Viestintää historiasta tähän päivään

 

Keskustelu viestinnän tärkeydestä taloyhtiöisännöinnissä käy jatkuvasti ja kuumana. Näin vanhana konkarina on tullut nähtyä isännöintimaailmaa jo -80 luvun alusta alkaen. Päivääkään en ole isännöintiä tehnyt, mutta koko tuon ajan olen ollut kehittämässä järjestelmiä isännöinnin avuksi. Muistan miten sain aikanaan -90 luvulla kunnian osallistua isännöinnin kehittämisryhmään, jossa silloinkin jo pohdittiin, mitä isännöinti tulevaisuudessa on. Ja nyt sitten olemme siinä silloisessa tulevaisuudessa!

Esitin jo tuolloin, että isännöinti ei ole pelkkää hallinnon pyörittämistä. Isännöinnin pitää olla kiinteistön ylläpidon ja asumisviihtyvyyden kehittämistä ja niistä huolehtimista. Isännöinti ei siis ole pelkkää taloushallinnon pyörittämistä. Tuonhan voi ostaa palvelunakin. Asumisviihtyvyyteen taas liittyy olennaisesti se, että osapuolet tietävät mitä talossa tapahtuu.

Asumisviihtyvyys on siis viestintää.

Silloin ennen viestinnän mahdollisuudet olivat rajalliset. Oli posti, taloyhtiön postiluukusta jaettavat tiedotteet ja porraskäytävän ilmoitustaulu. Silloin pärjättiin noilla välineillä, eikä ihmiset osanneet muuta kaivatakaan. Asiana viestintä oli toki tärkeä tuolloinkin.

kirje

Nyt voisi sanoa mahdollisuuksien olevan jopa rajattomat vanhaan verrattuna. Nyt on käytettävissä sähköposti, nettiviesti, tekstiviesti ja tietysti tavallinen kirjeposti. Toki kirjepostiakaan ei tarvitse enää itse kuorittaa sillä siihen on saatavissa operaattoripalveluita. Kaikille noille viestintämuodoille on oma merkityksensä ja käyttötarkoituksensa.

Isännöintitoimialalla on nyt käytettävissä Kiinteistöliiton, Isännöintiliiton ja Oikeusministeriön tekemä viestintäsuosituskin taloyhtiöille. Puhtaasti sitä noudattamalla päästään viestinnässä ihan uudelle tasolle.

Elämme kuitenkin vielä tietynlaista murrosvaihetta ja kaikki osapuolet on otettava viestinnässä huomioon. Digitalisaatiosta puhutaan ja sitä vahvasti kehitetään. Pitää kuitenkin huomioida, että kaikilla asukkailla ei vieläkään ole nettiä käytettävissä.  Siksi sama viesti pitää toimittaa eri osapuolille eri tavalla vastaanottaja huomioiden.

Tampuurilla voit hoitaa nuo kaikki edellä mainitut viestintämuodot. Kukaan ei tänä päivänä lähde käsipelillä viestintää tekemään.  Siksi pitää olla järjestelmä, joka hoitaa kaikki viestinnän tarpeet.  Käyttäjä vain antaa lähtöparametrit ja järjestelmä toteuttaa viestinnän käyttäjän ohjaamalla tavalla. Viestintä hallituksen jäsenille, osakkaille, asukkaille ja kiinteistön käyttäjille kohdennettuna.

viestintatyokalu_kuva1

Tampuurin viestintätyökalu antaa mahdollisuudet lähettää nettiviestejä asukassivuille, sähköposteja, tekstiviestejä, viestit porraskäytävänäytöille, viestit sosiaaliseen mediaan ja ihan tavallisia kirjeposteja.  Lisäksi yhteydenpito voi Tampuurissa olla kahdensuuntaista.  Aloitteen tekijänä voi olla isännöitsijä tai osakas/asukas. Kahdensuuntaisessa yhteydenpidossa myös keskusteluhistoria jää talteen.

viestintatyokalu_kuva2

Enää ei viestintä ole välineistä kiinni!  Tampuurin uusi viestintätyökalu hoitaa koko homman isännöitsijän ohjauksella, halutulla tavalla eri kohderyhmille.

Paavo Nurmen jalanjäljillä

Jokainen suomalainen tietää Paavo Nurmen ja hänen ansionsa urheilussa. Mutta kuka tietää, että hänen aikaansaannostaan olivat Suomen ensimmäiset ambulanssit?

Pääsin tapaamaan Mika Nurmea, Paavo Nurmen Säätiön hallituksen puheenjohtajaa. Fiilis oli jännittynyt. Olihan kyseessä juoksijalegendan pojanpoika. Vastassa minua oli nuori ja urheilullinen mies, joka ulkokuoren perusteella voisi itsekin olla olympiatason juoksija. Mika Nurmen saavutukset ovat kuitenkin toisaalla, siellä missä isoisäkin juoksijauran jälkeen toimi, eli kiinteistöalalla.

paavo-nurmi-luovuttamassa-ambulanssiaPaavo Nurmi luovuttamassa Suomen ensimmäistä ambulanssia 1970-luvulla.

Paavo Nurmi rakennutti aikoinaan liki 50 kiinteistöä eri puolille Helsinkiä. Tänä päivänä Paavo Nurmen Säätiö omistaa kaksi kokonaista kerrostaloa sekä muutamia liikehuoneistoja ja etsii koko ajan uusia ostettavia kohteita. Talokeskus tekee säätiölle tällä hetkellä valvontatyötä Helsingin Kalliossa sijaitsevassa As Oy Helsingin Franzeninaukiossa. Kohteessa tehdään täydellinen peruskorjaus, jonka tavoitteena on saada lisää käyttöikää kiinteistölle. Mika Nurmen mukaan säätiön arvoille on tärkeää hoitaa kohteita kestävän kehityksen mallin mukaan. Saahan säätiö myös varansa pääosin omistamiensa kiinteistöjen tuotoista.

-Haluamme olla ylpeitä kiinteistökannastamme, korjaamme kohteet niiden rakennusikää kunnioittaen, jotta talossa on sama henki ulkokuoressa ja sisällä. Haluamme omistaa kohteemme hyvällä omatunnolla mikä tarkoittaa sitä, että meillä ei vuokrata asukkaille vesivahinkokohteita tai hometaloja, kertoo Mika Nurmi.

