Kestävän kehityksen puolesta

Ossi1

Talokeskus haluaa olla kestävän kehityksen keulakuvana omissa toiminnoissaan ja siksi Talokeskuksen ajoneuvoihin tankataan Neste MY uusiutuvaa dieseliä vuoden loppuun asti.
“Talokeskuksen visio on olla merkittävä toimija kestävästi rakennetussa ympäristössä”, liiketoimintajohtaja Sami Päivärinta Talokeskukselta kertoo.

Kestävän kehityksen palvelut pyrkii mm. optimoimaan kiinteistöjen energiankulutusta, keventämään ympäristöjalanjälkeä sekä tuottamaan kiiinteistöjen käyttäjille uusia, fiksumpia ja viihtyvyyttä parantavia palveluja.

Nesteen asemaverkosto tarjoaa valtakunnallisesti toimivalle Talokeskukselle vahvan selkänojan. Talokeskus hyödyntää sekä Neste Yrityskortteja että Neste Yksityiskortteja autojen ja työsuhdeajoneuvojen tankkauksissa ympäri maan.

Talokeskuksen ajoneuvokanta on 56 työsuhdeautoa. Yhteensä Talokeskukselle kertyy vuodessa noin 1 462 000 kilometriä tien päällä ja polttoainetta kuluu noin 87 700 litraa. Tämä määrä vastaa noin 224 tonnia kasvihuonekaasupäästöjä vuosittain.

Osana ympäristötavoitteitaan Talokeskus leikkaa kasvihuonekaasupäästöjään Neste MY uusiutuvalla dieselillä toukokuusta vuoden 2017 loppuun. Neste MY uusiutuva diesel tehdään 100 % jätteistä ja tähteistä. Tämän vuoksi se tuottaa jopa 90 % vähemmän kasvihuonekaasuja kuin tavanomainen fossiilinen diesel.

“Kuten kiinteistöalalla, haluamme olla kestävän kehityksen asioissa keulakuva myös omassa toiminnassamme. Siksi yllytämme työntekijöitämme tekemään viisaita valintoja ja tankkaamaan Neste MY:tä aina, kun se on mahdollista.”

Ossi2liiketoimintajohtaja Sami Päivärinta

Puhtaasti palava Neste MY säästää myös moottoria ja tuottaa merkittävästi fossiilista dieseliä vähemmän lähipäästöjä.

“Luonnollisesti hiilidioksidivähenemä on meille olennainen asia, mutta totta kai vaakakupissa painavat myös muut Neste MY:n hyvät ominaisuudet.”

“Brändiarvoltaan Neste MY:n käyttö on meille suurempi asia kuin se, mikä on hinnanerotus tavalliseen dieseliin verrattuna. Ja nyt kun on meneillään Suomen juhlavuosi, niin haluamme myös tehdä kotimaisen ympäristöteon Suomen hyväksi”, Päivärinta sanoo.

EU-tietosuoja-asetus tulee myös kiinteistöalalle, oletko valmis?

Minulla oli ilo ja kunnia olla järjestämässä asiakkaillemme EU:n tietosuoja-asetukseen liittyvää infotilaisuutta. Olen havainnut, että asiakkaamme ovat asetuksesta erittäin kiinnostuneita ja siitä mitä me heidän merkittävimmän ohjelmiston toimittajana aiomme tehdä heidän tukemisekseen asetuksen myötä tulevassa muutoksessa. Tämä näkyi myös infotilaisuudessamme erittäin hyvin. Oli aktiivista kysymyksien esittämistä ja keskustelua.

Tämä on hyvä merkki, koska tietosuoja-asetus on tullakseen vaikuttamaan meidän jokaisen elämään tässä digitalisoituvassa maailmassa ja siihen on parempi varautua etukäteen kuin käpertyä piiloon. Olen erittäin iloinen ja ylpeä siitä, että Tampuuri-asiakkaamme ovat tässä edelläkävijöiden joukossa yhdessä miettimässä henkilötietojen käsittelyn kestävää tulevaisuutta.

Mistä tietosuoja-asetuksessa on kyse?

Tietosuoja-asetus on osa EU:n tietosuojalainsäädännön uudistusta. Asetus tuli voimaan 24.5.2016, ja sitä aletaan soveltamaan kahden vuoden siirtymäajan jälkeen 25.5.2018 alkaen. Tämä osoittaa sen päivän, jolloin henkilötietojen käsittelyssä on alettava noudattamaan uusia säännöksiä.

