Paavo Nurmen jalanjäljillä

Jokainen suomalainen tietää Paavo Nurmen ja hänen ansionsa urheilussa. Mutta kuka tietää, että hänen aikaansaannostaan olivat Suomen ensimmäiset ambulanssit?

Pääsin tapaamaan Mika Nurmea, Paavo Nurmen Säätiön hallituksen puheenjohtajaa. Fiilis oli jännittynyt. Olihan kyseessä juoksijalegendan pojanpoika. Vastassa minua oli nuori ja urheilullinen mies, joka ulkokuoren perusteella voisi itsekin olla olympiatason juoksija. Mika Nurmen saavutukset ovat kuitenkin toisaalla, siellä missä isoisäkin juoksijauran jälkeen toimi, eli kiinteistöalalla.

paavo-nurmi-luovuttamassa-ambulanssiaPaavo Nurmi luovuttamassa Suomen ensimmäistä ambulanssia 1970-luvulla.

Paavo Nurmi rakennutti aikoinaan liki 50 kiinteistöä eri puolille Helsinkiä. Tänä päivänä Paavo Nurmen Säätiö omistaa kaksi kokonaista kerrostaloa sekä muutamia liikehuoneistoja ja etsii koko ajan uusia ostettavia kohteita. Talokeskus tekee säätiölle tällä hetkellä valvontatyötä Helsingin Kalliossa sijaitsevassa As Oy Helsingin Franzeninaukiossa. Kohteessa tehdään täydellinen peruskorjaus, jonka tavoitteena on saada lisää käyttöikää kiinteistölle. Mika Nurmen mukaan säätiön arvoille on tärkeää hoitaa kohteita kestävän kehityksen mallin mukaan. Saahan säätiö myös varansa pääosin omistamiensa kiinteistöjen tuotoista.

-Haluamme olla ylpeitä kiinteistökannastamme, korjaamme kohteet niiden rakennusikää kunnioittaen, jotta talossa on sama henki ulkokuoressa ja sisällä. Haluamme omistaa kohteemme hyvällä omatunnolla mikä tarkoittaa sitä, että meillä ei vuokrata asukkaille vesivahinkokohteita tai hometaloja, kertoo Mika Nurmi.

Palataan takaisin Paavo Nurmeen ja vuoteen 1968, jolloin isännöitsijä Paavo Nurmi perusti nimeään kantavan säätiön. Säätiön tarkoituksena on ”edistää sydän- ja verisuonitautien sekä yleisen kansanterveyden tutkimista maassamme sekä tukea näiden hyväksi tehtävää työtä, jakamalla apurahoja ja myöntämällä avustuksia mainittujen tehtävien suorittamiseksi sekä muulla Säätiön hallituksen sopimaksi katsomalla tavalla tukea ja edistää sanottuja tarkoitusperiä.”

Vuosien varrella säätiö on siis hankkinut Suomeen ensimmäiset ambulanssit, lahjoittanut keinomunuaislaitteen, perustanut lehden ja ollut monin tavoin mukana edistämässä kansanterveydellistä tutkimusta. Nykyään säätiö lahjoittaa vuosittain rahaa tutkimustyöhön. Lahjoituksen saajat valitsee hallitus, jossa on edustettuna niin liike-elämän edustajia kuin lääkärikuntaakin.

-Arvostamme kumppaneissa samoja arvoja kuin omassa toiminnassammekin. Edellytämme luotettavuutta ja etsimme hyvässä maineessa olevia kumppaneita verkostoomme. Kaikki toiminta pitää kestää päivänvalon ja jos mahdollista, pyrimme tukemaan suomalaista osaamista ja hankkimaan suomalaisia tuotteita, kertoo Mika Nurmi.

Tampuuri X:n uudet ominaisuudet

Tampuuri X (tai uudistetulla Talokeskuksen nimeämisellä xTampuuri) kehittyy melkein viikoittain ja X:ään on tullut niin paljon uusia ominaisuuksia, että ajattelin koostaa ne tähän yhden kirjoituksen alle. Itse versiosaate löytyy täältä ja sinne päivitetään aina uusimman ominaisuudet heti sovelluksen päivittymisen jälkeen.

Alkuun kuitenkin lyhyt yhteenveto mitä Tampuuri X on tänä päivänä ja mihin sitä voidaan käyttää. Alun perin X:n ajatus oli vain kenttätyössä, mutta tänä päivänä X:n käyttöliittymä on koettu sen verran hyväksi ja intuitiiviseksi, että sitä käytetään myös asiakaspalvelutyössä, kuten Tiia Enckell VVO:lta oli kertomassa Tampuuri käyttäjäpäivillä lokakuussa. Pääpaino ominaisuuksissa ja käytettävyydessä on kuitenkin kenttätyössä, ilmoitushallinta ja huoltotehtävät, ja siihen kaikki kehitystyökin on viime aikoina keskittynyt.

Uudet ominaisuudet, Ilmoitushallinta

Usean kuvan liittäminen ilmoitukselle

Uusimmassa päivityksessä mahdollistettiin maksimissaan kymmenen kuvan liittäminen olemassa olevalle ilmoitukselle. Mobiililaitteilla Selaa-napin painaminen avaa ”Ota kuva tai videoi” -valinnan ja tätä kautta käyttäjä pääsee lisäämään kuvan (tai vaikkapa videon). Yhdellä kertaa voi siis lisätä maksimissaan kymmenen kuvaa, mutta tämän toiminnon voi suorittaa useaan kertaan jolloin kuvia voi lisätä melkein äärettömästi. Toiminto toimii tietokonekäytössä drag-and-drop tyyppisesti, jolloin omalta koneelta voidaan lisätä helposti liitteitä ilmoitukselle. Alla oleva kuva on otettu IPhonella.

xmobiili2Kuva: Usean (max 10 kpl) kuvan lisääminen olemassa olevalle ilmoitukselle

Uuden ilmoituksen muodostaminen (Uusi ilmoitus -nappi)

Uuden ilmoituksen muodostamisessa on mahdollistettu kuvan ottaminen (liitteen lisääminen). Mobiililaitteilla Selaa-napin painaminen avaa ”Ota kuva tai videoi” -valinnan ja tätä kautta käyttäjä pääsee lisäämään kuvan (tai vaikkapa videon) uudelle ilmoitukselle.

xmobiili1
Kuva: Mobiilissa ”Ota kuva ja videoi”-valinta

Ilmoituksen vastaanottaminen, kuittaaminen tehdyksi ja valmiiksi

Ilmoituksen työn alle ottamisessa (vastaanottamisessa), tehdyksi kuittaamisessa sekä valmiiksi kuittaamisessa on mahdollistettu kuvan ottaminen (liitteen lisääminen). Mobiililaitteilla Selaa-napin painaminen avaa ”Ota kuva tai videoi” -valinnan ja tätä kautta käyttäjä pääsee lisäämään kuvan (tai vaikkapa videon) valitulle ilmoitukselle.

Ilmoituksen työn alle laittamisessa (Vastaanotossa) mahdollisuus nykyään mahdollista syöttää Vikaluokka sekä Sisääpääsy. Nämä tiedot tallentuvat suoraan ilmoitukselle.