Palataan takaisin Paavo Nurmeen ja vuoteen 1968, jolloin isännöitsijä Paavo Nurmi perusti nimeään kantavan säätiön. Säätiön tarkoituksena on ”edistää sydän- ja verisuonitautien sekä yleisen kansanterveyden tutkimista maassamme sekä tukea näiden hyväksi tehtävää työtä, jakamalla apurahoja ja myöntämällä avustuksia mainittujen tehtävien suorittamiseksi sekä muulla Säätiön hallituksen sopimaksi katsomalla tavalla tukea ja edistää sanottuja tarkoitusperiä.”

Vuosien varrella säätiö on siis hankkinut Suomeen ensimmäiset ambulanssit, lahjoittanut keinomunuaislaitteen, perustanut lehden ja ollut monin tavoin mukana edistämässä kansanterveydellistä tutkimusta. Nykyään säätiö lahjoittaa vuosittain rahaa tutkimustyöhön. Lahjoituksen saajat valitsee hallitus, jossa on edustettuna niin liike-elämän edustajia kuin lääkärikuntaakin.

-Arvostamme kumppaneissa samoja arvoja kuin omassa toiminnassammekin. Edellytämme luotettavuutta ja etsimme hyvässä maineessa olevia kumppaneita verkostoomme. Kaikki toiminta pitää kestää päivänvalon ja jos mahdollista, pyrimme tukemaan suomalaista osaamista ja hankkimaan suomalaisia tuotteita, kertoo Mika Nurmi.

Tampuuri X:n uudet ominaisuudet

Tampuuri X (tai uudistetulla Talokeskuksen nimeämisellä xTampuuri) kehittyy melkein viikoittain ja X:ään on tullut niin paljon uusia ominaisuuksia, että ajattelin koostaa ne tähän yhden kirjoituksen alle. Itse versiosaate löytyy täältä ja sinne päivitetään aina uusimman ominaisuudet heti sovelluksen päivittymisen jälkeen.

Alkuun kuitenkin lyhyt yhteenveto mitä Tampuuri X on tänä päivänä ja mihin sitä voidaan käyttää. Alun perin X:n ajatus oli vain kenttätyössä, mutta tänä päivänä X:n käyttöliittymä on koettu sen verran hyväksi ja intuitiiviseksi, että sitä käytetään myös asiakaspalvelutyössä, kuten Tiia Enckell VVO:lta oli kertomassa Tampuuri käyttäjäpäivillä lokakuussa. Pääpaino ominaisuuksissa ja käytettävyydessä on kuitenkin kenttätyössä, ilmoitushallinta ja huoltotehtävät, ja siihen kaikki kehitystyökin on viime aikoina keskittynyt.

Uudet ominaisuudet, Ilmoitushallinta

Usean kuvan liittäminen ilmoitukselle

Uusimmassa päivityksessä mahdollistettiin maksimissaan kymmenen kuvan liittäminen olemassa olevalle ilmoitukselle. Mobiililaitteilla Selaa-napin painaminen avaa ”Ota kuva tai videoi” -valinnan ja tätä kautta käyttäjä pääsee lisäämään kuvan (tai vaikkapa videon). Yhdellä kertaa voi siis lisätä maksimissaan kymmenen kuvaa, mutta tämän toiminnon voi suorittaa useaan kertaan jolloin kuvia voi lisätä melkein äärettömästi. Toiminto toimii tietokonekäytössä drag-and-drop tyyppisesti, jolloin omalta koneelta voidaan lisätä helposti liitteitä ilmoitukselle. Alla oleva kuva on otettu IPhonella.

xmobiili2Kuva: Usean (max 10 kpl) kuvan lisääminen olemassa olevalle ilmoitukselle

Uuden ilmoituksen muodostaminen (Uusi ilmoitus -nappi)

Uuden ilmoituksen muodostamisessa on mahdollistettu kuvan ottaminen (liitteen lisääminen). Mobiililaitteilla Selaa-napin painaminen avaa ”Ota kuva tai videoi” -valinnan ja tätä kautta käyttäjä pääsee lisäämään kuvan (tai vaikkapa videon) uudelle ilmoitukselle.

xmobiili1
Kuva: Mobiilissa ”Ota kuva ja videoi”-valinta

Ilmoituksen vastaanottaminen, kuittaaminen tehdyksi ja valmiiksi

Ilmoituksen työn alle ottamisessa (vastaanottamisessa), tehdyksi kuittaamisessa sekä valmiiksi kuittaamisessa on mahdollistettu kuvan ottaminen (liitteen lisääminen). Mobiililaitteilla Selaa-napin painaminen avaa ”Ota kuva tai videoi” -valinnan ja tätä kautta käyttäjä pääsee lisäämään kuvan (tai vaikkapa videon) valitulle ilmoitukselle.

Ilmoituksen työn alle laittamisessa (Vastaanotossa) mahdollisuus nykyään mahdollista syöttää Vikaluokka sekä Sisääpääsy. Nämä tiedot tallentuvat suoraan ilmoitukselle.

Ilmoituksien hakeminen (Toiminnot / Ilmoituslista)

Ilmoituksien hakutoimintoon on tehty yksi käytettävyysparannus, kentät kolmeen sarakkeeseen, ja lisätty Kirjaajan mukaan ilmoituksien hakeminen. Kirjaajan mukaan hakeminen on ennen kaikkea hyvä niissä tapauksissa joissa pitää esimerkiksi etsiä sellaisia ilmoituksia jotka on itse tehnyt.

xilmoitushakuKuva: Ilmoituksien haku

Ilmoituksen kopiointi

Tampuuri X:n puolella on nyt mahdollistettu myös ilmoituksen kopiointi uudeksi ilmoitukseksi. Toiminto ottaa vanhasta ilmoituksesta kaikki muut tiedot paitsi työnsuorittajan, joka pitää tässä toiminnossa siis määrittää uudelleen.

xkopioiilmoitus
Kuva: Ilmoituksen kopiointi

Ilmoituslomake

Itse ilmoituslomakkeelle on tehty seuraavat parannukset:

  • Ilmoituksen loki -listan lataaminen Lataa-napin painamisen jälkeen
  • Liitelistan siirto vasempaan palstaan sekä liitteiden lataaminen Lataa-napin painamisen jälkeen
  • Liitteen avaaminen liitelistalta
  • Työnsuorittajan vaihdosta sähköposti uudelle työnsuorittajalle