Tietosuoja-asetuksen keskiössä on uudistaa 90-luvulta peräisin olevaa henkilötietojen käsittelyn lainsäädäntöä ja konkreettisia käytäntöjä mm. avoimuuden ja läpinäkyvyyden lisäämisen kautta. On tunnistettu, että maailma on muuttunut yli 20 vuodessa – myös lainsäätäjän on tämä otettava huomioon.

Nykyään netti on pullollaan erilaisia palveluita, joihin tietonsa antamalla saa ”ilmaisia ominaisuuksia”. Moni ei tietysti ajattele asiaa niin, että palvelu itseasiassa maksetaan nimenomaan sillä, että antaa henkilötietonsa eikä pohdita sitä, että mikä palveluntarjoajan motiivi tai ansaintalogiikka asian taustalla onkaan. Juuri tästä tietosuoja-asetuksessa on kyse, huomion kiinnittämisestä oikeisiin asioihin.

Nostaisin yhtenä esimerkkinä viime aikoina esillä olleen hittimobiilisovelluksen, jolla voi kuvan omista kasvoistaan vanhentaa ja jakaa muille. Tämähän on tietysti ensisijaisesti hauskaa viihdettä kenelle tahansa. Välttämättä kovinkaan moni ei kuitenkaan noteerannut tai pohtinut sitä, että minne kyseinen sovellus/palvelu loppuviimeksi ne kuvat tallentaa ja mitä se mahdollisesti niillä tekee. Palveluhan toimii niin, että se siirtää kuvatiedoston Venäjällä sijaitsevalle palvelimelle, prosessoi sen siellä ja sitten vasta palauttaa kuvan prosessoituna mobiiliapplikaation käyttöön.

Ketä tietosuoja-asetus koskee ja miten sitä sovelletaan?

Mikäli työssäsi näet, käsittelet tai välillisesti edes jollain tavalla olet tekemisissä henkilötietojen kanssa, niin asetus koskee kyllä sinuakin. Tietosuoja-asetus koskee henkilötietoja käsitteleviä organisaatioita, niin rekisterinpitäjiä kuin henkilötietojen käsittelijöitä ja sitä sovelletaan niin yksityisellä kuin julkisella sektorilla.

kysymysmerkki

Sillä, millä laajuudella käsittelyä tehdään, käsiteltävien henkilötietojen luonteella tai mitä teknologiaa on käytetty, ei ole merkitystä.  Toki poikkeuksia ja nyansseja on esimerkiksi viranomaisten toimivaltuuksissa, mutta tämä on se iso kuva yksinkertaistettuna. Vaikutukset koskettavat organisaatioita kuin organisaatioiden työntekijöitä.

Tietosuoja-asetuksen soveltamisalaa on muun muassa automaattinen henkilötietojen käsittely. Itse henkilötietojen määritelmä on suhteessa vanhaan lainsäädäntöön tarkentunut ollen myös paljon konkreettisempi. Esimerkiksi IP-osoite katsotaan henkilötiedoksi.

Tietosuoja-asetuksessa on meille kiinnostuneille se mielenkiintoinen tilanne, että siinä on kansallista liikkumavaraa ja tätä on Oikeusministeriön työryhmä työstänyt viime vuodesta ja konkreettiset lakimuutosesitykset pitäisi olla mietintöinä 31.5.2017 mennessä. Isot periaatteet ovat toki selvät, mutta kyllähän käytännön konkreettiset tulkinnat sen varsinaisen ”pihvin” luovat. Henkilökohtainen mielipiteeni on, että tämä työ on jätetty liian myöhään, se olisi ehdottomasti pitänyt olla jo tehtynä paljon lähempänä siirtymäkauden alkamista.

Miten Tampuuri-asiakkaat tai kiinteistöala yleisesti?

Kiinteistöalalla henkilötietoja on erilaisissa rekistereissä. Yksi esimerkki on asunto-osakeyhtiön osakerekisteri, jota käytetään asunto-osakeyhtiölain mukaisia tehtäviä hoidettaessa. Toinen konkreettinen helposti ymmärrettävä esimerkki on vaikkapa vuokranantajan ylläpitämä hakijarekisteri,  joka perustuu nykyisellään henkilötietolain määritelmään asiakassuhteesta.

