Digitaalinen disruptio osa 2 – toiminnan tehostaminen, avoimuus ja digitaalinen vuorovaikutus?

Edellisen viikon artikkelissa käytiin läpi isännöintialan ongelmakenttää Isännöintiliiton tutkimuksen perusteella. Tässä artikkelissa pureudutaan tarkemmin siihen miten Tampuurin avulla voidaan näitä haasteita ratkoa.

Toiminnan tehostaminen

Isännöinti Goes Digi -tapahtumassa Ilkka Saarinen puhui toiminnan tehostamisesta ja isännöitsijän ajan riittämättömyydestä. Tapahtuman avauspuheenvuorossa kävi hyvin selväksi, että isännöintialalta puuttuu systemaattisuus ja sitä kautta saatu hyöty. Asiat tehdään samalla tavalla kuin on totuttu tekemään ja rutiineista on vaikea päästä irti.

toiminnanohjaus
Kuva: Tampuurin uusin työkalu, Isännöitsijän toiminnanohjaus

Tampuuri auttaa tässä kohtaa ja ennen kaikkea Tampuurin uusin työkalu Isännöitsijän Toiminnanohjaus. Toiminnanohjauksessa on kyse tehtävien hallinnasta ja ennen kaikkea systemaattisuudesta. Tampuurin tapauksessa jokaisella yhtiölle perustetaan vuosikellon mukainen tehtävälista, joka ohjaa toimintaa systemaattisesti.

Vuosikelloon viedään kaikki kokoukset sekä muut tehtävät, mitä hallituksen kokouksissa on sovittu. Kokouksia on mahdollista myös aikatauluttaa Isännöitsijän Toiminnanohjauksessa ja tätä kautta tulevaa toimintaa voi suunnitella kokouksienkin suhteen huomattavasti helpommin kuin ennen.

Kaikki nämä tehtävät on ennenkin tehty, mutta tehtäviä on ylläpidetty joko manuaalisessa tai sähköisessä kalenterissa.

Kaikki nämä tehtävät on ennenkin tehty, mutta tehtäviä on ylläpidetty joko manuaalisessa tai sähköisessä kalenterissa. Tampuurin Isännöitsijän Toiminnanohjaus ei tässä mielessä tuo yhtään uutta tehtävää, mutta Tampuurin avulla mahdollistetaan myös isännöintiyrityksen johdon tasolla tehtävien statuksien seuraaminen. Enää ei tarvitse yksittäiseltä isännöitsijältä viikkopalaverissa tivata tehtävien tilannetta vaan se voidaan katsoa suoraan Tampuurista.

Tehtävät voidaan hoitaa myös paikasta, ajasta sekä laitteesta riippumatta Tampuuri X:n työkaluilla. Enää ei tarvitse etsiä tehtäviä vaan Tampuuri X:n isännöitsijän omalla työpöydällä näytetään aina kaikki isännöitsijän aktiiviset tehtävät. Isännöitsijä voi hoitaa tehtäviä kännykällä tai tablet laitteella vaikka suoraan hallituksen kokouksen aikana.

Tästä systemaattisesta tavasta toimia hyötyvät niin isännöitsijät kuin toimistojen vetäjät. Toivottavasti myös hallitukseen saakka näkyy se, että isännöitsijällä on tehtävät hallussa ja tätä kautta koko isännöinnin asiakastyytyväisyys paranee.

Avoimuuden ja reaaliaikasuuden lisääminen

Toinen asia, mistä Ilkka Saarinen puhui Isännöinti Goes Digi -tapahtumassa, oli erilaisten asumissovellusten puuttuminen tai niiden vähäisyys. Sähköisiä palveluita on aika monella isännöintitoimistolla, mutta niiden mahdollisuuksien hyödyntäminen kaiken kaikkiaan on jäänyt käyttämättä. Vielä tänäkin päivänä ”sähköiset palvelut” roskaavat isännöitsijätoimistojen sähköposteja erilaisilla muuttoilmoituksilla tai yhdenottopyynnöillä.

Kaikki nämä erilaiset muuttoilmoitukset sekä muut yhteydenottopyynnöt pitää saada pois sähköposteista tehtäviksi Ilmoitushallintaan tai Yhteydenottojen työjonoon. Tällä tavalla asiat saadaan systemaattisen prosessin piiriin ja näille erilaisille pyynnöille voidaan määrittää vastuulliset hoitajat myös tuuraustapauksissa. Kaikki tiedot löytyvät näin myös asiakkaan takaa eikä asioita tarvitse enää lähteä etsimään jostain sähköpostilaatikosta.

yhteydenotot
Kuva: Tampuurin sähköisissä palveluissa osakas ja toimiston väki voivat keskustella suoraan Tampuurin ja sähköisten palveluiden välillä kahdensuuntaisesti

Tässä toimintamallissa tehdään käytännössä sama asia, mitä pankit ovat tehneet meille asiakkaina. Tänä päivänä melkein kaikki pankkipalvelut löytyvät jo verkosta ja itse pankissa on jopa kiusallista käydä. Näin pitää pystyä tekemään myös asukkaiden ja osakkaiden kanssa. Kaikki palvelut pitää saada sähköisiin palveluihin ja sitä kautta toimintaan ennen kaikkea avoimuutta ja reaaliaikaisuutta.

Tämä vaikuttaa myös toiminnan tehokkuuteen, kun kaikki tiedot ovat hallussa ja niitä voidaan helposti käsitellä vaikka ympäri Suomea. Voidaan rakentaa asiakaspalvelukeskuksia, jotka hoitavat asiakkaiden kontaktointia ja isännöitsijä voi oikeasti keskittyä siihen ”oikeaan” työhön. Kaikki toiminnanohjaukseen syötetyt tiedot ovat asiakkaan käytettävissä eikä jokaista tietoa tarvitse kysyä aina isännöitsijältä.

Digitaalinen vuorovaikutus

”Digitaalinen vuorovaikutus ei ole vain tämän ajan ilmiö, vaan kulttuurinen muutos, joka jalkautuu vielä pitkään liike-elämässä eri toimintoihin ja eri toimialoille. Vuorovaikutuksen määrä moninkertaistuu, digitalisoituu ja monikanavaistuu. Toitottaminen on laskussa, vuorovaikutus kasvussa.”

http://dingle.fi/2014/03/04/vuorovaikutus-digitaalisuuden-lahtokohdaksi/

Kaikki nämä edellä mainitut asiat kasvattavat vuorovaikutusta isännöitsijän, toimiston, palveluyritysten ja asiakkaan välillä. Isännöinnin ympärille rakennetaan palveluverkosto ja tätä kautta asiakkaan kokema hyöty on huomattavasti suurempi.

