Kulutusseurannan ohella Espoon Asunnoilla on käytössä Tampuurin huoltokirja- ja ilmoitusosiot, joiden avulla pystymme seuraamaan huollon toimintaa ja tarkastelemaan huollon tehokkuutta, joka vaikuttaa ainakin välillisesti energiatehokkuuteen. Käytössä on myös rakennusautomaatio-osio, jonka kautta pystytään olemaan Tampuurista suoraan yhteydessä kiinteistön automaatiojärjestelmiin kuten lämmitystä ja valaistuksia ohjaaviin järjestelmiin ja saamaan esimerkiksi hälytyksiä niistä”, Untamo Aukio kertoo.

Vaativa ja aktiivinen asiakas

”Espoon Asunnot on erittäin aktiivinen ja valveutunut asiakas, joka tietää mitä haluaa. Heillä on oma tekeminen kirkkaana mielessä ja esimerkiksi Tampuurin käytön osaaminen ja hyödyntäminen on korkealla tasolla”, kertoo Energiaratkaisut-yksikön päällikkö Päivi Pääkkönen Talokeskukselta.

Trendiraportti
Kulutusseurantapalvelu tuottaa raportteja jotka ovat pohjana kaikelle energiatehokkuustyölle. Kuvan malliraportti ei liity Espoon Asuntoihin.

Kaikki Espoon Asuntojen n. 300 kiinteistöä ovat kulutusseurantapalvelussa (sähkö, lämpö, vesi). Sähkö ja lämpö sekä joiltain osin myös vedenkulutus ovat etäluennassa, jolla tiedot saadaan automaattisesti tuntikulutuksina suoraan Tampuuriin. Talokeskus vastaa siitä, että data tulee ajallaan ja lukemat ovat ajan tasalla, ja antaa apua ja konsultointia asiakaspalveluna. Lisäksi Talokeskus toimittaa kulutustiedot suoraan VAETS-järjestelmään ja on mukana raportoinnissa.

”Sopimuksen edellyttämä tietojen kirjaaminen helpottaa huomattavasti meidän työtämme raportoinnissa, koska se täytyy tehdä määrämuotoisesti”, Untamo Aukio toteaa ja jatkaa: ”Kumppanuus Talokeskuksen kanssa on pitkäaikainen ja yhteispeli energianhallinnassa on ollut sujuvaa.”

Kestävän kehityksen puolesta

Ossi1

Talokeskus haluaa olla kestävän kehityksen keulakuvana omissa toiminnoissaan ja siksi Talokeskuksen ajoneuvoihin tankataan Neste MY uusiutuvaa dieseliä vuoden loppuun asti.
“Talokeskuksen visio on olla merkittävä toimija kestävästi rakennetussa ympäristössä”, liiketoimintajohtaja Sami Päivärinta Talokeskukselta kertoo.

Kestävän kehityksen palvelut pyrkii mm. optimoimaan kiinteistöjen energiankulutusta, keventämään ympäristöjalanjälkeä sekä tuottamaan kiiinteistöjen käyttäjille uusia, fiksumpia ja viihtyvyyttä parantavia palveluja.

Nesteen asemaverkosto tarjoaa valtakunnallisesti toimivalle Talokeskukselle vahvan selkänojan. Talokeskus hyödyntää sekä Neste Yrityskortteja että Neste Yksityiskortteja autojen ja työsuhdeajoneuvojen tankkauksissa ympäri maan.

Talokeskuksen ajoneuvokanta on 56 työsuhdeautoa. Yhteensä Talokeskukselle kertyy vuodessa noin 1 462 000 kilometriä tien päällä ja polttoainetta kuluu noin 87 700 litraa. Tämä määrä vastaa noin 224 tonnia kasvihuonekaasupäästöjä vuosittain.