Kolmas esimerkki henkilötietoja käsittelevästä toimijasta on huoltoyhtiö, joka kuitenkin esimerkiksi ovenavauksissa pyrkii henkilötiedot tarkastamaan asukasrekisteristä varmistaakseen, että oikea ihminen pääsee sisään oikeaan asuntoon. Asukasrekisterin pitäminen sekin perustuu asunto- ja kiinteistöosakeyhtiön osalta henkilötietolain yhteysvaatimukseen.

ovi ja avain

On selvää, että tietosuojaohjeistuksien uudistuminen aiheuttaa kiinteistötoimialalla, erityisesti tietysti asumisen puolella, syyn pysähtyä pohtimaan asioita tarkemmin. Keskeinen kysymys on edellä jo viittaamani, että miten konkreettista lainsäädäntöä tullaan muuttamaan. Yksi idea, mikä mieleeni nousee tätä pohtiessa, on että alan toimijoiden saattaisi olla fiksua yhdistää voimansa ja perustaa yhteinen tietosuojafoorumi. Yhdessä on helpompi varmistaa, että mennään oikeaan suuntaan toimialalle näinkin keskeisessä asiassa.

Kirjoitus on mukava päättää lupaukseemme. Mitä tahansa tulee, Talokeskus on sitoutunut auttamaan asiakkaansa muutoksen yli. Toteutamme Tampuuri-ohjelmistoomme lukuisia uusia ominaisuuksia, joilla tuemme asiakkaidemme työtä ja hyvää ja kestävää henkilötietojen käsittelytapaa.

Tulemme esimerkiksi kehittämään Tampuuriin kokonaisvaltaisen selvitystulosteen, jolla henkilötietojen tarkastusoikeus voidaan toteuttaa nopeasti ja tehokkaasti. Edesautamme myös asiakasyrityksiemme henkilötietojen käsittelyn auditoinnin sujuvuutta uusilla raporteilla. Lupauksemme keskeinen sisältö on, että Talokeskuksen tuotteistettuja ratkaisuja käyttävät asiakkaat ja heidän asiakkaansa voivat nukkua yönsä rauhassa.

Lisää tietoa asiasta kiinnostuneille

Taloyhtiöiden asukasluettelot ja henkilötietolaki
http://www.tietosuoja.fi/material/attachments/tietosuojavaltuutettu/tietosuojavaltuutetuntoimisto/oppaat/6JfqGV1CR/Taloyhtioiden_asukasluettelot_ja_henkilotietolaki.pdf

Tietosuojavaltuutetun opas: ”Miten valmistautua EU:n tietosuoja-asetukseen”
http://tietosuoja.fi/fi/index/ajankohtaista/tiedotteet/2017/01/uusiopasauttaarekisterinpitajiaeuntietosuoja-asetukseenvalmistautumisessa.html

VAHTI-raportti 1/2016: ”EU-tietosuojan kokonaisuudistus”
https://www.vahtiohje.fi/web/guest/vahti-raportti-1/2016

Vuokrauksen tietosuojaohje
http://www.rakli.fi/media/asuminen/vuokrauksen-tietosuojaohje.pdf

Pitkän kehitystyön hedelmät kypsymässä

Tampuuri Taloushallinnon (Talokeskuksen uudella nimeämiskäytännöllä aTampuuri) kehitystyö on edennyt niin pitkälle, että ensimmäisten taloyhtiöiden kirjanpitoa otetaan käyttöön.

Taloushallinnon usean vuoden kehitystyö on saavuttanut pisteen, jossa ensimmäisten taloyhtiöiden kirjanpitotiedot ovat nyt syötettynä aTampuuriin. Tämä on ensimmäinen merkittävä välietappimme pitkässä matkassa kohti kattavaa isännöinnin kokonaisjärjestelmää, jossa kaikki tarvittava tieto on koottuna yhden ja saman järjestelmän sisälle.

Kokonaisjärjestelmän edut, yksi luukku – monta palvelua

Taloyhtiöiden taloushallinto ja sieltä saatavat tiedot muodostavat merkittävän osan isännöitsijöiden ja asukassihteerien työnkuvasta. Kun taloustiedotkin saadaan kulkemaan joustavasti Tampuurin sisällä, vähentyy tarve tiedon siirrolle tai kaksinkertaiselle tietojen syötölle.