Sähköiset palvelut, Isännöitsijän toiminnanohjaus, Tampuuri sekä Tampuuri X, kaikki nämä työkalut auttavat tässä ja mahdollistavat tällaisen ekosysteemin rakentamisen isännöinnin ympärille.

omatalous
Kuva: Sähköinen palvelu asukkaan/osakkaan omiin tietoihin

Myös verkkokaupat tekevät tuloaan ja ennen kaikkea näiden verkkokauppojen kanssa tarvitaan vahva kumppaniverkosto sekä kumppaniverkoston välinen vuorovaikutus. Isännöinti voisi toimia verkkokaupan alustana ja kumppaniverkosto sitten toimittaa tuotteita tai palveluita asukkaille ja osakkaille tämän verkkokaupan kautta.

Isännöinti siirtyy verkkoon, halutaan sitä tai ei. Muutos tulee sisältä tai sitten joku muu tekee isännöintiin digitaalisen disruption.

Isännöinti siirtyy verkkoon, halutaan sitä tai ei. Muutos tulee sisältä tai sitten joku muu tekee isännöintiin digitaalisen disruption. Toivottavasti ala huomaa tämän ajoissa ja me Talokeskuksessa haluamme olla mukana auttamassa isännöintiyrityksiä muutoksen kourissa.


Isännöinti Goes Digi

Isännöinnin on kuljettava nopeammin kohti digitaalisuutta, sillä asiakkaat ovat jo siellä. Isännöintiliitto järjesti jäsenyritysten johdolle ja avainhenkilöille Isännöinti goes Digi -tilaisuuden, jossa tarkasteltiin digitaalisen ja teknologisen murroksen vaikutuksia ja mahdollisuuksia.

Kiitoksia kaikille järjestelyissä mukana olleille ja toivottavasti tämä perinne jatkuu myös tulevina vuosina 🙂

Disruptio

Nykykielenkäytössä disruptiolla tarkoitetaan ilmiötä, jossa esimerkiksi jokin uuteen teknologiaan perustuva innovaatio haastaa alan perinteiset toimintatavat. On puhuttu muun muassa digitaalisuuden aiheuttamasta disruptiosta.

 

Digitaalinen disruptio osa 1 – isännöinti muuttuu, onhan isännöintiala mukana muutoksessa?

Isännöintiliitto julkaisi hiljattain tutkimuksen otsikolla ”Isännöintialan
digiselvitys 2016”. Tutkimukseen vastasi 61 isännöintiyrityksen johtoon kuuluvaa henkilöä ja 210 isännöitsijää. Kyselyn teemoina olivat:

  • Isännöinnin digitalisaation nykytila
  • Miten digi muuttaa isännöinnin arkea
  • Isännöintiohjelmistojen arviointi

Tutkimusten tulosten perusteella voidaan hyvinkin todeta, että digitaalisuus koetaan ennen kaikkea mahdollisuutena. Kaikki asioita ei varmasti vielä kukaan ymmärrä, mutta tahtotila on selkeä ja digitaalisuudesta toivotaan selvästi piristystä liiketoimintaan.

Ristiriitaiset fiilikset?

Tutkimuksen tulokset antavat toisaalta vähän ristiriitaisen fiiliksen digitalisaation ymmärryksestä. 81 % isännöitsijöistä väittää (kuva alla), että digitalisaation hyödyt ovat itselle selkeitä ja ymmärrettäviä. Tämä on todella kova väite ja itse en ainakaan pysty allekirjoittamaan tuota. Sähköpostin lähettäminen tai Excel taulukon täyttäminen ei todellakaan ole digitalisaatiota, tässä kohtaa on mennyt kyllä puurot ja vellit sekaisin.

81 % isännöitsijöistä väittää (kuva alla), että digitalisaation hyödyt ovat itselle selkeitä ja ymmärrettäviä.

suhtautuminendigitalisaatioon
Kuva: Ote Isännöintiliiton tutkimuksesta

Pitäisi toki päästä keskustelemaan näiden 170 isännöitsijän kanssa, jotta voisi ymmärtää miten he ovat ymmärtäneet kyseisen kysymyksen. Kysymyksen asettelu antaa aina vastaajalle mahdollisuuden ymmärtää kysymyksen, miten itse haluaa, mutta tässä kohtaa voisikin todeta isännöitsijöiden olleen väärässä (pahoittelut tästä). Kukaan ei vielä täysin ymmärrä mitä koko digitalisaatio tarkoittaa ja isännöitsijät eivät ole perinteisesti olleet niitä keihäänkärkiä kehittämisen osalta, joten tuskin ovat digitalisaationkaan osalta.

Asiakkaat eivät ole vielä valmiina digitaalisiin palveluihin?

Toinen mielenkiitoinen asia tutkimuksen osalta on se, etteivät isännöitsijät tai isännöintiyrityksen johtajat usko oman asiakaskunnan olevan vielä valmis digitalisiin välineisiin tai palveluihin.

suhtautuminendigitalisaatioon_johto
Kuva: Yritysjohdon vastauksia kyselyyn

Vain 25 % isännöitsijöistä ja 42 % isännöintiyrityksen johtoon kuuluvista uskovat asiakkaiden olevan valmiina esimerkiksi sähköisiin palveluihin (ks. kuvien viimeiset kohdat). Kilpailu- ja kuluttajaviraston teettämässä tutkimuksessa (Pankkipalvelut 2015, Kuluttajien näkemyksiä pankkien tarjonnasta sivu 16-17) käy kuitenkin selville, että 91 % pankkien asiakkaista omistaa verkkopankkitunnukset.

Verkkopankin käyttö oli yleisintä 30–54-vuotiailla, joista 98 prosentilla oli tunnukset. Vähäisintä käyttö oli 65–74-vuotiailla (78 %:lla tunnukset) ja 75–84-vuotiailla (49 %:lla tunnukset).

Kilpailu- ja kuluttajaviraston tutkimus vuodelta 2015

Kilpailu- ja kuluttajaviraston tutkimuksen mukaan asiakkaat ovat todellakin jo valmiina erilaisiin digitaalisiin sähköisiin palveluihin. Jos asukkaat ja osakkaat käyttävät pankkipalveluita digitaalisesti, voidaan todeta sähköisten palveluiden olevan heillä jo hallussa.

Asukkaille ja osakkaille pitää luoda tarjontaa, mahdollisuus käyttää palveluita sähköisesti. Kyllä asiakkaat käyttävät palveluita, jos niiden sisältöön panostetaan niin isännöitsijän kuin johdonkin toimesta. Digitaalisuus pitäisi saada mukaan taloyhtiön strategiaan ja tätä kautta asukkaiden ja osakkaiden arkeen.