Ilmoituksien hakeminen (Toiminnot / Ilmoituslista)

Ilmoituksien hakutoimintoon on tehty yksi käytettävyysparannus, kentät kolmeen sarakkeeseen, ja lisätty Kirjaajan mukaan ilmoituksien hakeminen. Kirjaajan mukaan hakeminen on ennen kaikkea hyvä niissä tapauksissa joissa pitää esimerkiksi etsiä sellaisia ilmoituksia jotka on itse tehnyt.

xilmoitushakuKuva: Ilmoituksien haku

Ilmoituksen kopiointi

Tampuuri X:n puolella on nyt mahdollistettu myös ilmoituksen kopiointi uudeksi ilmoitukseksi. Toiminto ottaa vanhasta ilmoituksesta kaikki muut tiedot paitsi työnsuorittajan, joka pitää tässä toiminnossa siis määrittää uudelleen.

xkopioiilmoitus
Kuva: Ilmoituksen kopiointi

Ilmoituslomake

Itse ilmoituslomakkeelle on tehty seuraavat parannukset:

  • Ilmoituksen loki -listan lataaminen Lataa-napin painamisen jälkeen
  • Liitelistan siirto vasempaan palstaan sekä liitteiden lataaminen Lataa-napin painamisen jälkeen
  • Liitteen avaaminen liitelistalta
  • Työnsuorittajan vaihdosta sähköposti uudelle työnsuorittajalle

 

Uudet ominaisuudet, Oma seinä

Oma seinä

Käyttäjän oman seinän ilmoituslistaan on tehty seuraavat muutokset:

  • Ilmoituksien suodattaminen tilojen mukaan (Avoin, Odotuksessa ja Vastaanotettu)
  • Näytetään Päättyy-sarakkeessa päivämäärä punaisella tekstillä, jos päivämäärä on mennyt jo umpeen
  • Käytettävyysparannuksia mobiililaitteita käytettäessä

 

Mitä on tulossa seuraavaksi X:n tuoteperheeseen

Kihla X

Kiinteistön laadunhallinnan kenttätyökalu Kihla X on pilotoinnissa kahdella asiakkaalla ja tuotantokäyttö alkaa tämän sovelluksen osalta helmi-/maaliskuussa. Jos olet kiinnostunut Kihla X:stä, ole yhteydessä asiakasvastaavaasi tai myyntiin (Ari Alkila tai Sami Vellonen)

xtampuuri-kihlax
Kuva: Kihla X:n tekninen tarkastus

Asuntotarkastus X

Asuntotarkastus X -projekti on hyvässä mallissa ja käyttöliittymä alkaa hahmottua kovaa vauhtia niin mobiili kuin tietokonekäyttöön. Projektin puitteissa tehdään X:n käyttöliittymään ennen kaikkea tarkastuksen tekeminen, mutta myös paljon muita toimintoja tukemaan koko tarkastusprosessia. Asuntotarkastus X:n pilotointi alkaa maalis-/huhtikuussa ja sen jälkeen tuotantokäyttöön siirrytään kevään aikana.

xtampuuri-asuntotarkastus-x-oma-seina
Kuva: Tarkastajan omat tarkastukset

xtampuuri-asuntotarkastus-x-tarkastuspinta
Kuva: Tarkastuskentät ja kuvien lisääminen tarkastuskentälle

xtampuuri-asuntotarkastus-x-uusi-tarkastus
Kuva: Uuden tarkastuksen tekeminen kentällä

 

Kuka maksaa tehottomuuden – Rakennuttamisen tiedot haltuun!

Vähän väliä törmään painettuun tai sähköiseen tekstiin siitä, että rakentaminen on kallista ja tehotonta. Kuka tämän tehottomuuden maksaa? Vastaus: loppujen lopuksi SINÄ eli asukas tai tilojen käyttäjä. Ottamatta tässä kantaa sen enempää määräyksiin, säädöksiin, sopimusmalleihin, alan vanhoillisuuteen, kahden viikon putkiremonttiin ja niin edelleen, haluan nostaa esille pari vähemmälle huomiolle jäänyttä seikkaa:

  1. tiedonhallinnan merkitys koko kiinteistön elinkaarella sekä
  2. perinteisen tiedonjakamisen toimivuus eri osapuolien välillä.

On nimittäin varmaa, että uudisrakennushankkeen jälkeen seuraa ylläpitovaihe ja ennen pitkää korjaushanke, sitä seuraava korjaushanke jne, kunnes talo jossakin vaiheessa mahdollisesti puretaan huonon rakentamisen, ylläpidon tai väärän sijainnin vuoksi.

Otetaanpa esille yksi yksinkertainen käytännön esimerkki tältä syksyltä.

Helsingin toimipaikkamme muutti uuteen monitilatoimistoon, vastavalmistuneeseen Business Parkiin. Osa neuvotteluhuoneistamme – tarkemmin sanottuna 15 kpl – on varustettu lasisilla liukuovilla. Lasiovet olivat hienot, mutta neuvotteluhuone, joka ei eristä ääntä, ei oikein aja asiaansa. Tämän havaittuamme pyysimme rakennuttajaa vaihtamaan ovet tarkoituksenmukaisiksi. Elettiin elokuuta.

Ovet tilattiin ja ne tultiin vaihtamaan, elettiin syyskuuta. Uudetkin ovet olivat hienot, mutta edelleen ääniongelma oli olemassa, koska ovissa ei ollut tiivisteitä. Taas ihmeteltiin, kunnes tiivisteet tultiin asentamaan – elettiin lokakuuta.

Itsenäisyyspäiväviikolla törmäsin tiloissamme työmaamestariin, joka oli ihmettelemässä mitä on saatu aikaan. Tiivisteet oli saatu laitettua neljään oveen ja nämä toimivat tarkoituksenmukaisesti. Sen jälkeen asentajat olivat poistuneet takavasemmalle ja yhdestätoista ovesta puuttuu edelleen tiivisteet. Elettiin siis joulukuun alkua. Tässä vaiheessa taisin kuulla muutaman P- ja V-sanan mestarin suusta, ennen kuin lähti soittamaan…

Matka siis jatkuu edelleen ja valmistumisajankohta ei edelleenkään ole selvillä. Koko tämän ajan käyttäjäkokemus neuvotteluhuoneiden osalta on ollut puutteellinen. Asiaan liittyvän tiedottamisaspektin jätän asian hoitamisen osalta suosiolla pois. Lyhyesti voin todeta, että tiedottaminen tilojen käyttäjille on perinteisellä mallilla toteutettu. Pitäisiköhän laittaa veto menemään, kumpi valmistuu aikaisemmin: metro Espooseen vai toimivat ovet neuvotteluhuoneisiimme?

Onko tieto tallessa seuraavaan hankkeeseen?

Ennen pitkää nämäkin hankkeet valmistuvat, mutta mitäs sitten kun seuraava korjaushanke on ovella? Ovathan kaikki tiedot tallessa, päivitettynä ylläpitovaiheen tiedoilla ja hyödynnettävissä seuraavissa hankkeissa? Toinen iso kysymys kuuluu, kuka tiedon omistaa ja kuka hyötyy tiedosta pitkällä tähtäimellä?

Edelleen yksittäisen projektin kohdalla on ”helppo” tehostaa toimintaa ja saada aikaan kustannussäästöjä. Näistä hyviä esimerkkejä ovat mm. allianssimalli, Last Planner – ja Bigroom-työskentely, joita Talokeskus osaltaan edistää ”Rakentamisen integraatiokyvykkyyden kehittäminen”- eli RAIN-hankkeessa.

Todellinen tehokkuus tulee kuitenkin katsomalla rakennuttamisen tiedonhallintaa jatkumona eikä yksittäisenä projektina.