Useissa toiminnoissa – kuten toimintakertomuksessa ja lainahallinnassa – tarvitaan tietoa isännöinnin ja taloushallinnon järjestelmistä. Nyt olemme integroimassa näitä tietoja yhteen. Tieto syötetään yhteen järjestelmään, jossa se on joustavasti kaikkien osajärjestelmien käytössä. Esimerkiksi tiliotteet kirjataan taloushallinnossa, josta Tampuurin vastikereskontra ja lainahallinta saa tietoonsa kaikki tarvittavat kirjaukset.

Uudella järjestelmällä on lukuisia etuja puolellaan. Elinkaaren alussa ei ole rasitteena vanhoja teknisiä tai toiminnallisia ratkaisuja, jotka jossain vaiheessa muuttuvat painolastiksi

Maailma muuttuu, se on varmaa. Tekninen kehitys menee vauhdilla eteenpäin ja työvälineet kehittyvät. Myös kirjanpitolaki ja -asetus, kuten muutkin viranomaismääräykset, muuttuvat ajoittain. Nämä kaikki aiheuttavat vaatimuksia järjestelmäkehitykselle. Uuden tuotteen kehitys uusimmilla työvälineillä on ihanteellinen tilanne, joka näkyy tuotekehityksessä tehokkuutena. Ominaisuudet ovat nopeasti kehitettävissä, testattavissa ja toimitettavissa.

Kaikki kiva ei mahdu yhteen lyhyeen blogiin. Tässä valikoituja paloja uudesta aTampuurista.

Uudet työvälineet mahdollistavat uuden käyttökokemuksen ja ulkoasun. Käyttöliittymä on sama kuin xTampuurissa. Käyttäjän ja yrityksen työpöydiltä saa nopeasti kuvan tehdyistä asioista.

blogi5.png

Oma tilikartta, joka tukee kiinteistöalalle suunniteltua TALTIO-raportointikoodistoa. Tilikartta sisältyy ylläpidon palveluun, jolloin vastaamme lakisääteisten muutosten vaikutuksista ja toimitamme muokatun tilikartan tai ohjeet tilikarttaan tehtäville muutoksille. Tarvittaessa tilikarttaa voi muuttaa yrityskohtaisesti.

blogi4.png

Ostolaskujen kierrätys mahdollistaa laskujen tarkastuksen ja tiliöinnin ennen laskun vientiä kirjanpitoon. Säännöstön avulla ostolaskujen vastaanottotoiminnot ovat automatisoitavissa.

blogi3

 

Kauden kuittaus valmiiksi sulkee kirjanpidon muutoksilta kauden loppuun ja ajaa tarvittavat raportit taustalla valmiiksi. Raportit tulevat valmistuttuaan yhtiöiden työpöydille.

blogi2

Kuittitiedot ja kuittien kuvat ovat toimitettavissa kirjanpitoon suoraan mobiililaitteelta – ja vielä valmiiksi tiliöitynä.

aTampuuri - Kuittitiedot

Hallinnoitavien yhtiöiden maksatus on mahdollista tehdä massana tai yrityskohtaisesti. Yhdellä toiminnolla voi maksattaa kaikkien yritysten laskut ja jakaa aineistot eri pankkeihin.

blogi1.png

Pankkiyhteys on luonnollisesti mukana. Se on integroitu toimimaan siten, ettei loppukäyttäjien tarvitse kirjautua siihen. Pankkipalvelut toimivat huomaamatta taloushallinnon taustalla ohjaten pankkiin lähtevää ja sieltä saapuvaa tietovirtaa.

Paljon on tehty – ja paljon on vielä tekemättä. Elinkaaren alussa tuotteen ominaisuudet ovat vielä rajalliset. Tekemällä kuitenkin oikeita asioita oikeaan aikaan ja vielä oikein, voimme varmistua tarvittavien uusien toimintojen tehokkaasta kehityksestä. Näin saamme taattua uudelle tuotteellemme pitkän elinkaaren. Olemme aikatauluttaneet taloushallintoon tulevat ominaisuudet karkealla tasolla jo useaksi vuodeksi eteenpäin!