Isännöintiyrityksien johto toivoo tehokkuutta

Tutkimuksen perusteella isännöintiyrityksen johtoon kuuluvat toivovat digitalisaation parantavan tai tuovan lisää

  • Toiminnan tehokkuutta
  • Avoimuutta ja reaaliaikaisuutta
  • Kustannussäästöjä
  • Vuorovaikutusta ja kommunikointia
  • Liiketoiminnan kasvua
  • Oppimisen ja kehittymisen nopeutusta
  • Uutta liiketoimintaa

motivaattorit_digitaalisuuteen
Kuva: Isännöintiyrityksen johdon näkemys motivaattoreihin

Seuraavassa artikkelissa pureudun näistä kolmeen kohtaan vähän tarkemmin, jotta päästään kartalle, miten näitä asioita oikeasti voidaan muuttaa tai parantaa. Lokakuun lopussa pidetyssä Isännöinti Goes Digi -tapahtumassa näitä kolmea kohtaa käsiteltiin myös aika laajasti. Alla yksi kuvankaappaus omista muistiinpanoistani, puhujana tässä kohtaa oli Isännöintiliiton hallituksen puheenjohtaja Ilkka Saarinen.

isannointigoesdigi
Kuva: Muistiinpanoja Isännöinti Goes Digi tapahtumasta


Isännöinti Goes Digi

Isännöinnin on kuljettava nopeammin kohti digitaalisuutta, sillä asiakkaat ovat jo siellä. Isännöintiliitto järjesti jäsenyritysten johdolle ja avainhenkilöille Isännöinti goes Digi -tilaisuuden, jossa tarkasteltiin digitaalisen ja teknologisen murroksen vaikutuksia ja mahdollisuuksia.

Kiitoksia kaikille järjestelyissä mukana olleille ja toivottavasti tämä perinne jatkuu myös tulevina vuosina 🙂

Disruptio

Nykykielenkäytössä disruptiolla tarkoitetaan ilmiötä, jossa esimerkiksi jokin uuteen teknologiaan perustuva innovaatio haastaa alan perinteiset toimintatavat. On puhuttu muun muassa digitaalisuuden aiheuttamasta disruptiosta.

Tampuuri huoltokirja on osa kiinteistöjen digitalisaatiota

Teollisuus on ollut perinteisesti kiinteistöalaa edellä uudenaikaisten toimintamallien käyttöönotossa. Tällä hetkellä puolet Konecranesin 2 miljardin liikevaihdosta tulee huoltotoiminnasta. Mittasuhteet ylläpidonaikaiseen toiminnan eduksi ovat kasvaneet huomattavasti.

Teollisuudessa huoltotoiminnan tehostaminen on ollut yksi ison D:n (Digitalisaatio) sekä IoT:n mehukkaimmista hedelmistä. Lisäarvo perustuu ensisijaisesti tarpeenmukaiseen huoltoon.

Miksi sitten kiinteistöala on jäljessä? Kiinteistöissä mittasuhteet ovat pienempiä. Jos pumppu pysähtyy, miljoonabisnes ei välttämättä ole samalla sekunnilla vaarannettu. Toiseksi, kiinteistöt ovat lähes poikkeuksetta kukin yksilöitä, jotka eivät synny tuotantolinjalla. Määrämuotoisen järjestelmän liimaaminen yksilöllisen kiinteistön kylkeen ei ole aina ongelmatonta.

Miksi sitten kiinteistöala on jäljessä? Kiinteistöissä mittasuhteet ovat pienempiä. Jos pumppu pysähtyy, miljoonabisnes ei välttämättä ole samalla sekunnilla vaarannettu. Toiseksi, kiinteistöt ovat lähes poikkeuksetta kukin yksilöitä, jotka eivät synny tuotantolinjalla. Määrämuotoisen järjestelmän liimaaminen yksilöllisen kiinteistön kylkeen ei ole aina ongelmatonta.

Kiinteistöissä tärkein tavoite on asiakkaiden, käyttäjien, vuokralaisten sekä asukkaiden tyytyväisyys. Mikäli nämä asiat ovat kunnossa, muut raadollisemmat arvot seuraavat perässä.

Kiinteistöissä tärkein tavoite on asiakkaiden, käyttäjien, vuokralaisten sekä asukkaiden tyytyväisyys. Mikäli nämä asiat ovat kunnossa, muut raadollisemmat arvot seuraavat perässä.

Haluan tässä blogikirjoituksessani pohtia, mikä on Talokeskuksen tilanne kiinteistön ylläpidon digitalisaation aallossa.

Sähköinen huoltokirja

Sähköinen huoltokirja herättää tunteita. Osalle Tampuuri huoltokirja on välttämätön työkalu kiinteistön ylläpidossa. Joku toinen kokee sen pakollisena järjestelmänä, jota on pakotettu käyttämään.

Markkinoimme uutta Tampuuri X -tuotettamme työtä tehostavana työkaluna. Kuulin kommentin kentältä: ”Miten sillä on muka nopeampaa kuitata huoltotyö tehdyksi verrattuna nykyiseen ruksiin, jonka teen kynällä paperiseen työmääräimeen?” Hyvä relevantti kysymys.

Muutaman sekunnin työvaiheen optimointi ei välttämättä olekaan se johon tulisi puuttua. Ruksi työmääräimessa on yksi osa kiinteistöhuollon prosessia.  Ruksin kirjaamisen jälkeen työn suorittamisesta tulisi tiedottaa kiinteistön edustajaa sekä mahdollisesti käyttäjiä. Lisäksi tehty huoltotyö tulisi dokumentoida asianmukaisesti, jotta rahan arvoista huoltohistoriaa voidaan hyödyntää myöhemmin, esimerkiksi kiinteistökaupoissa. Joissain tapauksissa työstä pitää laskuttaa. Kenties joku haluaa seurata asiakastyytyväisyyttä? Eikä pidä unohtaa niitä työvaiheita, jotka edeltävät paperisen työmääräimen saattamista kentälle.

Tärkeintä kuitenkin on, että työ tulee tehtyä suunnitella tavalla. Työn kuittaaminen on ainoastaan valittu tapa toimia.  Edellä mainitut työvaiheet muodostavat suurimman osan työstä ja vieläpä usean eri osapuolen taakaksi. Tampuuri X on kehitetty nimenomaan osaksi kentällä tehtävää kiinteistöhuollon prosessin osaa, työn kuittaamista ja mahdollisten huomioiden tekemistä.

Huoltokirja osana johtamisjärjestelmää

Huoltokirjoista on viime aikoina alettu puhumaan kiinteistön toiminnanohjausjärjestelminä. Muutos on ollut tervetullut, sillä huoltokirja terminä on paisunut kasvaneiden käyttäjätarpeiden myötä ulos muotistaan. Tämä on huomattu alalla ja tuleva nimitys näyttäisi tällä hetkellä olevan kiinteistönpitokirja.