Talokeskus Suomen vanhimpana insinööritoimistona aloittaa kohta Helsingin kantakaupungissa kolmannen suunnittelukierroksen mm. tuttavallisen putkiremontin osalta. Näihin samoihin kiinteistöihin on suunniteltu ja valvottu toimestamme myös muutama muu hanke. En osaa edes arvata kuinka monta kertaa on eri osapuolten osalta tarvittu niinkin yksinkertaista tietoa kuin kiinteistön nimi.

Nykytekniikka tarjoaa mielenkiintoisia mahdollisuuksia tiedonhallintaan, johon mm. Timo Finnilä viittasi omassa kirjoituksessaan tietomallien osalta. Suuri osa kiinteistön perustiedoista on jo olemassa tietomallissa ja rakentamisen aikaisissa tiedoissa. Tämä tieto pitää vain saada jatkumaan saumattomana ylläpitoon ja sieltä takaisin korjaushankkeeseen. Tiedonkulun pitää olla jatkuvaa ja tiedon päivittyvää kaikkien osapuolien toimesta. Tärkeää on myös tunnistaa oleellinen tieto ja saada se hyötykäyttöön mm. henkilökohtaisista sähköposteista.

rtampuuri-kokonaiskuvaKuva: rTampuurin mobiilityökalu tiedottamiseen ja kahdensuuntaiseen viestintään

Hankkeen onnistumisen ja tehokkuuden kannalta, tiedottamisen ja kahdensuuntaisen viestinnän merkitys on kaikkien osapuolien osalta vähintäänkin suuri. Näiden tulee olla luonnollinen osa hanketta eikä erillinen saareke.  Tiedottamisen tulee toimia hyödyntäen nykyisiä digitaalisia mahdollisuuksia eikä vain kirje luukusta -mallilla. Nykyajan tietotulvassa sisällöltään oikea, oikea-aikainen ja oikeassa kanavassa oleva viesti on kullanarvoinen. Henkilökohtaisesti parhaiten toimivat ns. push-viestit, jolloin saan tiedon, kun se on tarpeenmukaista, on kyse sitten sähkökatkosta tai vaimolta tulleesta viestistä ”maito on loppu”.  Nimimerkillä ”Kuka ’fiksu’ keksi sähköpostin”.

Ratkaisuja tehottomuuteen

Tampuurin ydin on ollut jo vuosia ylläpidon puolella ja linkki rakennushankkeisiin on ollut olemassa huollon ja kunnossapidon osalta. Tämä ei kuitenkaan riitä ja aiomme olla osa tätä tehottomuuden ratkaisua. Käynnistimme historiamme suurimman kehityshankkeen rakennuttamisen tiedonhallinta eli rTampuuri. Hankkeen päätavoitteita ovat:

  • Hallita kiinteistön elinkaaren aikaiseen rakennuttamiseen liittyvät hankkeet ja niiden tiedot, jatkuen käyttö- ja ylläpitovaiheeseen.
  • Mahdollistaa yhtenäisen tiedonjakaminen ja välittäminen hankkeen eri osapuolten välillä.

tietovirta_kaavio_180117
Kuva: Tietovirta suunnittelusta rTampuurin kautta Tampuuriin

Kehityshanke on edennyt pilotointivaiheeseen ja ensimmäinen tuotantoversiomme näkee päivänvalon alkuvuodesta 2017. Tämän jälkeen laajennamme käytön kaikkiin käynnissä oleviin ja uusiin rakennushankkeisiimme sekä mahdollistamme sovelluksen nykyisten ja uusien asiakkaidemme käyttöön. Runko on rakennettu kokonaan tuotteistettujen rajapintojemme päälle, joten tiedon välitys ja vastaanotto ovat mahdollisia esim. urakoitsijan tuotantojärjestelmään tarpeen vaatiessa.

rtampuuri
Kuva: esimerkkikuva rTampuurin käyttöliittymästä

Rinnalla kehityksessä ovat tuotteistetut sähköiset palvelut (ks. ensimmäinen kuva), jotka yhdistyvät rTampuurin hankkeisiin. Näin projektin tiedot on helppo julkaista loppukäyttäjälle ja myöhemmässä vaiheessa laajentaa mm. muutostöiden tilaamisen palvelun sisältä suoraan urakoitsijalta.

 

Kohta Tampuuri on Digi myös rakennuttamisen tiedonhallinnan osalta.

Digitaalinen disruptio osa 2 – toiminnan tehostaminen, avoimuus ja digitaalinen vuorovaikutus?

Edellisen viikon artikkelissa käytiin läpi isännöintialan ongelmakenttää Isännöintiliiton tutkimuksen perusteella. Tässä artikkelissa pureudutaan tarkemmin siihen miten Tampuurin avulla voidaan näitä haasteita ratkoa.

Toiminnan tehostaminen

Isännöinti Goes Digi -tapahtumassa Ilkka Saarinen puhui toiminnan tehostamisesta ja isännöitsijän ajan riittämättömyydestä. Tapahtuman avauspuheenvuorossa kävi hyvin selväksi, että isännöintialalta puuttuu systemaattisuus ja sitä kautta saatu hyöty. Asiat tehdään samalla tavalla kuin on totuttu tekemään ja rutiineista on vaikea päästä irti.

toiminnanohjaus
Kuva: Tampuurin uusin työkalu, Isännöitsijän toiminnanohjaus

Tampuuri auttaa tässä kohtaa ja ennen kaikkea Tampuurin uusin työkalu Isännöitsijän Toiminnanohjaus. Toiminnanohjauksessa on kyse tehtävien hallinnasta ja ennen kaikkea systemaattisuudesta. Tampuurin tapauksessa jokaisella yhtiölle perustetaan vuosikellon mukainen tehtävälista, joka ohjaa toimintaa systemaattisesti.

Vuosikelloon viedään kaikki kokoukset sekä muut tehtävät, mitä hallituksen kokouksissa on sovittu. Kokouksia on mahdollista myös aikatauluttaa Isännöitsijän Toiminnanohjauksessa ja tätä kautta tulevaa toimintaa voi suunnitella kokouksienkin suhteen huomattavasti helpommin kuin ennen.

Kaikki nämä tehtävät on ennenkin tehty, mutta tehtäviä on ylläpidetty joko manuaalisessa tai sähköisessä kalenterissa.

Kaikki nämä tehtävät on ennenkin tehty, mutta tehtäviä on ylläpidetty joko manuaalisessa tai sähköisessä kalenterissa. Tampuurin Isännöitsijän Toiminnanohjaus ei tässä mielessä tuo yhtään uutta tehtävää, mutta Tampuurin avulla mahdollistetaan myös isännöintiyrityksen johdon tasolla tehtävien statuksien seuraaminen. Enää ei tarvitse yksittäiseltä isännöitsijältä viikkopalaverissa tivata tehtävien tilannetta vaan se voidaan katsoa suoraan Tampuurista.

Tehtävät voidaan hoitaa myös paikasta, ajasta sekä laitteesta riippumatta Tampuuri X:n työkaluilla. Enää ei tarvitse etsiä tehtäviä vaan Tampuuri X:n isännöitsijän omalla työpöydällä näytetään aina kaikki isännöitsijän aktiiviset tehtävät. Isännöitsijä voi hoitaa tehtäviä kännykällä tai tablet laitteella vaikka suoraan hallituksen kokouksen aikana.

Tästä systemaattisesta tavasta toimia hyötyvät niin isännöitsijät kuin toimistojen vetäjät. Toivottavasti myös hallitukseen saakka näkyy se, että isännöitsijällä on tehtävät hallussa ja tätä kautta koko isännöinnin asiakastyytyväisyys paranee.