Tampuurin käyttäjälähtöinen kehityskartta

Tämä kirjoitus on ensimmäisen kerran julkaistu 21.3.2017 Isännöintiliiton Lisäävirtaa Isännöintiin -blogissa.

Tampuuri-ohjelmiston kehitys-roadmapilla vuosi 2017 on voimakkaasti sisäisen kehityksen vuosi. Tulemme vuoden aikana omalla kehityspanoksellamme parantamaan ohjelmiston nopeutta, selainyhteensopivuutta sekä käytettävyyttä. Myös ohjelmiston julkaisunopeutta nostetaan siirtymällä rullaavaan versiopäivitykseen.

roadmap2017

Edellä mainituista käytettävyysparannusten osalta on menossa selvitysvaihe yhteistyössä Isännöintiliiton kanssa, osana Kiihdyttämö-projektia. Yhteistyössä olemme laatineet käyttäjäkyselyn joka toteuttiin nettikyselynä Tampuuria käyttäville isännöintiliiton asiakkaille. Lisäksi isännöintiliitto toteuttaa haastattelututkimuksen viiden alalla toimivan yrityksen kanssa. Käyttäjäkyselyllä pyrimme selvittämään Tampuurin tyypillisiä käyttäjäryhmiä, heidän käyttämiään ohjelman osa-alueita sekä selvittämään näiden osa-alueiden hyviä ja huonoja puolia. Kyselytutkimuksen perusteella teemme parannuksia ohjelman käytettävyyteen 2017 loppupuolella.

Käyttö tehostuu koulutuksella

Tätä kirjoitettaessa haastattelututkimukset ovat kesken mutta nettikyselyn tuloksista olemme saaneet koosteen tutkittavaksemme. Kaikkiaan vastaajia oli 278 kappaletta, joista suurimmat käyttäjäryhmät muodostivat kiinteistöhuollot, isännöitsijät sekä kiinteistösihteerit. Yli 90 prosentilla käyttäjistä Tampuuri oli pääasiallinen työkalu missä työskennellään päivittäin. Työvälineenä perinteinen selainympäristö (Windows) on edelleen suosituin.

Vastanneiden keskuudessa käytetyin ohjelmaosio on ilmoitushallinta, muita laajassa käytössä olevia olivat kohderekisteri sekä hieman yllättäenkin myös dokumenttien hallinta. Itse vastauksista meillä on analyysit vielä työn alla ja odottelemme myös haastatteluiden valmistumista ennen läpikäyntiä.

Yksi asia kuitenkin ansaitsee mielestäni maininnan jo tässä vaiheessa: yli puolet käyttäjistä sanoo ettei ole saanut koulutusta tai perehdytystä Tampuurin käyttöön! Olen varma että oikeilla työtavoilla Tampuurin käyttö tehostuu merkittävästi ja tämä on myös kokemukseni niistä kertauskoulutuksista joissa olen ollut mukana. Muistakaa pitää huolta työntekijöiden osaamisesta.

Kiihdyttämö-projekti jatkuu siis haastatteluiden loppuunsaattamisella sekä tulosten analysoinnilla, minkä jälkeen saatujen palautteiden perusteella teemme panostuksia käytettävyyteen. Uskon että selainriippumattomuuden, lisänopeuden ja palautteiden perusteella tehtävien parannusten jälkeen meillä on taas paljon parempi työkalu tarjota asiakkaillemme.

Oman kodin palvelut handyyn

Miltä kuulostaa, jos asiointi kotisi isännöitsijän kanssa tapahtuisi älypuhelimella vuorokauden jokaisen hetkenä? Puhelimeesi tulisivat viimeisimmät tiedotteet niin remonteista kuin muistakin yhtiön asioista. Tai jos sinulla on ongelmia, vaikka parvekkeen oven salvan kanssa, voisit saman tien ottaa puhelimella kuvan ongelmasta ja lähettää sen suoraan huoltoliikkeelle. Myöhemmin voisit puhelimesta seurata, miten korjaus edistyy. Aivan kuten tänä päivänä voit seurata postipaketin kulkua.

iphone

Puhelin olisi siis sinun kanavasi kotisi ”verkkopankkiin”.