Tampuuri huoltokirjassa toiminnanohjauksen periaatteet ovat mielestäni selkeät. Mallihuoltokirjaan mallinnetaan ”talon tapa toimia”. Mallihuoltokirja pitää sisällään tiedon vastuista (suorittaminen, hankinnat, kustannukset, ym.), milloin ja miten työt tulee suorittaa. Kerran valmiiksi mietityn mallihuoltokirjan avulla ”talon tapa” on suoraviivaista jalkauttaa haltuun otettaviin sekä rakennettaviin kiinteistöihin.

Myös ilmoitushallinnan toimintaa voidaan automatisoida toiminnan tehostamiseksi ja ennen kaikkea suunnitelmalliseksi, ennalta mietityksi. Tietyn tyyppiset vikatyöt voidaan ohjata oikealle suoraan sopimuskumppanille tai välikätenä voidaan käyttää esimerkiksi palvelukeskusta. Jälleen kyse on talon tavasta toimia ja siitä, että järjestelmä tukee tekemistä.

Tampuurin toimintaperiaate on prosessilähtöinen. Kiinteistöjen ylläpidossa prosesseja ovat esimerkiksi seuraavat tehtävät:

  • Päivittäiset työt (Tampuuri ilmoitukset)
  • Määräaikaiset työt (Tampuuri huoltokalenteri)
  • Kertaluontoiset sekä isommat toistuvat työt (Tampuuri kunnossapito, PTS)
  • Huomioiden kirjaaminen (Tampuuri käyttöpäiväkirja)

Oleellista on, että järjestelmä tukee prosesseja ja tarvittaessa ohjaa niitä. Usein törmätään tilanteeseen, jossa ”pikku vika” saattaakin muodostua isoksi hankkeeksi. Esimerkiksi tässä tilanteessa ilmoituksena kirjattu työ voidaan joustavasti siirtää PTS-osioon, jossa sitä käsitellään yrityksen investointikäytäntöjen mukaisesti eteen päin. Vastaavasti määräaikaishuollon yhteydessä havaittu vika (kuittauksen huomio) siirtyy käsiteltäväksi ja se ohjataan joko päivittäiseen korjaustoimintaan ilmoitukseksi tai isommaksi remontiksi PTS:ään. Kuulostaako järjestelmälliseltä, vakuuttavalta ja ennen kaikkea ammattimaiselta kiinteistöjohtamiselta?

Järjestelmällinen kiinteistön ylläpito luo uusia mahdollisuuksia

Toinen mielenkiintoinen pohdinta, johon olen asiakkaidemme kanssa törmännyt on ajatus: ”Syntyykö se PTS sitten sieltä huoltokirjasta?”. Ensimmäisenä teki mieli vastata, että nehän ovat kaksi eri asiaa. Sen sijaan päädyin pienen jäätymisen jälkeen vastaamaan, että huoltokirjasta saadaan huomattavasti hyvää lähtötietoa PTS:ään. Asiaa jälkeen päin mietittyämme olemme löytäneet lukuisia yhtymäkohtia huoltokirjan ja PTS:n välillä.

Tyypillisesti syksyisin seuraavan vuoden budjettia suunniteltaessa on esimerkiksi järkevää analysoida päivittäisessä kiinteistön ylläpidossa (huoltokirja) esiin nousseita asioita. Mitä huomioita määräaikaishuoltojen yhteydessä on kirjattu, onko johonkin rakennusosaan tai järjestelmään kohdistuneet vikailmoitukset kasvussa, onko käyttöpäiväkirjassa toistuvia merkintöjä? Tämän tiedon analysointiin olemme kehittäneet havainnollista graafista raportointia, Tampuuri BI.

Järjestelmän, ei edes Tampuurin, olemassaolo ei varmista haluttua lopputulosta. Järjestelmään syntyvä tieto on juuri niin relevanttia kuin sinne syötetään. Lontoolainen sanonta ”shit in, shit out” kuvannee asiaa paremmin. Tiedon syöttämisen ohella tietoa myös kerätään Tampuuriin. Esimerkiksi etähallintapalveluumme liitettyjen kiinteistöjen automaatiojärjestelmistä saatu tieto on liitettävissä Tampuuriin. Tämän lisäksi kulutustiedot ovat yhä useammin saatavilla etäluennan avulla.  Kun tietoa on paljon useista tietolähteistä, voidaan puhua Big datasta. Mitä sillä sitten tehdään; paljon tietoa, kiva juttu.  Mietimme työssämme päivittäin, miten käsite voidaan muuttaa Smart dataksi, eli tiedoksi jolla voidaan tehdä päätöksiä.

Tänä päivänä autot ilmoittavat meille, milloin määräaikaishuolto tulisi varata. Huoltoväli riippuu auton käytöstä. En ole autoinsinööri, mutta todennäköisesti taustalla on algoritmeja, sekä ajotietokoneesta kerättyä tietoa auton käytöstä. Jonakin päivänä kiinteistökin on kykenevä ilmoittamaan huoltotarpeestaan. Sinä päivänä olemme suunnilleen samassa tilanteessa kuin aiemmin mainittu Konecranes on tänään. Aihepiiri on äärimmäisen mielenkiintoinen ja tekee päivistämme Talokeskuksella toinen toistaan mielenkiintoisempia.

Ylläpito on suurin osa kiinteistön elinkaarta

Huoltokirja on tällä hetkellä ratkaisu tiedon siirtämisessä rakennusvaiheesta ylläpitovaiheeseen. Huoltokirjan koordinointityö on suurimmilta osin olemassa olevan tiedon jalostamiseen liittyvää asiantuntijatyötä. Suunnittelemme Talokeskuksella tietomallien avulla. Suuri osa huoltokirjakoordinaattorin tarvitsemasta tiedosta on saatavilla tietomallista. Tällä hetkellä tietomallit ovat ikävä kyllä pääsääntöisesti ainoastaan rakentamisen aikaisia. Kehitämme ratkaisua yhteen tietomalliin rakentamisen sekä ylläpidon aikana. Aiheesta kuulet lisää tulevassa blogissamme.

Digitalisaatio?

Aikaisemmassa blogissamme Teemu Keiski lainasi digitalisaation määritelmää seuraavasti: “Digitalisaatio on digitaaliteknologioiden käyttöä liiketoimintamallien muuttamiseksi kohti uudenlaisen arvontuoton tarjontaa; kyse on muutosprosessista kohti digitaalista liiketoimintaa”

Tampuuri huoltokirjassa on jo vuosia ollut elementtejä digitalisaation määritelmän täyttämiseksi. Tänä päivänä Tampuuri mahdollistaa digitaaliteknologioiden avulla uusien liiketoimintamallien muuttamisen kohti uudenlaista arvontuottoa. Elämme muutosprosessissa kohti entistä digitaalisempaa liiketoimintaa. Tampuuri on siis digi!