 

Uudet ominaisuudet, Oma seinä

Oma seinä

Käyttäjän oman seinän ilmoituslistaan on tehty seuraavat muutokset:

  • Ilmoituksien suodattaminen tilojen mukaan (Avoin, Odotuksessa ja Vastaanotettu)
  • Näytetään Päättyy-sarakkeessa päivämäärä punaisella tekstillä, jos päivämäärä on mennyt jo umpeen
  • Käytettävyysparannuksia mobiililaitteita käytettäessä

 

Mitä on tulossa seuraavaksi X:n tuoteperheeseen

Kihla X

Kiinteistön laadunhallinnan kenttätyökalu Kihla X on pilotoinnissa kahdella asiakkaalla ja tuotantokäyttö alkaa tämän sovelluksen osalta helmi-/maaliskuussa. Jos olet kiinnostunut Kihla X:stä, ole yhteydessä asiakasvastaavaasi tai myyntiin (Ari Alkila tai Sami Vellonen)

xtampuuri-kihlax
Kuva: Kihla X:n tekninen tarkastus

Asuntotarkastus X

Asuntotarkastus X -projekti on hyvässä mallissa ja käyttöliittymä alkaa hahmottua kovaa vauhtia niin mobiili kuin tietokonekäyttöön. Projektin puitteissa tehdään X:n käyttöliittymään ennen kaikkea tarkastuksen tekeminen, mutta myös paljon muita toimintoja tukemaan koko tarkastusprosessia. Asuntotarkastus X:n pilotointi alkaa maalis-/huhtikuussa ja sen jälkeen tuotantokäyttöön siirrytään kevään aikana.

xtampuuri-asuntotarkastus-x-oma-seina
Kuva: Tarkastajan omat tarkastukset

xtampuuri-asuntotarkastus-x-tarkastuspinta
Kuva: Tarkastuskentät ja kuvien lisääminen tarkastuskentälle

xtampuuri-asuntotarkastus-x-uusi-tarkastus
Kuva: Uuden tarkastuksen tekeminen kentällä

 

Kuka maksaa tehottomuuden – Rakennuttamisen tiedot haltuun!

Vähän väliä törmään painettuun tai sähköiseen tekstiin siitä, että rakentaminen on kallista ja tehotonta. Kuka tämän tehottomuuden maksaa? Vastaus: loppujen lopuksi SINÄ eli asukas tai tilojen käyttäjä. Ottamatta tässä kantaa sen enempää määräyksiin, säädöksiin, sopimusmalleihin, alan vanhoillisuuteen, kahden viikon putkiremonttiin ja niin edelleen, haluan nostaa esille pari vähemmälle huomiolle jäänyttä seikkaa:

  1. tiedonhallinnan merkitys koko kiinteistön elinkaarella sekä
  2. perinteisen tiedonjakamisen toimivuus eri osapuolien välillä.

On nimittäin varmaa, että uudisrakennushankkeen jälkeen seuraa ylläpitovaihe ja ennen pitkää korjaushanke, sitä seuraava korjaushanke jne, kunnes talo jossakin vaiheessa mahdollisesti puretaan huonon rakentamisen, ylläpidon tai väärän sijainnin vuoksi.

Otetaanpa esille yksi yksinkertainen käytännön esimerkki tältä syksyltä.

Helsingin toimipaikkamme muutti uuteen monitilatoimistoon, vastavalmistuneeseen Business Parkiin. Osa neuvotteluhuoneistamme – tarkemmin sanottuna 15 kpl – on varustettu lasisilla liukuovilla. Lasiovet olivat hienot, mutta neuvotteluhuone, joka ei eristä ääntä, ei oikein aja asiaansa. Tämän havaittuamme pyysimme rakennuttajaa vaihtamaan ovet tarkoituksenmukaisiksi. Elettiin elokuuta.

Ovet tilattiin ja ne tultiin vaihtamaan, elettiin syyskuuta. Uudetkin ovet olivat hienot, mutta edelleen ääniongelma oli olemassa, koska ovissa ei ollut tiivisteitä. Taas ihmeteltiin, kunnes tiivisteet tultiin asentamaan – elettiin lokakuuta.

Itsenäisyyspäiväviikolla törmäsin tiloissamme työmaamestariin, joka oli ihmettelemässä mitä on saatu aikaan. Tiivisteet oli saatu laitettua neljään oveen ja nämä toimivat tarkoituksenmukaisesti. Sen jälkeen asentajat olivat poistuneet takavasemmalle ja yhdestätoista ovesta puuttuu edelleen tiivisteet. Elettiin siis joulukuun alkua. Tässä vaiheessa taisin kuulla muutaman P- ja V-sanan mestarin suusta, ennen kuin lähti soittamaan…

Matka siis jatkuu edelleen ja valmistumisajankohta ei edelleenkään ole selvillä. Koko tämän ajan käyttäjäkokemus neuvotteluhuoneiden osalta on ollut puutteellinen. Asiaan liittyvän tiedottamisaspektin jätän asian hoitamisen osalta suosiolla pois. Lyhyesti voin todeta, että tiedottaminen tilojen käyttäjille on perinteisellä mallilla toteutettu. Pitäisiköhän laittaa veto menemään, kumpi valmistuu aikaisemmin: metro Espooseen vai toimivat ovet neuvotteluhuoneisiimme?

Onko tieto tallessa seuraavaan hankkeeseen?

Ennen pitkää nämäkin hankkeet valmistuvat, mutta mitäs sitten kun seuraava korjaushanke on ovella? Ovathan kaikki tiedot tallessa, päivitettynä ylläpitovaiheen tiedoilla ja hyödynnettävissä seuraavissa hankkeissa? Toinen iso kysymys kuuluu, kuka tiedon omistaa ja kuka hyötyy tiedosta pitkällä tähtäimellä?

Edelleen yksittäisen projektin kohdalla on ”helppo” tehostaa toimintaa ja saada aikaan kustannussäästöjä. Näistä hyviä esimerkkejä ovat mm. allianssimalli, Last Planner – ja Bigroom-työskentely, joita Talokeskus osaltaan edistää ”Rakentamisen integraatiokyvykkyyden kehittäminen”- eli RAIN-hankkeessa.