Avoimuuden ja reaaliaikasuuden lisääminen

Toinen asia, mistä Ilkka Saarinen puhui Isännöinti Goes Digi -tapahtumassa, oli erilaisten asumissovellusten puuttuminen tai niiden vähäisyys. Sähköisiä palveluita on aika monella isännöintitoimistolla, mutta niiden mahdollisuuksien hyödyntäminen kaiken kaikkiaan on jäänyt käyttämättä. Vielä tänäkin päivänä ”sähköiset palvelut” roskaavat isännöitsijätoimistojen sähköposteja erilaisilla muuttoilmoituksilla tai yhdenottopyynnöillä.

Kaikki nämä erilaiset muuttoilmoitukset sekä muut yhteydenottopyynnöt pitää saada pois sähköposteista tehtäviksi Ilmoitushallintaan tai Yhteydenottojen työjonoon. Tällä tavalla asiat saadaan systemaattisen prosessin piiriin ja näille erilaisille pyynnöille voidaan määrittää vastuulliset hoitajat myös tuuraustapauksissa. Kaikki tiedot löytyvät näin myös asiakkaan takaa eikä asioita tarvitse enää lähteä etsimään jostain sähköpostilaatikosta.

yhteydenotot
Kuva: Tampuurin sähköisissä palveluissa osakas ja toimiston väki voivat keskustella suoraan Tampuurin ja sähköisten palveluiden välillä kahdensuuntaisesti

Tässä toimintamallissa tehdään käytännössä sama asia, mitä pankit ovat tehneet meille asiakkaina. Tänä päivänä melkein kaikki pankkipalvelut löytyvät jo verkosta ja itse pankissa on jopa kiusallista käydä. Näin pitää pystyä tekemään myös asukkaiden ja osakkaiden kanssa. Kaikki palvelut pitää saada sähköisiin palveluihin ja sitä kautta toimintaan ennen kaikkea avoimuutta ja reaaliaikaisuutta.

Tämä vaikuttaa myös toiminnan tehokkuuteen, kun kaikki tiedot ovat hallussa ja niitä voidaan helposti käsitellä vaikka ympäri Suomea. Voidaan rakentaa asiakaspalvelukeskuksia, jotka hoitavat asiakkaiden kontaktointia ja isännöitsijä voi oikeasti keskittyä siihen ”oikeaan” työhön. Kaikki toiminnanohjaukseen syötetyt tiedot ovat asiakkaan käytettävissä eikä jokaista tietoa tarvitse kysyä aina isännöitsijältä.

Digitaalinen vuorovaikutus

”Digitaalinen vuorovaikutus ei ole vain tämän ajan ilmiö, vaan kulttuurinen muutos, joka jalkautuu vielä pitkään liike-elämässä eri toimintoihin ja eri toimialoille. Vuorovaikutuksen määrä moninkertaistuu, digitalisoituu ja monikanavaistuu. Toitottaminen on laskussa, vuorovaikutus kasvussa.”

http://dingle.fi/2014/03/04/vuorovaikutus-digitaalisuuden-lahtokohdaksi/

Kaikki nämä edellä mainitut asiat kasvattavat vuorovaikutusta isännöitsijän, toimiston, palveluyritysten ja asiakkaan välillä. Isännöinnin ympärille rakennetaan palveluverkosto ja tätä kautta asiakkaan kokema hyöty on huomattavasti suurempi.

Sähköiset palvelut, Isännöitsijän toiminnanohjaus, Tampuuri sekä Tampuuri X, kaikki nämä työkalut auttavat tässä ja mahdollistavat tällaisen ekosysteemin rakentamisen isännöinnin ympärille.

omatalous
Kuva: Sähköinen palvelu asukkaan/osakkaan omiin tietoihin

Myös verkkokaupat tekevät tuloaan ja ennen kaikkea näiden verkkokauppojen kanssa tarvitaan vahva kumppaniverkosto sekä kumppaniverkoston välinen vuorovaikutus. Isännöinti voisi toimia verkkokaupan alustana ja kumppaniverkosto sitten toimittaa tuotteita tai palveluita asukkaille ja osakkaille tämän verkkokaupan kautta.

Isännöinti siirtyy verkkoon, halutaan sitä tai ei. Muutos tulee sisältä tai sitten joku muu tekee isännöintiin digitaalisen disruption.

Isännöinti siirtyy verkkoon, halutaan sitä tai ei. Muutos tulee sisältä tai sitten joku muu tekee isännöintiin digitaalisen disruption. Toivottavasti ala huomaa tämän ajoissa ja me Talokeskuksessa haluamme olla mukana auttamassa isännöintiyrityksiä muutoksen kourissa.


Isännöinti Goes Digi

Isännöinnin on kuljettava nopeammin kohti digitaalisuutta, sillä asiakkaat ovat jo siellä. Isännöintiliitto järjesti jäsenyritysten johdolle ja avainhenkilöille Isännöinti goes Digi -tilaisuuden, jossa tarkasteltiin digitaalisen ja teknologisen murroksen vaikutuksia ja mahdollisuuksia.

Kiitoksia kaikille järjestelyissä mukana olleille ja toivottavasti tämä perinne jatkuu myös tulevina vuosina 🙂

Disruptio

Nykykielenkäytössä disruptiolla tarkoitetaan ilmiötä, jossa esimerkiksi jokin uuteen teknologiaan perustuva innovaatio haastaa alan perinteiset toimintatavat. On puhuttu muun muassa digitaalisuuden aiheuttamasta disruptiosta.

 

Digitaalinen disruptio osa 1 – isännöinti muuttuu, onhan isännöintiala mukana muutoksessa?

Isännöintiliitto julkaisi hiljattain tutkimuksen otsikolla ”Isännöintialan
digiselvitys 2016”. Tutkimukseen vastasi 61 isännöintiyrityksen johtoon kuuluvaa henkilöä ja 210 isännöitsijää. Kyselyn teemoina olivat:

  • Isännöinnin digitalisaation nykytila
  • Miten digi muuttaa isännöinnin arkea
  • Isännöintiohjelmistojen arviointi

Tutkimusten tulosten perusteella voidaan hyvinkin todeta, että digitaalisuus koetaan ennen kaikkea mahdollisuutena. Kaikki asioita ei varmasti vielä kukaan ymmärrä, mutta tahtotila on selkeä ja digitaalisuudesta toivotaan selvästi piristystä liiketoimintaan.

Ristiriitaiset fiilikset?

Tutkimuksen tulokset antavat toisaalta vähän ristiriitaisen fiiliksen digitalisaation ymmärryksestä. 81 % isännöitsijöistä väittää (kuva alla), että digitalisaation hyödyt ovat itselle selkeitä ja ymmärrettäviä. Tämä on todella kova väite ja itse en ainakaan pysty allekirjoittamaan tuota. Sähköpostin lähettäminen tai Excel taulukon täyttäminen ei todellakaan ole digitalisaatiota, tässä kohtaa on mennyt kyllä puurot ja vellit sekaisin.

81 % isännöitsijöistä väittää (kuva alla), että digitalisaation hyödyt ovat itselle selkeitä ja ymmärrettäviä.

suhtautuminendigitalisaatioon
Kuva: Ote Isännöintiliiton tutkimuksesta

Pitäisi toki päästä keskustelemaan näiden 170 isännöitsijän kanssa, jotta voisi ymmärtää miten he ovat ymmärtäneet kyseisen kysymyksen. Kysymyksen asettelu antaa aina vastaajalle mahdollisuuden ymmärtää kysymyksen, miten itse haluaa, mutta tässä kohtaa voisikin todeta isännöitsijöiden olleen väärässä (pahoittelut tästä). Kukaan ei vielä täysin ymmärrä mitä koko digitalisaatio tarkoittaa ja isännöitsijät eivät ole perinteisesti olleet niitä keihäänkärkiä kehittämisen osalta, joten tuskin ovat digitalisaationkaan osalta.