 

 

DIY: Microsoft Power BI ja Tampuuri

Lokakuun alussa pidetyillä käyttäjäpäivillä pidin Timo Variksen kanssa esitelmän Tampuuri BI:stä sekä demon siitä miten Microsoftin Power BI:llä voidaan tehdä itse raportteja Tampuurin dataan perustuen. Alla step-by-step ohje miten Tampuurista saatavalla Excel aineistolla voidaan suoraan tehdä luennolla esitetyt raportit Microsoftin Power BI työkalulla.

1. Lataa Power BI työkalu

Lataa Microsoftin ilmainen Power BI työkalu suoraan Micsosoftin sivuilta ja asenna sovellus koneellesi.

https://www.microsoft.com/fi-FI/download/details.aspx?id=45331

2. Lataa Tampuurista kohdetiedot

Avaa Tampuuri ja navigoi Etusivu/Työpöytä -kohdasta Pikakuvakkeet-välilehdelta ”Raportti – Kohdetiedot” -raportti.

raporttikohdetiedot
Kuva: ”Raportti – Kohdetiedot” löytyy Etusivulta Pikakuvakkeet-välilehden alta

Kohdetietoraportissa valitaan ainakin Nimi, Osoite, Paikkakunta (Postitoimipaikka) kentät Kustannuspaikalta (Yhtiöltä). Nämä tiedot ovat raportoinnin runko ja näihin tietoihin viitataan muissa raporteissa.

raporttikohdetiedot_export
Kuva: Valitaan tarvittavat kentät raportointia varten

Raportin data otetaan ulos ”Excel taulukoksi”, eli valitaan se kohta vientiasetuksista.

raporttikohdetiedot_export_excel
Kuva: Excel taulukoksi valinnalla halutut tiedot saadaan käsiteltäväksi

”Excel taulukoksi” -napin painamisen jälkeen tiedot saadaan Exceliin ja tämän jälkeen tiedosto voidaan tallentaa työpöydälle.

kohdetiedot_excelissa
Kuva: Aineisto Excelissä

Syötä tiedoston nimeksi Kohdetiedot sekä valitse vasemmalta tallennuspaikaksi Työpöytä. Muista muuttaa Muoto-valikkoon Excel-työkirja (*.xlsx).

tallennanimella
Kuva: Tallennetaan Excel tiedostona (huom Muoto-valinta) vaikkapa työpöydälle

Nyt voidaan siirtyä Power BI työkalun puolelle.

3. Avaa Power BI työkalu

Avaa Power BI Desktop työkalu ja ladataan juuri muodostettu Excel aineisto Power BI:n käsiteltäväksi.

powerbi_getdata
Kuva: Power BI työkalussa Get Data (suomenkielisessä versiossa Hae Data?)

Get Data ruudussa valitaan Excel ja painetaan Connect-nappia sekä haetaan työpöydältä sinne juuri tallennettu kohdetiedot.xlsx (tai kohdetiedot.xls).

powerbi_getdata_excel
Kuva: Get Data ruutu

Kohdetiedot.xlsx tiedoston valinnan jälkeen avautuu Navigator-ruutu ja tässä ruudussa tehdään viimeiset valinnat ennen datan tuomista Power BI työkalun käsiteltäväksi. Navigator ruudussa pitää vasemmalta puolelta valita tuotava raportti (tässä tapauksessa ruksi siis ruutuun kohtaan ”Kohdetietoraportti (3)”. Tämän jälkeen alalaidan Load-napin painalluksella data saadaan Power BI työkalun käytettäväksi.

powerbi_getdata_import
Kuva: Navigator ikkunssa tehdään datan tuonnin viimeiset vaiheet

4. Kohdetietojen käsittely

Jotta kohdetietojen avulla voidaan tehdä esimerkiksi karttanäkymä pitää kohdetietoja vähän jatkojalostaa. Lisätään yksi uusi sarake Power BI:n puolella (tämän olisi voinut tehdä myös Excelissä), jotta kartta ymmärtää paremmin Suomen osoitteita. Fields kohdassa klikataan hiiren oikealla napilla Kohdetietoraportti (3) -kohtaa (teillä tuo numero voi olla eri) ja tämän jälkeen valitaan ”New column”.

powerbi_newmeasure
Kuva: New column valikko Fields kohdassa

New column avaa kirjoituslaatikon Power Bi työkalun ylälaitaan ja siihen kirjoitetaan alla olevan kaltainen kaava. Tällä kaavalla yhdistetään katuosoite, paikkakunta (tai postitoimipaikka) ja lisätään vielä ”Finland” loppuun. Kaikki tämä tehdään sen takia, että Power BI ymmärtää paremmin meidän osoiteita ja kartta kohdistuu huomattavasti paremmin.

YhdistettyOsoite = ’Kohdetietoraportti (3)'[Osoite] & ”, ” & ’Kohdetietoraportti (3)'[Paikkakunta] & ”, Finland”

powerbi_newmeasure_kaava
Kuva: Kaavapalkki tulee Power BI työkalun ylälaitaan

Juuri perustettu uusi kenttä ”YhdistettyOsoite” pitää vielä muuttaa Modeling-välilehdeltä Address-muotoon. Tämän muutoksen jälkeen yhdistetty osoite voidaan lisätä raportille ja Power BI:n pitäisi automaattisesti näyttää kartta visualisointi sekä lisätä karttaa pallukat kohteiden oikeille paikoille.

powerbi_data_category
Kuva: Muutetaan YhdistettyOsoite-kentä muotoa

5. Kartan lisääminen raportille

Karttaa ei siis tarvitse itse millään tavalla tässä kohtaa enää lisätä vaan YhdistettyOsoite-kenttä raahataan oikeasta reunasta raporttiruudulle (valkoinen osa).

powerbi_osoite_draganddrop
Kuva: YhdistettyOsoite-kenttä raahataan raporttiruutuun

Ensiksi kartta on pienenä raporttiruudulla, mutta karttaa voidaan isontaa suoraan kulmista kiinni ottamalla ja tällä tavalla kartta saadaan vaikkapa alla olevan mukaiseksi. Alla olevassa on lisätty kartan alle myös lista kohteista.