Todellinen tehokkuus tulee kuitenkin katsomalla rakennuttamisen tiedonhallintaa jatkumona eikä yksittäisenä projektina.

Talokeskus Suomen vanhimpana insinööritoimistona aloittaa kohta Helsingin kantakaupungissa kolmannen suunnittelukierroksen mm. tuttavallisen putkiremontin osalta. Näihin samoihin kiinteistöihin on suunniteltu ja valvottu toimestamme myös muutama muu hanke. En osaa edes arvata kuinka monta kertaa on eri osapuolten osalta tarvittu niinkin yksinkertaista tietoa kuin kiinteistön nimi.

Nykytekniikka tarjoaa mielenkiintoisia mahdollisuuksia tiedonhallintaan, johon mm. Timo Finnilä viittasi omassa kirjoituksessaan tietomallien osalta. Suuri osa kiinteistön perustiedoista on jo olemassa tietomallissa ja rakentamisen aikaisissa tiedoissa. Tämä tieto pitää vain saada jatkumaan saumattomana ylläpitoon ja sieltä takaisin korjaushankkeeseen. Tiedonkulun pitää olla jatkuvaa ja tiedon päivittyvää kaikkien osapuolien toimesta. Tärkeää on myös tunnistaa oleellinen tieto ja saada se hyötykäyttöön mm. henkilökohtaisista sähköposteista.

rtampuuri-kokonaiskuvaKuva: rTampuurin mobiilityökalu tiedottamiseen ja kahdensuuntaiseen viestintään

Hankkeen onnistumisen ja tehokkuuden kannalta, tiedottamisen ja kahdensuuntaisen viestinnän merkitys on kaikkien osapuolien osalta vähintäänkin suuri. Näiden tulee olla luonnollinen osa hanketta eikä erillinen saareke.  Tiedottamisen tulee toimia hyödyntäen nykyisiä digitaalisia mahdollisuuksia eikä vain kirje luukusta -mallilla. Nykyajan tietotulvassa sisällöltään oikea, oikea-aikainen ja oikeassa kanavassa oleva viesti on kullanarvoinen. Henkilökohtaisesti parhaiten toimivat ns. push-viestit, jolloin saan tiedon, kun se on tarpeenmukaista, on kyse sitten sähkökatkosta tai vaimolta tulleesta viestistä ”maito on loppu”.  Nimimerkillä ”Kuka ’fiksu’ keksi sähköpostin”.

Ratkaisuja tehottomuuteen

Tampuurin ydin on ollut jo vuosia ylläpidon puolella ja linkki rakennushankkeisiin on ollut olemassa huollon ja kunnossapidon osalta. Tämä ei kuitenkaan riitä ja aiomme olla osa tätä tehottomuuden ratkaisua. Käynnistimme historiamme suurimman kehityshankkeen rakennuttamisen tiedonhallinta eli rTampuuri. Hankkeen päätavoitteita ovat:

  • Hallita kiinteistön elinkaaren aikaiseen rakennuttamiseen liittyvät hankkeet ja niiden tiedot, jatkuen käyttö- ja ylläpitovaiheeseen.
  • Mahdollistaa yhtenäisen tiedonjakaminen ja välittäminen hankkeen eri osapuolten välillä.

tietovirta_kaavio_180117
Kuva: Tietovirta suunnittelusta rTampuurin kautta Tampuuriin

Kehityshanke on edennyt pilotointivaiheeseen ja ensimmäinen tuotantoversiomme näkee päivänvalon alkuvuodesta 2017. Tämän jälkeen laajennamme käytön kaikkiin käynnissä oleviin ja uusiin rakennushankkeisiimme sekä mahdollistamme sovelluksen nykyisten ja uusien asiakkaidemme käyttöön. Runko on rakennettu kokonaan tuotteistettujen rajapintojemme päälle, joten tiedon välitys ja vastaanotto ovat mahdollisia esim. urakoitsijan tuotantojärjestelmään tarpeen vaatiessa.

rtampuuri
Kuva: esimerkkikuva rTampuurin käyttöliittymästä

Rinnalla kehityksessä ovat tuotteistetut sähköiset palvelut (ks. ensimmäinen kuva), jotka yhdistyvät rTampuurin hankkeisiin. Näin projektin tiedot on helppo julkaista loppukäyttäjälle ja myöhemmässä vaiheessa laajentaa mm. muutostöiden tilaamisen palvelun sisältä suoraan urakoitsijalta.

 

Kohta Tampuuri on Digi myös rakennuttamisen tiedonhallinnan osalta.

Digitaalinen disruptio osa 2 – toiminnan tehostaminen, avoimuus ja digitaalinen vuorovaikutus?

Edellisen viikon artikkelissa käytiin läpi isännöintialan ongelmakenttää Isännöintiliiton tutkimuksen perusteella. Tässä artikkelissa pureudutaan tarkemmin siihen miten Tampuurin avulla voidaan näitä haasteita ratkoa.

Toiminnan tehostaminen

Isännöinti Goes Digi -tapahtumassa Ilkka Saarinen puhui toiminnan tehostamisesta ja isännöitsijän ajan riittämättömyydestä. Tapahtuman avauspuheenvuorossa kävi hyvin selväksi, että isännöintialalta puuttuu systemaattisuus ja sitä kautta saatu hyöty. Asiat tehdään samalla tavalla kuin on totuttu tekemään ja rutiineista on vaikea päästä irti.

toiminnanohjaus
Kuva: Tampuurin uusin työkalu, Isännöitsijän toiminnanohjaus

Tampuuri auttaa tässä kohtaa ja ennen kaikkea Tampuurin uusin työkalu Isännöitsijän Toiminnanohjaus. Toiminnanohjauksessa on kyse tehtävien hallinnasta ja ennen kaikkea systemaattisuudesta. Tampuurin tapauksessa jokaisella yhtiölle perustetaan vuosikellon mukainen tehtävälista, joka ohjaa toimintaa systemaattisesti.

Vuosikelloon viedään kaikki kokoukset sekä muut tehtävät, mitä hallituksen kokouksissa on sovittu. Kokouksia on mahdollista myös aikatauluttaa Isännöitsijän Toiminnanohjauksessa ja tätä kautta tulevaa toimintaa voi suunnitella kokouksienkin suhteen huomattavasti helpommin kuin ennen.