Osana ympäristötavoitteitaan Talokeskus leikkaa kasvihuonekaasupäästöjään Neste MY uusiutuvalla dieselillä toukokuusta vuoden 2017 loppuun. Neste MY uusiutuva diesel tehdään 100 % jätteistä ja tähteistä. Tämän vuoksi se tuottaa jopa 90 % vähemmän kasvihuonekaasuja kuin tavanomainen fossiilinen diesel.

“Kuten kiinteistöalalla, haluamme olla kestävän kehityksen asioissa keulakuva myös omassa toiminnassamme. Siksi yllytämme työntekijöitämme tekemään viisaita valintoja ja tankkaamaan Neste MY:tä aina, kun se on mahdollista.”

Ossi2liiketoimintajohtaja Sami Päivärinta

Puhtaasti palava Neste MY säästää myös moottoria ja tuottaa merkittävästi fossiilista dieseliä vähemmän lähipäästöjä.

“Luonnollisesti hiilidioksidivähenemä on meille olennainen asia, mutta totta kai vaakakupissa painavat myös muut Neste MY:n hyvät ominaisuudet.”

“Brändiarvoltaan Neste MY:n käyttö on meille suurempi asia kuin se, mikä on hinnanerotus tavalliseen dieseliin verrattuna. Ja nyt kun on meneillään Suomen juhlavuosi, niin haluamme myös tehdä kotimaisen ympäristöteon Suomen hyväksi”, Päivärinta sanoo.

EU-tietosuoja-asetus tulee myös kiinteistöalalle, oletko valmis?

Minulla oli ilo ja kunnia olla järjestämässä asiakkaillemme EU:n tietosuoja-asetukseen liittyvää infotilaisuutta. Olen havainnut, että asiakkaamme ovat asetuksesta erittäin kiinnostuneita ja siitä mitä me heidän merkittävimmän ohjelmiston toimittajana aiomme tehdä heidän tukemisekseen asetuksen myötä tulevassa muutoksessa. Tämä näkyi myös infotilaisuudessamme erittäin hyvin. Oli aktiivista kysymyksien esittämistä ja keskustelua.

Tämä on hyvä merkki, koska tietosuoja-asetus on tullakseen vaikuttamaan meidän jokaisen elämään tässä digitalisoituvassa maailmassa ja siihen on parempi varautua etukäteen kuin käpertyä piiloon. Olen erittäin iloinen ja ylpeä siitä, että Tampuuri-asiakkaamme ovat tässä edelläkävijöiden joukossa yhdessä miettimässä henkilötietojen käsittelyn kestävää tulevaisuutta.

Mistä tietosuoja-asetuksessa on kyse?

Tietosuoja-asetus on osa EU:n tietosuojalainsäädännön uudistusta. Asetus tuli voimaan 24.5.2016, ja sitä aletaan soveltamaan kahden vuoden siirtymäajan jälkeen 25.5.2018 alkaen. Tämä osoittaa sen päivän, jolloin henkilötietojen käsittelyssä on alettava noudattamaan uusia säännöksiä.

Tietosuoja-asetuksen keskiössä on uudistaa 90-luvulta peräisin olevaa henkilötietojen käsittelyn lainsäädäntöä ja konkreettisia käytäntöjä mm. avoimuuden ja läpinäkyvyyden lisäämisen kautta. On tunnistettu, että maailma on muuttunut yli 20 vuodessa – myös lainsäätäjän on tämä otettava huomioon.

Nykyään netti on pullollaan erilaisia palveluita, joihin tietonsa antamalla saa ”ilmaisia ominaisuuksia”. Moni ei tietysti ajattele asiaa niin, että palvelu itseasiassa maksetaan nimenomaan sillä, että antaa henkilötietonsa eikä pohdita sitä, että mikä palveluntarjoajan motiivi tai ansaintalogiikka asian taustalla onkaan. Juuri tästä tietosuoja-asetuksessa on kyse, huomion kiinnittämisestä oikeisiin asioihin.