Tämän saa aikaiseksi vain raahaamalla kenttiä suoraan kartan alle ja muutetaan raporttiosan visuaaliseksi muodoksi Table (taulukko). Tunnus ja postinumero kenttää käsitellään tässä kohtaa varmaankin numerona (kentän edessä summa-merkki) ja nämä kentät voi muuttaa tekstimuotoon myös Modeling-välildeltä. Tämän jälkeen noita kenttiä ei turhaan lasketa yhteen kartan alla olevassa taulukossa.

powerbi_karttaKuva: Kartta ja kohdelista samassa raporttiruudussa

6. Lataa Tampuurista ilmoitushallinnan ilmoitukset

Pelkällä kohdedatalla ei toki pitkälle pötki ja sen takia otetaan raporttiin lisää dataa Tampuurin puolelta. Haetaan Tampuurista Raportit / Kohdemassaraportit / Ilmoitukset lista -raportin avulla koko alkuvuoden ilmoitukset ja ladataan ne suoraan Excel aineistoon. Tästä aineistosta voi tulla aika iso, joten kannattaa malttaa odottaa raportin latautumista.

tampuuri_ilmoitukset
Kuva: Ilmoitushallinnan data saadaan ulos Raportoinnin kautta

Ilmoituksien Excel aineistosta poistetaan ensimmäinen rivi, jotta Power BI pystyy paremmin käsittelemään oikeita rivejä.

tampuuri_ilmoitukset_excel
Kuva: Ilmoitukset Excel aineistossa

Tämän jälkeen aineisto tallennetaan työpöydälle nimellä Ilmoitukset.xlsx ja siirrytään lataamaan tämä aineisto Power BI työkaluun.

tampuuri_ilmoitukset_excel_nimiKuva: Tallennetaan ilmoitukset Excel

7. Ilmoitusraportin lisääminen

Lisätään Power BI raporttiin ensiksi uusi välilehti alalaidan Plus-kuvakkeesta (oranssi Plus-kuvake, ks. alakuva). Nimetään uusi välilehti Ilmoitukset-nimiseksi. Samalla voi tuplaklikata sitä ensimmäistä välilehteä ja nimetä sen Kohteet-nimiseksi.

Ilmoituksien data tuodaan samalla tavalla kuin Kohderekisterin datakin. Home välilehdellä on Get Data -toiminto, Excel-valinta, ja tällä toiminnolla ilmoitukset.xlsx tiedoston rivit tuodaan Power BI:n käsiteltäväksi.

powerbi_getdata_excel_v2
Kuva: Ilmoitukset välilehti ja datan tuominen

Ilmoitukset.xlsx tiedoston valinnan jälkeen avautuu taas Navigator-ruutu ja taas kerran muistetaan valita vasemmasta reunasta Export-valinta. Tämän jälkeen Load-napin painaminen lataa Excelissä olevat rivit Power BI työkalun käsiteltäväksi. Datan määrästä riippuen lataaminen voi kestää hetken.

powerbi_getdata_excel_v3
Kuva: Navigator ikkunassa valitaan Export ja painetaan Load

8. Kohde ja ilmoitus datojen yhdistäminen

Jotta ilmoitushallinnan tietoja voidaan näyttää vaikkapa karttaruudulla, pitää kohdetiedot ja ilmoitukset yhdistää toisiinsa. Tämä Power BI työkalussa Relationship-työkalussa (ks. kuva alla, vasen reuna). Tällä työkalulla voidaan yhdistää eri tauluja toisiinsa jotta toisessa taulussa olevia tietoja voidaan käyttää vaikka ilmoitusten paikkakuntakohtaiseen (paikkakunta tieto on kohderekisterissä) listaamiseen/rajaamiseen.

powerbi_yhdista_kentat
Kuva: Kohdetietojen ja ilmoitustietojen yhdistäminen

9. Ilmoituksien näyttäminen

Nyt kun data on kunnossa voidaan alkaa tekemään itse ilmoituksien raporttia. Tästä ”Ilmoitukset – Lista” raportista voidaan tehdä monta eri variaatiota, mutta alla yksi malli ilmoituksien raportoimiseksi.

Ensiksi lisätään kartta uudelle raporttiruudulle ja lisätään kartta-raporttiosan Size-kohtaan ilmoituksien lukumäärä, eli id sarake Export-kohdasta. Tämän jälkeen kartalla pitäisi pallon koko pitäisi tulla suoraan ilmoituksien lukumäärän mukaan. Muutetaan kartan koko vastaamaan kuvan (alla) mukaista toteutusta.

powerbi_ilmoitukset_kalenteri
Kuva: Ilmoitukset kohdan kartta

Lisätään lista raporttiruutuun ja lisätään seuraavat kentät listaan (drag-and-drop):

  • Id
  • Tila
  • Kiinteistö
  • Huoneisto
  • Otsikko
  • Vastaanottoaika (muutetaan näyttämään vain päivämäärä)
  • Kiireellisyys
  • Vikaluokka
  • Ilmoittaja

powerbi_ilmoitukset_lista
Kuva: Ilmoituksen kohdan lista

Lisätään vastaanottoajan mukainen pylväsgraafi raportin vasempaan yläkulmaan. Tämä on helpoin tehdä vain raahaamalla Export-taulun Vastaanottoaika raporttiruutuun. Tämän jälkeen kannattaa ottaa pois vuosi ja kvartaati (Visualisations-kohdasta), koska niillä ei tässä kohdassa ole mitään tekoa. Lisätään ilmoituksen Id Value-kohdaan, jotta pylvään korkeus saadaan kuntoon.

powerbi_ilmoitukset_graafi.png
Kuva: Ilmoituksien graafi

Viimeiseksi lisätään suodatin, jotta ilmoituksia voidaan suodattaa ilmoituksen tilan mukaan. Raahataan Tila-kenttä oikeaan alakulmaan ja muutetaan raporttiosa Slicer (suodatin) muotoon. Tämän jälkeen voidaan ilmoituksia suodattaa tilan mukaan.

powerbi_ilmoitukset_tila
Kuva: Tilan mukaan ilmoituksien suodattaminen

10. Mitä näiden raporttien jälkeen

Seuraavaksi voisi lisätä vaikkapa PTS remonttien dataa tai jotain muuta dataa mitä saadaan Tampuurista suoraan Exceliin. Myös julkaisuun kannattaa tämän jälkeen tutustua. Julkaisu tarkoitta sitä, että Power BI työkalulla voidaan raportti julkaista netti- sekä mobiilikäyttöön.

11. Tampuuri BI

Tampuuri BI on kaksi tuotteistettua raporttipakettia. Toinen raporttipaketti sisältää Tampuurin teknisiä raportteja ja toinen asumiseen/reskontraan liittyviä raportteja. Alla vähän tarkempaa kuvausta valmiista paketeista.