Kaikki nämä tehtävät on ennenkin tehty, mutta tehtäviä on ylläpidetty joko manuaalisessa tai sähköisessä kalenterissa.

Kaikki nämä tehtävät on ennenkin tehty, mutta tehtäviä on ylläpidetty joko manuaalisessa tai sähköisessä kalenterissa. Tampuurin Isännöitsijän Toiminnanohjaus ei tässä mielessä tuo yhtään uutta tehtävää, mutta Tampuurin avulla mahdollistetaan myös isännöintiyrityksen johdon tasolla tehtävien statuksien seuraaminen. Enää ei tarvitse yksittäiseltä isännöitsijältä viikkopalaverissa tivata tehtävien tilannetta vaan se voidaan katsoa suoraan Tampuurista.

Tehtävät voidaan hoitaa myös paikasta, ajasta sekä laitteesta riippumatta Tampuuri X:n työkaluilla. Enää ei tarvitse etsiä tehtäviä vaan Tampuuri X:n isännöitsijän omalla työpöydällä näytetään aina kaikki isännöitsijän aktiiviset tehtävät. Isännöitsijä voi hoitaa tehtäviä kännykällä tai tablet laitteella vaikka suoraan hallituksen kokouksen aikana.

Tästä systemaattisesta tavasta toimia hyötyvät niin isännöitsijät kuin toimistojen vetäjät. Toivottavasti myös hallitukseen saakka näkyy se, että isännöitsijällä on tehtävät hallussa ja tätä kautta koko isännöinnin asiakastyytyväisyys paranee.

Avoimuuden ja reaaliaikasuuden lisääminen

Toinen asia, mistä Ilkka Saarinen puhui Isännöinti Goes Digi -tapahtumassa, oli erilaisten asumissovellusten puuttuminen tai niiden vähäisyys. Sähköisiä palveluita on aika monella isännöintitoimistolla, mutta niiden mahdollisuuksien hyödyntäminen kaiken kaikkiaan on jäänyt käyttämättä. Vielä tänäkin päivänä ”sähköiset palvelut” roskaavat isännöitsijätoimistojen sähköposteja erilaisilla muuttoilmoituksilla tai yhdenottopyynnöillä.

Kaikki nämä erilaiset muuttoilmoitukset sekä muut yhteydenottopyynnöt pitää saada pois sähköposteista tehtäviksi Ilmoitushallintaan tai Yhteydenottojen työjonoon. Tällä tavalla asiat saadaan systemaattisen prosessin piiriin ja näille erilaisille pyynnöille voidaan määrittää vastuulliset hoitajat myös tuuraustapauksissa. Kaikki tiedot löytyvät näin myös asiakkaan takaa eikä asioita tarvitse enää lähteä etsimään jostain sähköpostilaatikosta.

yhteydenotot
Kuva: Tampuurin sähköisissä palveluissa osakas ja toimiston väki voivat keskustella suoraan Tampuurin ja sähköisten palveluiden välillä kahdensuuntaisesti

Tässä toimintamallissa tehdään käytännössä sama asia, mitä pankit ovat tehneet meille asiakkaina. Tänä päivänä melkein kaikki pankkipalvelut löytyvät jo verkosta ja itse pankissa on jopa kiusallista käydä. Näin pitää pystyä tekemään myös asukkaiden ja osakkaiden kanssa. Kaikki palvelut pitää saada sähköisiin palveluihin ja sitä kautta toimintaan ennen kaikkea avoimuutta ja reaaliaikaisuutta.

Tämä vaikuttaa myös toiminnan tehokkuuteen, kun kaikki tiedot ovat hallussa ja niitä voidaan helposti käsitellä vaikka ympäri Suomea. Voidaan rakentaa asiakaspalvelukeskuksia, jotka hoitavat asiakkaiden kontaktointia ja isännöitsijä voi oikeasti keskittyä siihen ”oikeaan” työhön. Kaikki toiminnanohjaukseen syötetyt tiedot ovat asiakkaan käytettävissä eikä jokaista tietoa tarvitse kysyä aina isännöitsijältä.

Digitaalinen vuorovaikutus

”Digitaalinen vuorovaikutus ei ole vain tämän ajan ilmiö, vaan kulttuurinen muutos, joka jalkautuu vielä pitkään liike-elämässä eri toimintoihin ja eri toimialoille. Vuorovaikutuksen määrä moninkertaistuu, digitalisoituu ja monikanavaistuu. Toitottaminen on laskussa, vuorovaikutus kasvussa.”

http://dingle.fi/2014/03/04/vuorovaikutus-digitaalisuuden-lahtokohdaksi/

Kaikki nämä edellä mainitut asiat kasvattavat vuorovaikutusta isännöitsijän, toimiston, palveluyritysten ja asiakkaan välillä. Isännöinnin ympärille rakennetaan palveluverkosto ja tätä kautta asiakkaan kokema hyöty on huomattavasti suurempi.

Sähköiset palvelut, Isännöitsijän toiminnanohjaus, Tampuuri sekä Tampuuri X, kaikki nämä työkalut auttavat tässä ja mahdollistavat tällaisen ekosysteemin rakentamisen isännöinnin ympärille.

omatalous
Kuva: Sähköinen palvelu asukkaan/osakkaan omiin tietoihin

Myös verkkokaupat tekevät tuloaan ja ennen kaikkea näiden verkkokauppojen kanssa tarvitaan vahva kumppaniverkosto sekä kumppaniverkoston välinen vuorovaikutus. Isännöinti voisi toimia verkkokaupan alustana ja kumppaniverkosto sitten toimittaa tuotteita tai palveluita asukkaille ja osakkaille tämän verkkokaupan kautta.

Isännöinti siirtyy verkkoon, halutaan sitä tai ei. Muutos tulee sisältä tai sitten joku muu tekee isännöintiin digitaalisen disruption.

Isännöinti siirtyy verkkoon, halutaan sitä tai ei. Muutos tulee sisältä tai sitten joku muu tekee isännöintiin digitaalisen disruption. Toivottavasti ala huomaa tämän ajoissa ja me Talokeskuksessa haluamme olla mukana auttamassa isännöintiyrityksiä muutoksen kourissa.


Isännöinti Goes Digi

Isännöinnin on kuljettava nopeammin kohti digitaalisuutta, sillä asiakkaat ovat jo siellä. Isännöintiliitto järjesti jäsenyritysten johdolle ja avainhenkilöille Isännöinti goes Digi -tilaisuuden, jossa tarkasteltiin digitaalisen ja teknologisen murroksen vaikutuksia ja mahdollisuuksia.