Nostaisin yhtenä esimerkkinä viime aikoina esillä olleen hittimobiilisovelluksen, jolla voi kuvan omista kasvoistaan vanhentaa ja jakaa muille. Tämähän on tietysti ensisijaisesti hauskaa viihdettä kenelle tahansa. Välttämättä kovinkaan moni ei kuitenkaan noteerannut tai pohtinut sitä, että minne kyseinen sovellus/palvelu loppuviimeksi ne kuvat tallentaa ja mitä se mahdollisesti niillä tekee. Palveluhan toimii niin, että se siirtää kuvatiedoston Venäjällä sijaitsevalle palvelimelle, prosessoi sen siellä ja sitten vasta palauttaa kuvan prosessoituna mobiiliapplikaation käyttöön.

Ketä tietosuoja-asetus koskee ja miten sitä sovelletaan?

Mikäli työssäsi näet, käsittelet tai välillisesti edes jollain tavalla olet tekemisissä henkilötietojen kanssa, niin asetus koskee kyllä sinuakin. Tietosuoja-asetus koskee henkilötietoja käsitteleviä organisaatioita, niin rekisterinpitäjiä kuin henkilötietojen käsittelijöitä ja sitä sovelletaan niin yksityisellä kuin julkisella sektorilla.

kysymysmerkki

Sillä, millä laajuudella käsittelyä tehdään, käsiteltävien henkilötietojen luonteella tai mitä teknologiaa on käytetty, ei ole merkitystä.  Toki poikkeuksia ja nyansseja on esimerkiksi viranomaisten toimivaltuuksissa, mutta tämä on se iso kuva yksinkertaistettuna. Vaikutukset koskettavat organisaatioita kuin organisaatioiden työntekijöitä.

Tietosuoja-asetuksen soveltamisalaa on muun muassa automaattinen henkilötietojen käsittely. Itse henkilötietojen määritelmä on suhteessa vanhaan lainsäädäntöön tarkentunut ollen myös paljon konkreettisempi. Esimerkiksi IP-osoite katsotaan henkilötiedoksi.

Tietosuoja-asetuksessa on meille kiinnostuneille se mielenkiintoinen tilanne, että siinä on kansallista liikkumavaraa ja tätä on Oikeusministeriön työryhmä työstänyt viime vuodesta ja konkreettiset lakimuutosesitykset pitäisi olla mietintöinä 31.5.2017 mennessä. Isot periaatteet ovat toki selvät, mutta kyllähän käytännön konkreettiset tulkinnat sen varsinaisen ”pihvin” luovat. Henkilökohtainen mielipiteeni on, että tämä työ on jätetty liian myöhään, se olisi ehdottomasti pitänyt olla jo tehtynä paljon lähempänä siirtymäkauden alkamista.

Miten Tampuuri-asiakkaat tai kiinteistöala yleisesti?

Kiinteistöalalla henkilötietoja on erilaisissa rekistereissä. Yksi esimerkki on asunto-osakeyhtiön osakerekisteri, jota käytetään asunto-osakeyhtiölain mukaisia tehtäviä hoidettaessa. Toinen konkreettinen helposti ymmärrettävä esimerkki on vaikkapa vuokranantajan ylläpitämä hakijarekisteri,  joka perustuu nykyisellään henkilötietolain määritelmään asiakassuhteesta.

Kolmas esimerkki henkilötietoja käsittelevästä toimijasta on huoltoyhtiö, joka kuitenkin esimerkiksi ovenavauksissa pyrkii henkilötiedot tarkastamaan asukasrekisteristä varmistaakseen, että oikea ihminen pääsee sisään oikeaan asuntoon. Asukasrekisterin pitäminen sekin perustuu asunto- ja kiinteistöosakeyhtiön osalta henkilötietolain yhteysvaatimukseen.

ovi ja avain

On selvää, että tietosuojaohjeistuksien uudistuminen aiheuttaa kiinteistötoimialalla, erityisesti tietysti asumisen puolella, syyn pysähtyä pohtimaan asioita tarkemmin. Keskeinen kysymys on edellä jo viittaamani, että miten konkreettista lainsäädäntöä tullaan muuttamaan. Yksi idea, mikä mieleeni nousee tätä pohtiessa, on että alan toimijoiden saattaisi olla fiksua yhdistää voimansa ja perustaa yhteinen tietosuojafoorumi. Yhdessä on helpompi varmistaa, että mennään oikeaan suuntaan toimialalle näinkin keskeisessä asiassa.