Asiakkaat eivät ole vielä valmiina digitaalisiin palveluihin?

Toinen mielenkiitoinen asia tutkimuksen osalta on se, etteivät isännöitsijät tai isännöintiyrityksen johtajat usko oman asiakaskunnan olevan vielä valmis digitalisiin välineisiin tai palveluihin.

suhtautuminendigitalisaatioon_johto
Kuva: Yritysjohdon vastauksia kyselyyn

Vain 25 % isännöitsijöistä ja 42 % isännöintiyrityksen johtoon kuuluvista uskovat asiakkaiden olevan valmiina esimerkiksi sähköisiin palveluihin (ks. kuvien viimeiset kohdat). Kilpailu- ja kuluttajaviraston teettämässä tutkimuksessa (Pankkipalvelut 2015, Kuluttajien näkemyksiä pankkien tarjonnasta sivu 16-17) käy kuitenkin selville, että 91 % pankkien asiakkaista omistaa verkkopankkitunnukset.

Verkkopankin käyttö oli yleisintä 30–54-vuotiailla, joista 98 prosentilla oli tunnukset. Vähäisintä käyttö oli 65–74-vuotiailla (78 %:lla tunnukset) ja 75–84-vuotiailla (49 %:lla tunnukset).

Kilpailu- ja kuluttajaviraston tutkimus vuodelta 2015

Kilpailu- ja kuluttajaviraston tutkimuksen mukaan asiakkaat ovat todellakin jo valmiina erilaisiin digitaalisiin sähköisiin palveluihin. Jos asukkaat ja osakkaat käyttävät pankkipalveluita digitaalisesti, voidaan todeta sähköisten palveluiden olevan heillä jo hallussa.

Asukkaille ja osakkaille pitää luoda tarjontaa, mahdollisuus käyttää palveluita sähköisesti. Kyllä asiakkaat käyttävät palveluita, jos niiden sisältöön panostetaan niin isännöitsijän kuin johdonkin toimesta. Digitaalisuus pitäisi saada mukaan taloyhtiön strategiaan ja tätä kautta asukkaiden ja osakkaiden arkeen.

Isännöintiyrityksien johto toivoo tehokkuutta

Tutkimuksen perusteella isännöintiyrityksen johtoon kuuluvat toivovat digitalisaation parantavan tai tuovan lisää

  • Toiminnan tehokkuutta
  • Avoimuutta ja reaaliaikaisuutta
  • Kustannussäästöjä
  • Vuorovaikutusta ja kommunikointia
  • Liiketoiminnan kasvua
  • Oppimisen ja kehittymisen nopeutusta
  • Uutta liiketoimintaa

motivaattorit_digitaalisuuteen
Kuva: Isännöintiyrityksen johdon näkemys motivaattoreihin

Seuraavassa artikkelissa pureudun näistä kolmeen kohtaan vähän tarkemmin, jotta päästään kartalle, miten näitä asioita oikeasti voidaan muuttaa tai parantaa. Lokakuun lopussa pidetyssä Isännöinti Goes Digi -tapahtumassa näitä kolmea kohtaa käsiteltiin myös aika laajasti. Alla yksi kuvankaappaus omista muistiinpanoistani, puhujana tässä kohtaa oli Isännöintiliiton hallituksen puheenjohtaja Ilkka Saarinen.

isannointigoesdigi
Kuva: Muistiinpanoja Isännöinti Goes Digi tapahtumasta


Isännöinti Goes Digi

Isännöinnin on kuljettava nopeammin kohti digitaalisuutta, sillä asiakkaat ovat jo siellä. Isännöintiliitto järjesti jäsenyritysten johdolle ja avainhenkilöille Isännöinti goes Digi -tilaisuuden, jossa tarkasteltiin digitaalisen ja teknologisen murroksen vaikutuksia ja mahdollisuuksia.

Kiitoksia kaikille järjestelyissä mukana olleille ja toivottavasti tämä perinne jatkuu myös tulevina vuosina 🙂

Disruptio

Nykykielenkäytössä disruptiolla tarkoitetaan ilmiötä, jossa esimerkiksi jokin uuteen teknologiaan perustuva innovaatio haastaa alan perinteiset toimintatavat. On puhuttu muun muassa digitaalisuuden aiheuttamasta disruptiosta.

Tampuuri huoltokirja on osa kiinteistöjen digitalisaatiota

Teollisuus on ollut perinteisesti kiinteistöalaa edellä uudenaikaisten toimintamallien käyttöönotossa. Tällä hetkellä puolet Konecranesin 2 miljardin liikevaihdosta tulee huoltotoiminnasta. Mittasuhteet ylläpidonaikaiseen toiminnan eduksi ovat kasvaneet huomattavasti.

Teollisuudessa huoltotoiminnan tehostaminen on ollut yksi ison D:n (Digitalisaatio) sekä IoT:n mehukkaimmista hedelmistä. Lisäarvo perustuu ensisijaisesti tarpeenmukaiseen huoltoon.

Miksi sitten kiinteistöala on jäljessä? Kiinteistöissä mittasuhteet ovat pienempiä. Jos pumppu pysähtyy, miljoonabisnes ei välttämättä ole samalla sekunnilla vaarannettu. Toiseksi, kiinteistöt ovat lähes poikkeuksetta kukin yksilöitä, jotka eivät synny tuotantolinjalla. Määrämuotoisen järjestelmän liimaaminen yksilöllisen kiinteistön kylkeen ei ole aina ongelmatonta.

Miksi sitten kiinteistöala on jäljessä? Kiinteistöissä mittasuhteet ovat pienempiä. Jos pumppu pysähtyy, miljoonabisnes ei välttämättä ole samalla sekunnilla vaarannettu. Toiseksi, kiinteistöt ovat lähes poikkeuksetta kukin yksilöitä, jotka eivät synny tuotantolinjalla. Määrämuotoisen järjestelmän liimaaminen yksilöllisen kiinteistön kylkeen ei ole aina ongelmatonta.

Kiinteistöissä tärkein tavoite on asiakkaiden, käyttäjien, vuokralaisten sekä asukkaiden tyytyväisyys. Mikäli nämä asiat ovat kunnossa, muut raadollisemmat arvot seuraavat perässä.

Kiinteistöissä tärkein tavoite on asiakkaiden, käyttäjien, vuokralaisten sekä asukkaiden tyytyväisyys. Mikäli nämä asiat ovat kunnossa, muut raadollisemmat arvot seuraavat perässä.

Haluan tässä blogikirjoituksessani pohtia, mikä on Talokeskuksen tilanne kiinteistön ylläpidon digitalisaation aallossa.

Sähköinen huoltokirja

Sähköinen huoltokirja herättää tunteita. Osalle Tampuuri huoltokirja on välttämätön työkalu kiinteistön ylläpidossa. Joku toinen kokee sen pakollisena järjestelmänä, jota on pakotettu käyttämään.

Markkinoimme uutta Tampuuri X -tuotettamme työtä tehostavana työkaluna. Kuulin kommentin kentältä: ”Miten sillä on muka nopeampaa kuitata huoltotyö tehdyksi verrattuna nykyiseen ruksiin, jonka teen kynällä paperiseen työmääräimeen?” Hyvä relevantti kysymys.