Kiitoksia kaikille järjestelyissä mukana olleille ja toivottavasti tämä perinne jatkuu myös tulevina vuosina 🙂

Disruptio

Nykykielenkäytössä disruptiolla tarkoitetaan ilmiötä, jossa esimerkiksi jokin uuteen teknologiaan perustuva innovaatio haastaa alan perinteiset toimintatavat. On puhuttu muun muassa digitaalisuuden aiheuttamasta disruptiosta.

 

Digitaalinen disruptio osa 1 – isännöinti muuttuu, onhan isännöintiala mukana muutoksessa?

Isännöintiliitto julkaisi hiljattain tutkimuksen otsikolla ”Isännöintialan
digiselvitys 2016”. Tutkimukseen vastasi 61 isännöintiyrityksen johtoon kuuluvaa henkilöä ja 210 isännöitsijää. Kyselyn teemoina olivat:

  • Isännöinnin digitalisaation nykytila
  • Miten digi muuttaa isännöinnin arkea
  • Isännöintiohjelmistojen arviointi

Tutkimusten tulosten perusteella voidaan hyvinkin todeta, että digitaalisuus koetaan ennen kaikkea mahdollisuutena. Kaikki asioita ei varmasti vielä kukaan ymmärrä, mutta tahtotila on selkeä ja digitaalisuudesta toivotaan selvästi piristystä liiketoimintaan.

Ristiriitaiset fiilikset?

Tutkimuksen tulokset antavat toisaalta vähän ristiriitaisen fiiliksen digitalisaation ymmärryksestä. 81 % isännöitsijöistä väittää (kuva alla), että digitalisaation hyödyt ovat itselle selkeitä ja ymmärrettäviä. Tämä on todella kova väite ja itse en ainakaan pysty allekirjoittamaan tuota. Sähköpostin lähettäminen tai Excel taulukon täyttäminen ei todellakaan ole digitalisaatiota, tässä kohtaa on mennyt kyllä puurot ja vellit sekaisin.

81 % isännöitsijöistä väittää (kuva alla), että digitalisaation hyödyt ovat itselle selkeitä ja ymmärrettäviä.

suhtautuminendigitalisaatioon
Kuva: Ote Isännöintiliiton tutkimuksesta

Pitäisi toki päästä keskustelemaan näiden 170 isännöitsijän kanssa, jotta voisi ymmärtää miten he ovat ymmärtäneet kyseisen kysymyksen. Kysymyksen asettelu antaa aina vastaajalle mahdollisuuden ymmärtää kysymyksen, miten itse haluaa, mutta tässä kohtaa voisikin todeta isännöitsijöiden olleen väärässä (pahoittelut tästä). Kukaan ei vielä täysin ymmärrä mitä koko digitalisaatio tarkoittaa ja isännöitsijät eivät ole perinteisesti olleet niitä keihäänkärkiä kehittämisen osalta, joten tuskin ovat digitalisaationkaan osalta.

Asiakkaat eivät ole vielä valmiina digitaalisiin palveluihin?

Toinen mielenkiitoinen asia tutkimuksen osalta on se, etteivät isännöitsijät tai isännöintiyrityksen johtajat usko oman asiakaskunnan olevan vielä valmis digitalisiin välineisiin tai palveluihin.

suhtautuminendigitalisaatioon_johto
Kuva: Yritysjohdon vastauksia kyselyyn

Vain 25 % isännöitsijöistä ja 42 % isännöintiyrityksen johtoon kuuluvista uskovat asiakkaiden olevan valmiina esimerkiksi sähköisiin palveluihin (ks. kuvien viimeiset kohdat). Kilpailu- ja kuluttajaviraston teettämässä tutkimuksessa (Pankkipalvelut 2015, Kuluttajien näkemyksiä pankkien tarjonnasta sivu 16-17) käy kuitenkin selville, että 91 % pankkien asiakkaista omistaa verkkopankkitunnukset.

Verkkopankin käyttö oli yleisintä 30–54-vuotiailla, joista 98 prosentilla oli tunnukset. Vähäisintä käyttö oli 65–74-vuotiailla (78 %:lla tunnukset) ja 75–84-vuotiailla (49 %:lla tunnukset).

Kilpailu- ja kuluttajaviraston tutkimus vuodelta 2015

Kilpailu- ja kuluttajaviraston tutkimuksen mukaan asiakkaat ovat todellakin jo valmiina erilaisiin digitaalisiin sähköisiin palveluihin. Jos asukkaat ja osakkaat käyttävät pankkipalveluita digitaalisesti, voidaan todeta sähköisten palveluiden olevan heillä jo hallussa.

Asukkaille ja osakkaille pitää luoda tarjontaa, mahdollisuus käyttää palveluita sähköisesti. Kyllä asiakkaat käyttävät palveluita, jos niiden sisältöön panostetaan niin isännöitsijän kuin johdonkin toimesta. Digitaalisuus pitäisi saada mukaan taloyhtiön strategiaan ja tätä kautta asukkaiden ja osakkaiden arkeen.

Isännöintiyrityksien johto toivoo tehokkuutta

Tutkimuksen perusteella isännöintiyrityksen johtoon kuuluvat toivovat digitalisaation parantavan tai tuovan lisää

  • Toiminnan tehokkuutta
  • Avoimuutta ja reaaliaikaisuutta
  • Kustannussäästöjä
  • Vuorovaikutusta ja kommunikointia
  • Liiketoiminnan kasvua
  • Oppimisen ja kehittymisen nopeutusta
  • Uutta liiketoimintaa

motivaattorit_digitaalisuuteen
Kuva: Isännöintiyrityksen johdon näkemys motivaattoreihin

Seuraavassa artikkelissa pureudun näistä kolmeen kohtaan vähän tarkemmin, jotta päästään kartalle, miten näitä asioita oikeasti voidaan muuttaa tai parantaa. Lokakuun lopussa pidetyssä Isännöinti Goes Digi -tapahtumassa näitä kolmea kohtaa käsiteltiin myös aika laajasti. Alla yksi kuvankaappaus omista muistiinpanoistani, puhujana tässä kohtaa oli Isännöintiliiton hallituksen puheenjohtaja Ilkka Saarinen.

isannointigoesdigi
Kuva: Muistiinpanoja Isännöinti Goes Digi tapahtumasta


Isännöinti Goes Digi

Isännöinnin on kuljettava nopeammin kohti digitaalisuutta, sillä asiakkaat ovat jo siellä. Isännöintiliitto järjesti jäsenyritysten johdolle ja avainhenkilöille Isännöinti goes Digi -tilaisuuden, jossa tarkasteltiin digitaalisen ja teknologisen murroksen vaikutuksia ja mahdollisuuksia.