Kirjoitus on mukava päättää lupaukseemme. Mitä tahansa tulee, Talokeskus on sitoutunut auttamaan asiakkaansa muutoksen yli. Toteutamme Tampuuri-ohjelmistoomme lukuisia uusia ominaisuuksia, joilla tuemme asiakkaidemme työtä ja hyvää ja kestävää henkilötietojen käsittelytapaa.

Tulemme esimerkiksi kehittämään Tampuuriin kokonaisvaltaisen selvitystulosteen, jolla henkilötietojen tarkastusoikeus voidaan toteuttaa nopeasti ja tehokkaasti. Edesautamme myös asiakasyrityksiemme henkilötietojen käsittelyn auditoinnin sujuvuutta uusilla raporteilla. Lupauksemme keskeinen sisältö on, että Talokeskuksen tuotteistettuja ratkaisuja käyttävät asiakkaat ja heidän asiakkaansa voivat nukkua yönsä rauhassa.

Lisää tietoa asiasta kiinnostuneille

Taloyhtiöiden asukasluettelot ja henkilötietolaki
http://www.tietosuoja.fi/material/attachments/tietosuojavaltuutettu/tietosuojavaltuutetuntoimisto/oppaat/6JfqGV1CR/Taloyhtioiden_asukasluettelot_ja_henkilotietolaki.pdf

Tietosuojavaltuutetun opas: ”Miten valmistautua EU:n tietosuoja-asetukseen”
http://tietosuoja.fi/fi/index/ajankohtaista/tiedotteet/2017/01/uusiopasauttaarekisterinpitajiaeuntietosuoja-asetukseenvalmistautumisessa.html

VAHTI-raportti 1/2016: ”EU-tietosuojan kokonaisuudistus”
https://www.vahtiohje.fi/web/guest/vahti-raportti-1/2016

Vuokrauksen tietosuojaohje
http://www.rakli.fi/media/asuminen/vuokrauksen-tietosuojaohje.pdf

Pitkän kehitystyön hedelmät kypsymässä

Tampuuri Taloushallinnon (Talokeskuksen uudella nimeämiskäytännöllä aTampuuri) kehitystyö on edennyt niin pitkälle, että ensimmäisten taloyhtiöiden kirjanpitoa otetaan käyttöön.

Taloushallinnon usean vuoden kehitystyö on saavuttanut pisteen, jossa ensimmäisten taloyhtiöiden kirjanpitotiedot ovat nyt syötettynä aTampuuriin. Tämä on ensimmäinen merkittävä välietappimme pitkässä matkassa kohti kattavaa isännöinnin kokonaisjärjestelmää, jossa kaikki tarvittava tieto on koottuna yhden ja saman järjestelmän sisälle.

Kokonaisjärjestelmän edut, yksi luukku – monta palvelua

Taloyhtiöiden taloushallinto ja sieltä saatavat tiedot muodostavat merkittävän osan isännöitsijöiden ja asukassihteerien työnkuvasta. Kun taloustiedotkin saadaan kulkemaan joustavasti Tampuurin sisällä, vähentyy tarve tiedon siirrolle tai kaksinkertaiselle tietojen syötölle.