Muutaman sekunnin työvaiheen optimointi ei välttämättä olekaan se johon tulisi puuttua. Ruksi työmääräimessa on yksi osa kiinteistöhuollon prosessia.  Ruksin kirjaamisen jälkeen työn suorittamisesta tulisi tiedottaa kiinteistön edustajaa sekä mahdollisesti käyttäjiä. Lisäksi tehty huoltotyö tulisi dokumentoida asianmukaisesti, jotta rahan arvoista huoltohistoriaa voidaan hyödyntää myöhemmin, esimerkiksi kiinteistökaupoissa. Joissain tapauksissa työstä pitää laskuttaa. Kenties joku haluaa seurata asiakastyytyväisyyttä? Eikä pidä unohtaa niitä työvaiheita, jotka edeltävät paperisen työmääräimen saattamista kentälle.

Tärkeintä kuitenkin on, että työ tulee tehtyä suunnitella tavalla. Työn kuittaaminen on ainoastaan valittu tapa toimia.  Edellä mainitut työvaiheet muodostavat suurimman osan työstä ja vieläpä usean eri osapuolen taakaksi. Tampuuri X on kehitetty nimenomaan osaksi kentällä tehtävää kiinteistöhuollon prosessin osaa, työn kuittaamista ja mahdollisten huomioiden tekemistä.

Huoltokirja osana johtamisjärjestelmää

Huoltokirjoista on viime aikoina alettu puhumaan kiinteistön toiminnanohjausjärjestelminä. Muutos on ollut tervetullut, sillä huoltokirja terminä on paisunut kasvaneiden käyttäjätarpeiden myötä ulos muotistaan. Tämä on huomattu alalla ja tuleva nimitys näyttäisi tällä hetkellä olevan kiinteistönpitokirja.

Tampuuri huoltokirjassa toiminnanohjauksen periaatteet ovat mielestäni selkeät. Mallihuoltokirjaan mallinnetaan ”talon tapa toimia”. Mallihuoltokirja pitää sisällään tiedon vastuista (suorittaminen, hankinnat, kustannukset, ym.), milloin ja miten työt tulee suorittaa. Kerran valmiiksi mietityn mallihuoltokirjan avulla ”talon tapa” on suoraviivaista jalkauttaa haltuun otettaviin sekä rakennettaviin kiinteistöihin.

Myös ilmoitushallinnan toimintaa voidaan automatisoida toiminnan tehostamiseksi ja ennen kaikkea suunnitelmalliseksi, ennalta mietityksi. Tietyn tyyppiset vikatyöt voidaan ohjata oikealle suoraan sopimuskumppanille tai välikätenä voidaan käyttää esimerkiksi palvelukeskusta. Jälleen kyse on talon tavasta toimia ja siitä, että järjestelmä tukee tekemistä.

Tampuurin toimintaperiaate on prosessilähtöinen. Kiinteistöjen ylläpidossa prosesseja ovat esimerkiksi seuraavat tehtävät:

  • Päivittäiset työt (Tampuuri ilmoitukset)
  • Määräaikaiset työt (Tampuuri huoltokalenteri)
  • Kertaluontoiset sekä isommat toistuvat työt (Tampuuri kunnossapito, PTS)
  • Huomioiden kirjaaminen (Tampuuri käyttöpäiväkirja)

Oleellista on, että järjestelmä tukee prosesseja ja tarvittaessa ohjaa niitä. Usein törmätään tilanteeseen, jossa ”pikku vika” saattaakin muodostua isoksi hankkeeksi. Esimerkiksi tässä tilanteessa ilmoituksena kirjattu työ voidaan joustavasti siirtää PTS-osioon, jossa sitä käsitellään yrityksen investointikäytäntöjen mukaisesti eteen päin. Vastaavasti määräaikaishuollon yhteydessä havaittu vika (kuittauksen huomio) siirtyy käsiteltäväksi ja se ohjataan joko päivittäiseen korjaustoimintaan ilmoitukseksi tai isommaksi remontiksi PTS:ään. Kuulostaako järjestelmälliseltä, vakuuttavalta ja ennen kaikkea ammattimaiselta kiinteistöjohtamiselta?

Järjestelmällinen kiinteistön ylläpito luo uusia mahdollisuuksia

Toinen mielenkiintoinen pohdinta, johon olen asiakkaidemme kanssa törmännyt on ajatus: ”Syntyykö se PTS sitten sieltä huoltokirjasta?”. Ensimmäisenä teki mieli vastata, että nehän ovat kaksi eri asiaa. Sen sijaan päädyin pienen jäätymisen jälkeen vastaamaan, että huoltokirjasta saadaan huomattavasti hyvää lähtötietoa PTS:ään. Asiaa jälkeen päin mietittyämme olemme löytäneet lukuisia yhtymäkohtia huoltokirjan ja PTS:n välillä.

Tyypillisesti syksyisin seuraavan vuoden budjettia suunniteltaessa on esimerkiksi järkevää analysoida päivittäisessä kiinteistön ylläpidossa (huoltokirja) esiin nousseita asioita. Mitä huomioita määräaikaishuoltojen yhteydessä on kirjattu, onko johonkin rakennusosaan tai järjestelmään kohdistuneet vikailmoitukset kasvussa, onko käyttöpäiväkirjassa toistuvia merkintöjä? Tämän tiedon analysointiin olemme kehittäneet havainnollista graafista raportointia, Tampuuri BI.

Järjestelmän, ei edes Tampuurin, olemassaolo ei varmista haluttua lopputulosta. Järjestelmään syntyvä tieto on juuri niin relevanttia kuin sinne syötetään. Lontoolainen sanonta ”shit in, shit out” kuvannee asiaa paremmin. Tiedon syöttämisen ohella tietoa myös kerätään Tampuuriin. Esimerkiksi etähallintapalveluumme liitettyjen kiinteistöjen automaatiojärjestelmistä saatu tieto on liitettävissä Tampuuriin. Tämän lisäksi kulutustiedot ovat yhä useammin saatavilla etäluennan avulla.  Kun tietoa on paljon useista tietolähteistä, voidaan puhua Big datasta. Mitä sillä sitten tehdään; paljon tietoa, kiva juttu.  Mietimme työssämme päivittäin, miten käsite voidaan muuttaa Smart dataksi, eli tiedoksi jolla voidaan tehdä päätöksiä.

Tänä päivänä autot ilmoittavat meille, milloin määräaikaishuolto tulisi varata. Huoltoväli riippuu auton käytöstä. En ole autoinsinööri, mutta todennäköisesti taustalla on algoritmeja, sekä ajotietokoneesta kerättyä tietoa auton käytöstä. Jonakin päivänä kiinteistökin on kykenevä ilmoittamaan huoltotarpeestaan. Sinä päivänä olemme suunnilleen samassa tilanteessa kuin aiemmin mainittu Konecranes on tänään. Aihepiiri on äärimmäisen mielenkiintoinen ja tekee päivistämme Talokeskuksella toinen toistaan mielenkiintoisempia.

Ylläpito on suurin osa kiinteistön elinkaarta

Huoltokirja on tällä hetkellä ratkaisu tiedon siirtämisessä rakennusvaiheesta ylläpitovaiheeseen. Huoltokirjan koordinointityö on suurimmilta osin olemassa olevan tiedon jalostamiseen liittyvää asiantuntijatyötä. Suunnittelemme Talokeskuksella tietomallien avulla. Suuri osa huoltokirjakoordinaattorin tarvitsemasta tiedosta on saatavilla tietomallista. Tällä hetkellä tietomallit ovat ikävä kyllä pääsääntöisesti ainoastaan rakentamisen aikaisia. Kehitämme ratkaisua yhteen tietomalliin rakentamisen sekä ylläpidon aikana. Aiheesta kuulet lisää tulevassa blogissamme.