Kiitoksia kaikille järjestelyissä mukana olleille ja toivottavasti tämä perinne jatkuu myös tulevina vuosina 🙂

Disruptio

Nykykielenkäytössä disruptiolla tarkoitetaan ilmiötä, jossa esimerkiksi jokin uuteen teknologiaan perustuva innovaatio haastaa alan perinteiset toimintatavat. On puhuttu muun muassa digitaalisuuden aiheuttamasta disruptiosta.

Tampuuri huoltokirja on osa kiinteistöjen digitalisaatiota

Teollisuus on ollut perinteisesti kiinteistöalaa edellä uudenaikaisten toimintamallien käyttöönotossa. Tällä hetkellä puolet Konecranesin 2 miljardin liikevaihdosta tulee huoltotoiminnasta. Mittasuhteet ylläpidonaikaiseen toiminnan eduksi ovat kasvaneet huomattavasti.

Teollisuudessa huoltotoiminnan tehostaminen on ollut yksi ison D:n (Digitalisaatio) sekä IoT:n mehukkaimmista hedelmistä. Lisäarvo perustuu ensisijaisesti tarpeenmukaiseen huoltoon.

Miksi sitten kiinteistöala on jäljessä? Kiinteistöissä mittasuhteet ovat pienempiä. Jos pumppu pysähtyy, miljoonabisnes ei välttämättä ole samalla sekunnilla vaarannettu. Toiseksi, kiinteistöt ovat lähes poikkeuksetta kukin yksilöitä, jotka eivät synny tuotantolinjalla. Määrämuotoisen järjestelmän liimaaminen yksilöllisen kiinteistön kylkeen ei ole aina ongelmatonta.

Miksi sitten kiinteistöala on jäljessä? Kiinteistöissä mittasuhteet ovat pienempiä. Jos pumppu pysähtyy, miljoonabisnes ei välttämättä ole samalla sekunnilla vaarannettu. Toiseksi, kiinteistöt ovat lähes poikkeuksetta kukin yksilöitä, jotka eivät synny tuotantolinjalla. Määrämuotoisen järjestelmän liimaaminen yksilöllisen kiinteistön kylkeen ei ole aina ongelmatonta.

Kiinteistöissä tärkein tavoite on asiakkaiden, käyttäjien, vuokralaisten sekä asukkaiden tyytyväisyys. Mikäli nämä asiat ovat kunnossa, muut raadollisemmat arvot seuraavat perässä.

Kiinteistöissä tärkein tavoite on asiakkaiden, käyttäjien, vuokralaisten sekä asukkaiden tyytyväisyys. Mikäli nämä asiat ovat kunnossa, muut raadollisemmat arvot seuraavat perässä.

Haluan tässä blogikirjoituksessani pohtia, mikä on Talokeskuksen tilanne kiinteistön ylläpidon digitalisaation aallossa.

Sähköinen huoltokirja

Sähköinen huoltokirja herättää tunteita. Osalle Tampuuri huoltokirja on välttämätön työkalu kiinteistön ylläpidossa. Joku toinen kokee sen pakollisena järjestelmänä, jota on pakotettu käyttämään.

Markkinoimme uutta Tampuuri X -tuotettamme työtä tehostavana työkaluna. Kuulin kommentin kentältä: ”Miten sillä on muka nopeampaa kuitata huoltotyö tehdyksi verrattuna nykyiseen ruksiin, jonka teen kynällä paperiseen työmääräimeen?” Hyvä relevantti kysymys.

Muutaman sekunnin työvaiheen optimointi ei välttämättä olekaan se johon tulisi puuttua. Ruksi työmääräimessa on yksi osa kiinteistöhuollon prosessia.  Ruksin kirjaamisen jälkeen työn suorittamisesta tulisi tiedottaa kiinteistön edustajaa sekä mahdollisesti käyttäjiä. Lisäksi tehty huoltotyö tulisi dokumentoida asianmukaisesti, jotta rahan arvoista huoltohistoriaa voidaan hyödyntää myöhemmin, esimerkiksi kiinteistökaupoissa. Joissain tapauksissa työstä pitää laskuttaa. Kenties joku haluaa seurata asiakastyytyväisyyttä? Eikä pidä unohtaa niitä työvaiheita, jotka edeltävät paperisen työmääräimen saattamista kentälle.

Tärkeintä kuitenkin on, että työ tulee tehtyä suunnitella tavalla. Työn kuittaaminen on ainoastaan valittu tapa toimia.  Edellä mainitut työvaiheet muodostavat suurimman osan työstä ja vieläpä usean eri osapuolen taakaksi. Tampuuri X on kehitetty nimenomaan osaksi kentällä tehtävää kiinteistöhuollon prosessin osaa, työn kuittaamista ja mahdollisten huomioiden tekemistä.

Huoltokirja osana johtamisjärjestelmää

Huoltokirjoista on viime aikoina alettu puhumaan kiinteistön toiminnanohjausjärjestelminä. Muutos on ollut tervetullut, sillä huoltokirja terminä on paisunut kasvaneiden käyttäjätarpeiden myötä ulos muotistaan. Tämä on huomattu alalla ja tuleva nimitys näyttäisi tällä hetkellä olevan kiinteistönpitokirja.

Tampuuri huoltokirjassa toiminnanohjauksen periaatteet ovat mielestäni selkeät. Mallihuoltokirjaan mallinnetaan ”talon tapa toimia”. Mallihuoltokirja pitää sisällään tiedon vastuista (suorittaminen, hankinnat, kustannukset, ym.), milloin ja miten työt tulee suorittaa. Kerran valmiiksi mietityn mallihuoltokirjan avulla ”talon tapa” on suoraviivaista jalkauttaa haltuun otettaviin sekä rakennettaviin kiinteistöihin.