Tekninen BI

Tampuurin teknisiin moduuleihin liittyvät tuotteistetut raporttipohjat. Raporttipohjat ovat vain aloituspiste itse raportoinnin tekemiselle Tampuurista valmiiksi tuotu:

  • Kohderekisteri
  • Ilmoitushallinta
  • Huoltokirja
  • Käyttöpäiväkirja
  • Kunnossapito
  • Kulutusseuranta

Asumisen BI

Tampuurin asuttamisen moduuleihin liittyvät tuotteistetut raporttipohjat. Raporttipohjat ovat vain aloituspiste itse raportoinnin tekemiselle. Tampuurista valmiiksi tuotu:

  • Hakemukset
  • Tarjoukset
  • Sopimukset
  • Reskontra
  • Vaihtuvuus
  • Käyttöaste

Nämä molemmat raporttipaketit päivittyvät automaattisesti kerran päivässä. Näin raportit pysyvät koko ajan ajantasalla ja joka aamu on edellisen päivän Tampuuri data raportoitavissa eri kriteerein.

12. Ota yhteyttä

Tekstin kirjoittamisesta puheen tunnistamiseen, onko se todellakin mahdollista?

Olen ollut mukana kaikilla Tampuuri-Käyttäjäpäivillä ja ensimmäistä kertaa luennon aikana asiakkaalta tuli sellainen ”ominaisuus-idea”, johon itse en ollut missään kohtaa törmännyt. ”Tampuuri kentällä” -luennon aikana keskusteltiin tekstikenttien täyttämisestä pienellä näppäimistöllä, johon Petteri Puolanne Y-Säätiöltä heitti erinomaisen idean miten puheentunnistamista voidaan käyttää mobiililaitteissa.

Käytännössä Applen i-laitteilla kuin Android pohjaisillakin laitteilla puheentunnistus tulee suoraan käyttöjärjestelmän kautta ilman mitään erillistä ohjelmaa (niin tableteissa kuin puhelimissakin).

Näppäimistöön ilmestyy mikrofonin kuva, jota painamalla voi sanella esimerkiksi tekstiviestejä tai muistiinpanoja.

Näppäimistöön ilmestyy mikrofonin kuva, jota painamalla voi sanella esimerkiksi tekstiviestejä tai muistiinpanoja. Ominaisuus vaikuttaa toimivan hyvin ja suomenkielen tunnistus on tarkkaa. Täydellinen se ei toki ole, mutta tunnistuksen tarkkuus on sellaisella tasolla, että ominaisuutta voi kaikin puolin suositella käytettäväksi.

puheentunnistus_v2
Kuva: Apple iPhonen näppäimistössä puheentunnistus avautuu mikrofoni kuvakkeesta

Android-laitteissa ominaisuus käyttää verkon yli Googlen puheentunnistuspalvelua, joka analysoi äänen informaation, muuttaa sen tekstiksi ja lähettää takaisin puhelimeen. Siksi se tarvitsee myös datayhteyden. Palvelu toimii tällä hetkellä ainakin 42 kielellä.

Tällaiset pienet arkea helpottavat ”kikat” ovat parhaita ja vaikka itsekin koittaa selvittää erilaisia teknologia trendejä niin aina kaikkia uusia ominaisuuksia ei vaan huomaa.

Tällaiset pienet arkea helpottavat ”kikat” ovat parhaita ja vaikka itsekin koittaa selvittää erilaisia teknologia trendejä niin aina kaikkia uusia ominaisuuksia ei vaan huomaa. Haastakaa meitä mitä villeimmillä toiveilla ja me koitetaan etsiä ratkaisuja niihin.

Iso kiitos Petterille tästä vinkistä ja alla vielä kuva siitä, miten puheentunnistusta on käytetty Tampuuri X:ssä ilmoituksen valmiiksi kuittaamisessa.

puheentunnistus
Kuva: Puheentunnistus toimii kaikissa tekstikentissä

Työvälineet parantavat tehokkuutta, työntekijät voivat keskittyä oikeaan tekemiseen

Palvelukanavat sähköistyvät, pidimme siitä tai emme. Monille ihmisille sähköinen asiointi on vieläkin kirosana. Tekniikka vierastuttaa ja pelko henkilökohtaisen kontaktin loppumisesta huolettaa. Kiinteistöhuollon maailmassa pitkään toimineena olen kuitenkin huomannut, että siellä asiat ovat toisin. Oikein toteutettuna sähköiset palvelut tuovat huoltomiehen asiakkaan käden ulottuville, lähemmäksi ihmistä.

Toimistolla on hauskaa ja kahvi on hyvää. Työyhteisön tuki ja sosiaalinen verkosto on tärkeä voimavara. Mutta onko konttorilla pakko käydä monta kertaa päivässä, kun työt ovat kuitenkin muualla? No mistä muualtakaan päivän uudet työt ja työohjeet saadaan? Kohteesta toiseen pitäisi päästä, mutta mieluiten kulkematta tuntirosvosektori-toimiston kautta. Entäpä, jos taskussa olisi laite, jolla huoltomies pysyisi ajan tasalla myös kentällä? Mobiilin huoltokirjan avulla huoltomies pystyy suunnittelemaan itse päivänsä ja maksimoimaan tuottavan ajan. Kun aktiivinen työlista kulkee koko ajan mukana, kohteisiin päästään nopeammin, työt tulevat tehdyksi ajallaan ja asiakastyytyväisyys kasvaa.

Kun aktiivinen työlista kulkee koko ajan mukana, kohteisiin päästään nopeammin, työt tulevat tehdyksi ajallaan ja asiakastyytyväisyys kasvaa.

Koska huippuimurit pitää huoltaa? Mikä on uuden hallituksen puheenjohtajan puhelinnumero? Kuka tilasi suihkutilojen hanan vaihdon? Asuuko ovenavauksen tilannut ihminen oikeasti kertomassaan asunnossa? Kun tieto ei ole keskitettyä, sen etsimiseen tuhrautuu turhaan aikaa – eikä vain yhdeltä henkilöltä. Selvittely syö resursseja. Huonoimmassa tapauksessa huoltomiehen tie vie taas konttorille tarvittavia dokumentteja haalimaan. Tampuurista data löytyy sekunneissa, oli tiedon hakija sitten toimistolla tai kentällä.