Siellä voisit mm:

  • tarkistaa vastike- tai vuokramaksutilanteeseen tai lainaosuuteesi määrän
  • nähdä kaikki yhteydenpitosi isännöitsijän/asiakaspalvelun kanssa
  • seurata tekemiesi vikailmoitusten sekä yhtiön muiden vikailmoitusten tilannetta
  • lukea remontteihin liittyvät tiedotteet ja dokumentit
  • lukea yhtiökokouskutsun liitteineen
  • säilöä pöytäkirjat
  • ylläpitää omat tietosi

Kaikki nämä palvelut ovat jo nyt saatavilla Talokeskuksen Tampuuri-Isännöintijärjestelmässä.

Varmista sinäkin, että taloyhtiösi on digipalveluiden ykkösketjussa. Jos et jo ole, niin soita meille, niin laitetaan yhdessä kotisi asiat nykypäivään!

Isännöitsijän tai managerin tehtävät järjestelmällisesti haltuun

Isännöitsijät tai managerit käyttävät Tampuuria perinteisesti hyvin vähän ja tämän takia Tampuuriin on kehitetty työkalut myös isännöintiin tai manageeraukseen liittyvien tehtävien hoitamiseen. Toiminnanohjaus -moduulilla kaikki isännöitsijän tai managerin tekeminen saadaan Tampuurin tehtävälistalle ja tällä tavalla tekemistä voidaan jatkossa käsitellä kuten huoltoyhtiöiden tekemistä käsitellään huoltokalenterin kautta.

Toiminnan tehostaminen

Isännöinti Goes Digi -tapahtumassa Ilkka Saarinen puhui toiminnan tehostamisesta ja isännöitsijän ajan riittämättömyydestä. Tapahtuman avauspuheenvuorossa kävi hyvin selväksi, että isännöintialalta puuttuu systemaattisuus ja sitä kautta saatu hyöty. Asiat tehdään samalla tavalla kuin on totuttu tekemään ja rutiineista on vaikea päästä irti.

toiminnanohjausKuva: Tampuurin uusin työkalu, Isännöitsijän toiminnanohjaus

Tampuuri auttaa tässä kohtaa ja ennen kaikkea Tampuurin uusin työkalu Isännöitsijän Toiminnanohjaus. Toiminnanohjauksessa on kyse tehtävien hallinnasta ja ennen kaikkea systemaattisuudesta. Tampuurin tapauksessa jokaisella asunto-osakeyhtiölle (tai kiinteistölle) perustetaan vuosikellon mukainen tehtävälista, joka ohjaa toimintaa systemaattisesti.

Vuosikelloon viedään kaikki kokoukset sekä muut tehtävät, mitä isännöintisopimuksessa sekä hallituksen kokouksissa on sovittu. Kokouksia on mahdollista myös aikatauluttaa Isännöitsijän Toiminnanohjauksessa ja tätä kautta tulevaa toimintaa voi suunnitella kokouksienkin suhteen huomattavasti helpommin kuin ennen.

Kaikki nämä tehtävät on ennenkin tehty, mutta tehtäviä on ylläpidetty joko manuaalisessa tai sähköisessä kalenterissa.

Kaikki nämä tehtävät on ennenkin tehty, mutta tehtäviä on ylläpidetty joko manuaalisessa tai sähköisessä kalenterissa. Tampuurin Isännöitsijän Toiminnanohjaus ei tässä mielessä tuo yhtään uutta tehtävää, mutta Tampuurin avulla mahdollistetaan myös isännöintiyrityksen johdon tasolla tehtävien statuksien seuraaminen. Enää ei tarvitse yksittäiseltä isännöitsijältä viikkopalaverissa tivata tehtävien tilannetta vaan se voidaan katsoa suoraan Tampuurista.

meeting

Tehtävät taskussa

Tehtävät voidaan hoitaa myös paikasta, ajasta sekä laitteesta riippumatta xTampuuri:n työkaluilla. Enää ei tarvitse etsiä tehtäviä vaan xTampuurin isännöitsijän omalla työpöydällä näytetään aina kaikki isännöitsijän aktiiviset tehtävät. Isännöitsijä voi hoitaa tehtäviä kännykällä tai tablet laitteella vaikka suoraan hallituksen kokouksen aikana.

Tästä systemaattisesta tavasta toimia hyötyvät niin isännöitsijät kuin toimistojen vetäjät. Toivottavasti myös hallitukseen saakka näkyy se, että isännöitsijällä on tehtävät hallussa ja tätä kautta koko isännöinnin asiakastyytyväisyys paranee.