Digitalisaatio?

Aikaisemmassa blogissamme Teemu Keiski lainasi digitalisaation määritelmää seuraavasti: “Digitalisaatio on digitaaliteknologioiden käyttöä liiketoimintamallien muuttamiseksi kohti uudenlaisen arvontuoton tarjontaa; kyse on muutosprosessista kohti digitaalista liiketoimintaa”

Tampuuri huoltokirjassa on jo vuosia ollut elementtejä digitalisaation määritelmän täyttämiseksi. Tänä päivänä Tampuuri mahdollistaa digitaaliteknologioiden avulla uusien liiketoimintamallien muuttamisen kohti uudenlaista arvontuottoa. Elämme muutosprosessissa kohti entistä digitaalisempaa liiketoimintaa. Tampuuri on siis digi!

 

 

DIY: Microsoft Power BI ja Tampuuri

Lokakuun alussa pidetyillä käyttäjäpäivillä pidin Timo Variksen kanssa esitelmän Tampuuri BI:stä sekä demon siitä miten Microsoftin Power BI:llä voidaan tehdä itse raportteja Tampuurin dataan perustuen. Alla step-by-step ohje miten Tampuurista saatavalla Excel aineistolla voidaan suoraan tehdä luennolla esitetyt raportit Microsoftin Power BI työkalulla.

1. Lataa Power BI työkalu

Lataa Microsoftin ilmainen Power BI työkalu suoraan Micsosoftin sivuilta ja asenna sovellus koneellesi.

https://www.microsoft.com/fi-FI/download/details.aspx?id=45331

2. Lataa Tampuurista kohdetiedot

Avaa Tampuuri ja navigoi Etusivu/Työpöytä -kohdasta Pikakuvakkeet-välilehdelta ”Raportti – Kohdetiedot” -raportti.

raporttikohdetiedot
Kuva: ”Raportti – Kohdetiedot” löytyy Etusivulta Pikakuvakkeet-välilehden alta

Kohdetietoraportissa valitaan ainakin Nimi, Osoite, Paikkakunta (Postitoimipaikka) kentät Kustannuspaikalta (Yhtiöltä). Nämä tiedot ovat raportoinnin runko ja näihin tietoihin viitataan muissa raporteissa.

raporttikohdetiedot_export
Kuva: Valitaan tarvittavat kentät raportointia varten

Raportin data otetaan ulos ”Excel taulukoksi”, eli valitaan se kohta vientiasetuksista.

raporttikohdetiedot_export_excel
Kuva: Excel taulukoksi valinnalla halutut tiedot saadaan käsiteltäväksi

”Excel taulukoksi” -napin painamisen jälkeen tiedot saadaan Exceliin ja tämän jälkeen tiedosto voidaan tallentaa työpöydälle.

kohdetiedot_excelissa
Kuva: Aineisto Excelissä

Syötä tiedoston nimeksi Kohdetiedot sekä valitse vasemmalta tallennuspaikaksi Työpöytä. Muista muuttaa Muoto-valikkoon Excel-työkirja (*.xlsx).

tallennanimella
Kuva: Tallennetaan Excel tiedostona (huom Muoto-valinta) vaikkapa työpöydälle

Nyt voidaan siirtyä Power BI työkalun puolelle.

3. Avaa Power BI työkalu

Avaa Power BI Desktop työkalu ja ladataan juuri muodostettu Excel aineisto Power BI:n käsiteltäväksi.

powerbi_getdata
Kuva: Power BI työkalussa Get Data (suomenkielisessä versiossa Hae Data?)

Get Data ruudussa valitaan Excel ja painetaan Connect-nappia sekä haetaan työpöydältä sinne juuri tallennettu kohdetiedot.xlsx (tai kohdetiedot.xls).

powerbi_getdata_excel
Kuva: Get Data ruutu

Kohdetiedot.xlsx tiedoston valinnan jälkeen avautuu Navigator-ruutu ja tässä ruudussa tehdään viimeiset valinnat ennen datan tuomista Power BI työkalun käsiteltäväksi. Navigator ruudussa pitää vasemmalta puolelta valita tuotava raportti (tässä tapauksessa ruksi siis ruutuun kohtaan ”Kohdetietoraportti (3)”. Tämän jälkeen alalaidan Load-napin painalluksella data saadaan Power BI työkalun käytettäväksi.

powerbi_getdata_import
Kuva: Navigator ikkunssa tehdään datan tuonnin viimeiset vaiheet

4. Kohdetietojen käsittely

Jotta kohdetietojen avulla voidaan tehdä esimerkiksi karttanäkymä pitää kohdetietoja vähän jatkojalostaa. Lisätään yksi uusi sarake Power BI:n puolella (tämän olisi voinut tehdä myös Excelissä), jotta kartta ymmärtää paremmin Suomen osoitteita. Fields kohdassa klikataan hiiren oikealla napilla Kohdetietoraportti (3) -kohtaa (teillä tuo numero voi olla eri) ja tämän jälkeen valitaan ”New column”.

powerbi_newmeasure
Kuva: New column valikko Fields kohdassa

New column avaa kirjoituslaatikon Power Bi työkalun ylälaitaan ja siihen kirjoitetaan alla olevan kaltainen kaava. Tällä kaavalla yhdistetään katuosoite, paikkakunta (tai postitoimipaikka) ja lisätään vielä ”Finland” loppuun. Kaikki tämä tehdään sen takia, että Power BI ymmärtää paremmin meidän osoiteita ja kartta kohdistuu huomattavasti paremmin.

YhdistettyOsoite = ’Kohdetietoraportti (3)'[Osoite] & ”, ” & ’Kohdetietoraportti (3)'[Paikkakunta] & ”, Finland”

powerbi_newmeasure_kaava
Kuva: Kaavapalkki tulee Power BI työkalun ylälaitaan

Juuri perustettu uusi kenttä ”YhdistettyOsoite” pitää vielä muuttaa Modeling-välilehdeltä Address-muotoon. Tämän muutoksen jälkeen yhdistetty osoite voidaan lisätä raportille ja Power BI:n pitäisi automaattisesti näyttää kartta visualisointi sekä lisätä karttaa pallukat kohteiden oikeille paikoille.

powerbi_data_category
Kuva: Muutetaan YhdistettyOsoite-kentä muotoa

5. Kartan lisääminen raportille

Karttaa ei siis tarvitse itse millään tavalla tässä kohtaa enää lisätä vaan YhdistettyOsoite-kenttä raahataan oikeasta reunasta raporttiruudulle (valkoinen osa).

powerbi_osoite_draganddrop
Kuva: YhdistettyOsoite-kenttä raahataan raporttiruutuun

Ensiksi kartta on pienenä raporttiruudulla, mutta karttaa voidaan isontaa suoraan kulmista kiinni ottamalla ja tällä tavalla kartta saadaan vaikkapa alla olevan mukaiseksi. Alla olevassa on lisätty kartan alle myös lista kohteista.