Muistelen lämmöllä aikoja, jolloin ensimmäisiä mobiililaitteita otettiin toden teolla käyttöön. Organisaatioissa oli paljon huolia. Kestävätkö laitteet? Tulevatko työt nyt oikeasti tehdyksi, kun ne voi kuitata mistä vain? Kuluuko tästä lähin huoltomiehen arvokas työaika turhanpäiväisessä näpyttelyssä? Melko lyhyessä ajassa epäilyt vaihtuivat hiljaiseksi tyytyväisyydeksi. Kännykästä ja tabletista oli tullut arvokas työväline.

tampuurix
Kuva: Tampuuri X:n ilmoitusruutu

Mobiililaitteita on nykyaikana joka lähtöön, ja kaikille löytyy oma suosikki. Nykyaikaa ei kuitenkaan ole, että jokaiselle eri laitemallille pitää ladata oma työväline. Tästä syystä tarvitaan yksi väline, joka sopii kaikille. Tampuuri X on selainsovellus, joka skaalautuu laitteelle kuin laitteelle, koosta ja valmistajasta riippumatta. Käyttö helpottuu ja laitehankintojen teko voidaan järkeistää.

Tampuurin avulla vikailmoituksetkin ovat sähköisiä. Ilmoitukset kirjataan nopeasti paikasta riippumatta. Nettisivujen vikalomakkeelta tieto saadaan suoraan järjestelmään – ei enää sähköpostien kopiointia. Ja juttelevat Tampuurit keskenäänkin varsin vaivattomasti. Huoltoyhtiön tarvitsee kirjata tiedot vain omaan tiliinsä, Tampuuri päivittää linkitetyt järjestelmät automaattisesti. Viestintätyökalulla myös sähköpostit töiden edistymisestä löytävät automaattisesti perille. Ja mitä nopeammin töiden kierto toimii, sitä tehokkaammin myös kassavirta pyörii.

Talvi on tulossa, samoin lumi. Kun pyryttää, aurojen lisäksi myös puhelimet käyvät kuumana, kun asukkaat kyselevät lumitöiden perään. Tampuurin avulla auraukset ja hiekoitukset kirjataan helposti raportointia ja laskutusta varten. Liukkailla kuitenkin sattuu ja tapahtuu, eikä pyllähdyksiltä voida välttyä. Silloinkin, kun asiat ovat ikävästi, hyvä tietojärjestelmä toimii kaikkien tukena. Vakuutusyhtiötä varten saadaan raportti käden käänteessä.

Itsekin kahvia monella toimistolla maistelleena, erään asian olen oppinut (sorry vaan, johtajat): kiinteistösihteeri pitää konttorin pystyssä ja pyörät pyörimässä. Hän siis tarvitsee tuekseen parhaat työkalut. Puhelinrumban ja kysymystulvan keskellä tieto pitää olla heti saatavilla. Aikaa ei voi tuhlata keikkakuittausten käsin syöttöön tai kulutuslukemien naputteluun. Tampuuri tarjoaa jokaiselle roolille omat työkalut, ja päällekkäiset työtehtävät jäävät historiaan. Kentällä tehtävät asiat kirjataan suoraan kentällä, toimistolla voidaan keskittyä olennaiseen.

Kun työvälineet parantavat tehokkuutta, työntekijät voivat keskittyä oikeaan tekemiseen. Turha säntäily poistuu ja työn mielekkyys kasvaa. Kun päivän päätteeksi pääte tai kännykkä sulkeutuu, kotiin lähtee työhönsä tyytyväinen ihminen.

Kokemuksia viestinnästä

Muutimme avopuolisoni ja tämän tyttären kanssa yhteen jokunen vuosi sitten. Oltuani pitkään yksineläjä, oli jonkin verran totuttelemista siinä, miten muita perheenjäseniä on otettava huomioon ja tiedotettava omista suunnitelmista. Onnekseni ostamassamme asunnossa oli edellisen asukkaan jäljiltä jäänyt eteisen seinälle tussitaulu sekä muutamia tussejakin. Omaksuimme tavan kirjoittaa omat poikkeavat menot, harrasteet tai työmatkat tiedoksi yhteiselle taululle, ja tästä olikin suurta apua vaikkapa koiran hoitovuorojen suunnittelussa.

Aikaa kului ja jonkin ajan kuluttua tussitaululle kirjoittaminen väheni loppuakseen sitten jo kokonaan. Syinä hiipumiseen varmasti osaltaan se että puolison tytär jo hyvin itsenäisesti osasi hoitaa asioitaan, mutta toisaalta myös päivittämisen ja ylläpidon hankaluus. Uudet välineet eli älypuhelimien appsit korvasivat tussitaulun tarpeen, älypuhelin kuitenkin meillä kaikilla on jo taskussa.

Uudet välineet eli älypuhelimien appsit korvasivat tussitaulun tarpeen, älypuhelin kuitenkin meillä kaikilla on jo taskussa.

Myös isännöitsijän työssä kynnyksen viestintään tulee olla alhainen. Kun puhutaan asukkaan palveluista tai taloyhtiön nettisivuista niin mielestäni sivujen päivitystiheys ja uusi sisältö määrävät sen ovatko sivustot aktiivisessa käytössä vai eivät. Sivuilla julkaistavien tiedotteiden ja asiakirjojen ahkera päivittäminen palkitsee isännöitsijän puheluiden ja tiedusteluiden vähentymisellä, jolloin oma ajanhallinta paranee. Saa siis tehdä töitä oman suunnitelmansa mukaan, eikä keskeytysten lomassa. Parhaiten onnistuneissa asiakasesimerkeissä isännöitsijän aktiivisuus on palkittu joustavalla viestinnällä ja läpinäkyvyydellä taloyhtiössä.

Myös isännöitsijän työssä kynnyksen viestintään tulee olla alhainen.

Luotavien viestien luontainen paikka on isännöitsijän operatiivinen järjestelmä, jossa töitä muutenkin tehdään. Viestinlähetyksen tulee olla riittävän helppoa sekä mahdollista normaalin työn ohessa samoilla työkaluilla. Näin sisällön tuottaminen syntyy työn ohessa esimerkiksi vietäessä pöytäkirjat kokouksen jälkeen pilvipalvelun dokumenttienhallintaan talteen.

Kuluneen vuoden aikana olen omassa työssäni ollut mukana projekteissa, joissa viestinnän kynnystä on koitettu madaltaa. Olemme tehneet isännöitsijälle työkalun missä osakkaan yhtiökokouskutsut saadaan materiaaleineen sähköisesti postitukseen, yhtiökokoustiedotteet sähköisesti vastikelaskun liitesivuksi ja asukassivujen massaviestejä eri vastaanottajille ohjelman hakutoiminnoilla. Tätä työtä tulee jatkaa: digitaaliset toimintatavat tulevat jyräämään paperinpyörittäjät ihan siitä syystä että isännöintijärjestelmät ovat pitkälti sähköisiä ja digitaaliset sisällöt syntyvät jo tänä päivänä operatiivisen järjestelmän oheistuotteena. Ethän sinäkään halua että yhtiöidesi asukassivut koetaan tussitaulumme tavoin menneeseen aikaan jämähtäneeksi.