Myös ilmoitushallinnan toimintaa voidaan automatisoida toiminnan tehostamiseksi ja ennen kaikkea suunnitelmalliseksi, ennalta mietityksi. Tietyn tyyppiset vikatyöt voidaan ohjata oikealle suoraan sopimuskumppanille tai välikätenä voidaan käyttää esimerkiksi palvelukeskusta. Jälleen kyse on talon tavasta toimia ja siitä, että järjestelmä tukee tekemistä.

Tampuurin toimintaperiaate on prosessilähtöinen. Kiinteistöjen ylläpidossa prosesseja ovat esimerkiksi seuraavat tehtävät:

  • Päivittäiset työt (Tampuuri ilmoitukset)
  • Määräaikaiset työt (Tampuuri huoltokalenteri)
  • Kertaluontoiset sekä isommat toistuvat työt (Tampuuri kunnossapito, PTS)
  • Huomioiden kirjaaminen (Tampuuri käyttöpäiväkirja)

Oleellista on, että järjestelmä tukee prosesseja ja tarvittaessa ohjaa niitä. Usein törmätään tilanteeseen, jossa ”pikku vika” saattaakin muodostua isoksi hankkeeksi. Esimerkiksi tässä tilanteessa ilmoituksena kirjattu työ voidaan joustavasti siirtää PTS-osioon, jossa sitä käsitellään yrityksen investointikäytäntöjen mukaisesti eteen päin. Vastaavasti määräaikaishuollon yhteydessä havaittu vika (kuittauksen huomio) siirtyy käsiteltäväksi ja se ohjataan joko päivittäiseen korjaustoimintaan ilmoitukseksi tai isommaksi remontiksi PTS:ään. Kuulostaako järjestelmälliseltä, vakuuttavalta ja ennen kaikkea ammattimaiselta kiinteistöjohtamiselta?

Järjestelmällinen kiinteistön ylläpito luo uusia mahdollisuuksia

Toinen mielenkiintoinen pohdinta, johon olen asiakkaidemme kanssa törmännyt on ajatus: ”Syntyykö se PTS sitten sieltä huoltokirjasta?”. Ensimmäisenä teki mieli vastata, että nehän ovat kaksi eri asiaa. Sen sijaan päädyin pienen jäätymisen jälkeen vastaamaan, että huoltokirjasta saadaan huomattavasti hyvää lähtötietoa PTS:ään. Asiaa jälkeen päin mietittyämme olemme löytäneet lukuisia yhtymäkohtia huoltokirjan ja PTS:n välillä.

Tyypillisesti syksyisin seuraavan vuoden budjettia suunniteltaessa on esimerkiksi järkevää analysoida päivittäisessä kiinteistön ylläpidossa (huoltokirja) esiin nousseita asioita. Mitä huomioita määräaikaishuoltojen yhteydessä on kirjattu, onko johonkin rakennusosaan tai järjestelmään kohdistuneet vikailmoitukset kasvussa, onko käyttöpäiväkirjassa toistuvia merkintöjä? Tämän tiedon analysointiin olemme kehittäneet havainnollista graafista raportointia, Tampuuri BI.

Järjestelmän, ei edes Tampuurin, olemassaolo ei varmista haluttua lopputulosta. Järjestelmään syntyvä tieto on juuri niin relevanttia kuin sinne syötetään. Lontoolainen sanonta ”shit in, shit out” kuvannee asiaa paremmin. Tiedon syöttämisen ohella tietoa myös kerätään Tampuuriin. Esimerkiksi etähallintapalveluumme liitettyjen kiinteistöjen automaatiojärjestelmistä saatu tieto on liitettävissä Tampuuriin. Tämän lisäksi kulutustiedot ovat yhä useammin saatavilla etäluennan avulla.  Kun tietoa on paljon useista tietolähteistä, voidaan puhua Big datasta. Mitä sillä sitten tehdään; paljon tietoa, kiva juttu.  Mietimme työssämme päivittäin, miten käsite voidaan muuttaa Smart dataksi, eli tiedoksi jolla voidaan tehdä päätöksiä.

Tänä päivänä autot ilmoittavat meille, milloin määräaikaishuolto tulisi varata. Huoltoväli riippuu auton käytöstä. En ole autoinsinööri, mutta todennäköisesti taustalla on algoritmeja, sekä ajotietokoneesta kerättyä tietoa auton käytöstä. Jonakin päivänä kiinteistökin on kykenevä ilmoittamaan huoltotarpeestaan. Sinä päivänä olemme suunnilleen samassa tilanteessa kuin aiemmin mainittu Konecranes on tänään. Aihepiiri on äärimmäisen mielenkiintoinen ja tekee päivistämme Talokeskuksella toinen toistaan mielenkiintoisempia.

Ylläpito on suurin osa kiinteistön elinkaarta

Huoltokirja on tällä hetkellä ratkaisu tiedon siirtämisessä rakennusvaiheesta ylläpitovaiheeseen. Huoltokirjan koordinointityö on suurimmilta osin olemassa olevan tiedon jalostamiseen liittyvää asiantuntijatyötä. Suunnittelemme Talokeskuksella tietomallien avulla. Suuri osa huoltokirjakoordinaattorin tarvitsemasta tiedosta on saatavilla tietomallista. Tällä hetkellä tietomallit ovat ikävä kyllä pääsääntöisesti ainoastaan rakentamisen aikaisia. Kehitämme ratkaisua yhteen tietomalliin rakentamisen sekä ylläpidon aikana. Aiheesta kuulet lisää tulevassa blogissamme.

Digitalisaatio?

Aikaisemmassa blogissamme Teemu Keiski lainasi digitalisaation määritelmää seuraavasti: “Digitalisaatio on digitaaliteknologioiden käyttöä liiketoimintamallien muuttamiseksi kohti uudenlaisen arvontuoton tarjontaa; kyse on muutosprosessista kohti digitaalista liiketoimintaa”

Tampuuri huoltokirjassa on jo vuosia ollut elementtejä digitalisaation määritelmän täyttämiseksi. Tänä päivänä Tampuuri mahdollistaa digitaaliteknologioiden avulla uusien liiketoimintamallien muuttamisen kohti uudenlaista arvontuottoa. Elämme muutosprosessissa kohti entistä digitaalisempaa liiketoimintaa. Tampuuri on siis digi!