Lopuksi vielä video siitä miten Isännöitsijän toiminnanohjaus toimii käytännössä:

Viestintää historiasta tähän päivään

 

Keskustelu viestinnän tärkeydestä taloyhtiöisännöinnissä käy jatkuvasti ja kuumana. Näin vanhana konkarina on tullut nähtyä isännöintimaailmaa jo -80 luvun alusta alkaen. Päivääkään en ole isännöintiä tehnyt, mutta koko tuon ajan olen ollut kehittämässä järjestelmiä isännöinnin avuksi. Muistan miten sain aikanaan -90 luvulla kunnian osallistua isännöinnin kehittämisryhmään, jossa silloinkin jo pohdittiin, mitä isännöinti tulevaisuudessa on. Ja nyt sitten olemme siinä silloisessa tulevaisuudessa!

Esitin jo tuolloin, että isännöinti ei ole pelkkää hallinnon pyörittämistä. Isännöinnin pitää olla kiinteistön ylläpidon ja asumisviihtyvyyden kehittämistä ja niistä huolehtimista. Isännöinti ei siis ole pelkkää taloushallinnon pyörittämistä. Tuonhan voi ostaa palvelunakin. Asumisviihtyvyyteen taas liittyy olennaisesti se, että osapuolet tietävät mitä talossa tapahtuu.

Asumisviihtyvyys on siis viestintää.

Silloin ennen viestinnän mahdollisuudet olivat rajalliset. Oli posti, taloyhtiön postiluukusta jaettavat tiedotteet ja porraskäytävän ilmoitustaulu. Silloin pärjättiin noilla välineillä, eikä ihmiset osanneet muuta kaivatakaan. Asiana viestintä oli toki tärkeä tuolloinkin.

kirje

Nyt voisi sanoa mahdollisuuksien olevan jopa rajattomat vanhaan verrattuna. Nyt on käytettävissä sähköposti, nettiviesti, tekstiviesti ja tietysti tavallinen kirjeposti. Toki kirjepostiakaan ei tarvitse enää itse kuorittaa sillä siihen on saatavissa operaattoripalveluita. Kaikille noille viestintämuodoille on oma merkityksensä ja käyttötarkoituksensa.

Isännöintitoimialalla on nyt käytettävissä Kiinteistöliiton, Isännöintiliiton ja Oikeusministeriön tekemä viestintäsuosituskin taloyhtiöille. Puhtaasti sitä noudattamalla päästään viestinnässä ihan uudelle tasolle.

Elämme kuitenkin vielä tietynlaista murrosvaihetta ja kaikki osapuolet on otettava viestinnässä huomioon. Digitalisaatiosta puhutaan ja sitä vahvasti kehitetään. Pitää kuitenkin huomioida, että kaikilla asukkailla ei vieläkään ole nettiä käytettävissä.  Siksi sama viesti pitää toimittaa eri osapuolille eri tavalla vastaanottaja huomioiden.

Tampuurilla voit hoitaa nuo kaikki edellä mainitut viestintämuodot. Kukaan ei tänä päivänä lähde käsipelillä viestintää tekemään.  Siksi pitää olla järjestelmä, joka hoitaa kaikki viestinnän tarpeet.  Käyttäjä vain antaa lähtöparametrit ja järjestelmä toteuttaa viestinnän käyttäjän ohjaamalla tavalla. Viestintä hallituksen jäsenille, osakkaille, asukkaille ja kiinteistön käyttäjille kohdennettuna.

viestintatyokalu_kuva1

Tampuurin viestintätyökalu antaa mahdollisuudet lähettää nettiviestejä asukassivuille, sähköposteja, tekstiviestejä, viestit porraskäytävänäytöille, viestit sosiaaliseen mediaan ja ihan tavallisia kirjeposteja.  Lisäksi yhteydenpito voi Tampuurissa olla kahdensuuntaista.  Aloitteen tekijänä voi olla isännöitsijä tai osakas/asukas. Kahdensuuntaisessa yhteydenpidossa myös keskusteluhistoria jää talteen.

viestintatyokalu_kuva2

Enää ei viestintä ole välineistä kiinni!  Tampuurin uusi viestintätyökalu hoitaa koko homman isännöitsijän ohjauksella, halutulla tavalla eri kohderyhmille.