Tämän saa aikaiseksi vain raahaamalla kenttiä suoraan kartan alle ja muutetaan raporttiosan visuaaliseksi muodoksi Table (taulukko). Tunnus ja postinumero kenttää käsitellään tässä kohtaa varmaankin numerona (kentän edessä summa-merkki) ja nämä kentät voi muuttaa tekstimuotoon myös Modeling-välildeltä. Tämän jälkeen noita kenttiä ei turhaan lasketa yhteen kartan alla olevassa taulukossa.

powerbi_karttaKuva: Kartta ja kohdelista samassa raporttiruudussa

6. Lataa Tampuurista ilmoitushallinnan ilmoitukset

Pelkällä kohdedatalla ei toki pitkälle pötki ja sen takia otetaan raporttiin lisää dataa Tampuurin puolelta. Haetaan Tampuurista Raportit / Kohdemassaraportit / Ilmoitukset lista -raportin avulla koko alkuvuoden ilmoitukset ja ladataan ne suoraan Excel aineistoon. Tästä aineistosta voi tulla aika iso, joten kannattaa malttaa odottaa raportin latautumista.

tampuuri_ilmoitukset
Kuva: Ilmoitushallinnan data saadaan ulos Raportoinnin kautta

Ilmoituksien Excel aineistosta poistetaan ensimmäinen rivi, jotta Power BI pystyy paremmin käsittelemään oikeita rivejä.

tampuuri_ilmoitukset_excel
Kuva: Ilmoitukset Excel aineistossa

Tämän jälkeen aineisto tallennetaan työpöydälle nimellä Ilmoitukset.xlsx ja siirrytään lataamaan tämä aineisto Power BI työkaluun.

tampuuri_ilmoitukset_excel_nimiKuva: Tallennetaan ilmoitukset Excel

7. Ilmoitusraportin lisääminen

Lisätään Power BI raporttiin ensiksi uusi välilehti alalaidan Plus-kuvakkeesta (oranssi Plus-kuvake, ks. alakuva). Nimetään uusi välilehti Ilmoitukset-nimiseksi. Samalla voi tuplaklikata sitä ensimmäistä välilehteä ja nimetä sen Kohteet-nimiseksi.

Ilmoituksien data tuodaan samalla tavalla kuin Kohderekisterin datakin. Home välilehdellä on Get Data -toiminto, Excel-valinta, ja tällä toiminnolla ilmoitukset.xlsx tiedoston rivit tuodaan Power BI:n käsiteltäväksi.

powerbi_getdata_excel_v2
Kuva: Ilmoitukset välilehti ja datan tuominen

Ilmoitukset.xlsx tiedoston valinnan jälkeen avautuu taas Navigator-ruutu ja taas kerran muistetaan valita vasemmasta reunasta Export-valinta. Tämän jälkeen Load-napin painaminen lataa Excelissä olevat rivit Power BI työkalun käsiteltäväksi. Datan määrästä riippuen lataaminen voi kestää hetken.

powerbi_getdata_excel_v3
Kuva: Navigator ikkunassa valitaan Export ja painetaan Load

8. Kohde ja ilmoitus datojen yhdistäminen

Jotta ilmoitushallinnan tietoja voidaan näyttää vaikkapa karttaruudulla, pitää kohdetiedot ja ilmoitukset yhdistää toisiinsa. Tämä Power BI työkalussa Relationship-työkalussa (ks. kuva alla, vasen reuna). Tällä työkalulla voidaan yhdistää eri tauluja toisiinsa jotta toisessa taulussa olevia tietoja voidaan käyttää vaikka ilmoitusten paikkakuntakohtaiseen (paikkakunta tieto on kohderekisterissä) listaamiseen/rajaamiseen.

powerbi_yhdista_kentat
Kuva: Kohdetietojen ja ilmoitustietojen yhdistäminen

9. Ilmoituksien näyttäminen

Nyt kun data on kunnossa voidaan alkaa tekemään itse ilmoituksien raporttia. Tästä ”Ilmoitukset – Lista” raportista voidaan tehdä monta eri variaatiota, mutta alla yksi malli ilmoituksien raportoimiseksi.

Ensiksi lisätään kartta uudelle raporttiruudulle ja lisätään kartta-raporttiosan Size-kohtaan ilmoituksien lukumäärä, eli id sarake Export-kohdasta. Tämän jälkeen kartalla pitäisi pallon koko pitäisi tulla suoraan ilmoituksien lukumäärän mukaan. Muutetaan kartan koko vastaamaan kuvan (alla) mukaista toteutusta.

powerbi_ilmoitukset_kalenteri
Kuva: Ilmoitukset kohdan kartta

Lisätään lista raporttiruutuun ja lisätään seuraavat kentät listaan (drag-and-drop):

  • Id
  • Tila
  • Kiinteistö
  • Huoneisto
  • Otsikko
  • Vastaanottoaika (muutetaan näyttämään vain päivämäärä)
  • Kiireellisyys
  • Vikaluokka
  • Ilmoittaja

powerbi_ilmoitukset_lista
Kuva: Ilmoituksen kohdan lista

Lisätään vastaanottoajan mukainen pylväsgraafi raportin vasempaan yläkulmaan. Tämä on helpoin tehdä vain raahaamalla Export-taulun Vastaanottoaika raporttiruutuun. Tämän jälkeen kannattaa ottaa pois vuosi ja kvartaati (Visualisations-kohdasta), koska niillä ei tässä kohdassa ole mitään tekoa. Lisätään ilmoituksen Id Value-kohdaan, jotta pylvään korkeus saadaan kuntoon.

powerbi_ilmoitukset_graafi.png
Kuva: Ilmoituksien graafi

Viimeiseksi lisätään suodatin, jotta ilmoituksia voidaan suodattaa ilmoituksen tilan mukaan. Raahataan Tila-kenttä oikeaan alakulmaan ja muutetaan raporttiosa Slicer (suodatin) muotoon. Tämän jälkeen voidaan ilmoituksia suodattaa tilan mukaan.

powerbi_ilmoitukset_tila
Kuva: Tilan mukaan ilmoituksien suodattaminen

10. Mitä näiden raporttien jälkeen

Seuraavaksi voisi lisätä vaikkapa PTS remonttien dataa tai jotain muuta dataa mitä saadaan Tampuurista suoraan Exceliin. Myös julkaisuun kannattaa tämän jälkeen tutustua. Julkaisu tarkoitta sitä, että Power BI työkalulla voidaan raportti julkaista netti- sekä mobiilikäyttöön.

11. Tampuuri BI

Tampuuri BI on kaksi tuotteistettua raporttipakettia. Toinen raporttipaketti sisältää Tampuurin teknisiä raportteja ja toinen asumiseen/reskontraan liittyviä raportteja. Alla vähän tarkempaa kuvausta valmiista paketeista.

Tekninen BI

Tampuurin teknisiin moduuleihin liittyvät tuotteistetut raporttipohjat. Raporttipohjat ovat vain aloituspiste itse raportoinnin tekemiselle Tampuurista valmiiksi tuotu:

  • Kohderekisteri
  • Ilmoitushallinta
  • Huoltokirja
  • Käyttöpäiväkirja
  • Kunnossapito
  • Kulutusseuranta

Asumisen BI

Tampuurin asuttamisen moduuleihin liittyvät tuotteistetut raporttipohjat. Raporttipohjat ovat vain aloituspiste itse raportoinnin tekemiselle. Tampuurista valmiiksi tuotu:

  • Hakemukset
  • Tarjoukset
  • Sopimukset
  • Reskontra
  • Vaihtuvuus
  • Käyttöaste

Nämä molemmat raporttipaketit päivittyvät automaattisesti kerran päivässä. Näin raportit pysyvät koko ajan ajantasalla ja joka aamu on edellisen päivän Tampuuri data raportoitavissa eri kriteerein.

12. Ota yhteyttä