Useissa toiminnoissa – kuten toimintakertomuksessa ja lainahallinnassa – tarvitaan tietoa isännöinnin ja taloushallinnon järjestelmistä. Nyt olemme integroimassa näitä tietoja yhteen. Tieto syötetään yhteen järjestelmään, jossa se on joustavasti kaikkien osajärjestelmien käytössä. Esimerkiksi tiliotteet kirjataan taloushallinnossa, josta Tampuurin vastikereskontra ja lainahallinta saa tietoonsa kaikki tarvittavat kirjaukset.

Uudella järjestelmällä on lukuisia etuja puolellaan. Elinkaaren alussa ei ole rasitteena vanhoja teknisiä tai toiminnallisia ratkaisuja, jotka jossain vaiheessa muuttuvat painolastiksi

Maailma muuttuu, se on varmaa. Tekninen kehitys menee vauhdilla eteenpäin ja työvälineet kehittyvät. Myös kirjanpitolaki ja -asetus, kuten muutkin viranomaismääräykset, muuttuvat ajoittain. Nämä kaikki aiheuttavat vaatimuksia järjestelmäkehitykselle. Uuden tuotteen kehitys uusimmilla työvälineillä on ihanteellinen tilanne, joka näkyy tuotekehityksessä tehokkuutena. Ominaisuudet ovat nopeasti kehitettävissä, testattavissa ja toimitettavissa.

Kaikki kiva ei mahdu yhteen lyhyeen blogiin. Tässä valikoituja paloja uudesta aTampuurista.

Uudet työvälineet mahdollistavat uuden käyttökokemuksen ja ulkoasun. Käyttöliittymä on sama kuin xTampuurissa. Käyttäjän ja yrityksen työpöydiltä saa nopeasti kuvan tehdyistä asioista.

blogi5.png

Oma tilikartta, joka tukee kiinteistöalalle suunniteltua TALTIO-raportointikoodistoa. Tilikartta sisältyy ylläpidon palveluun, jolloin vastaamme lakisääteisten muutosten vaikutuksista ja toimitamme muokatun tilikartan tai ohjeet tilikarttaan tehtäville muutoksille. Tarvittaessa tilikarttaa voi muuttaa yrityskohtaisesti.

blogi4.png

Ostolaskujen kierrätys mahdollistaa laskujen tarkastuksen ja tiliöinnin ennen laskun vientiä kirjanpitoon. Säännöstön avulla ostolaskujen vastaanottotoiminnot ovat automatisoitavissa.

blogi3

 

Kauden kuittaus valmiiksi sulkee kirjanpidon muutoksilta kauden loppuun ja ajaa tarvittavat raportit taustalla valmiiksi. Raportit tulevat valmistuttuaan yhtiöiden työpöydille.

blogi2

Kuittitiedot ja kuittien kuvat ovat toimitettavissa kirjanpitoon suoraan mobiililaitteelta – ja vielä valmiiksi tiliöitynä.

aTampuuri - Kuittitiedot

Hallinnoitavien yhtiöiden maksatus on mahdollista tehdä massana tai yrityskohtaisesti. Yhdellä toiminnolla voi maksattaa kaikkien yritysten laskut ja jakaa aineistot eri pankkeihin.

blogi1.png

Pankkiyhteys on luonnollisesti mukana. Se on integroitu toimimaan siten, ettei loppukäyttäjien tarvitse kirjautua siihen. Pankkipalvelut toimivat huomaamatta taloushallinnon taustalla ohjaten pankkiin lähtevää ja sieltä saapuvaa tietovirtaa.

Paljon on tehty – ja paljon on vielä tekemättä. Elinkaaren alussa tuotteen ominaisuudet ovat vielä rajalliset. Tekemällä kuitenkin oikeita asioita oikeaan aikaan ja vielä oikein, voimme varmistua tarvittavien uusien toimintojen tehokkaasta kehityksestä. Näin saamme taattua uudelle tuotteellemme pitkän elinkaaren. Olemme aikatauluttaneet taloushallintoon tulevat ominaisuudet karkealla tasolla jo useaksi vuodeksi eteenpäin!