Kokemuksia viestinnästä

Muutimme avopuolisoni ja tämän tyttären kanssa yhteen jokunen vuosi sitten. Oltuani pitkään yksineläjä, oli jonkin verran totuttelemista siinä, miten muita perheenjäseniä on otettava huomioon ja tiedotettava omista suunnitelmista. Onnekseni ostamassamme asunnossa oli edellisen asukkaan jäljiltä jäänyt eteisen seinälle tussitaulu sekä muutamia tussejakin. Omaksuimme tavan kirjoittaa omat poikkeavat menot, harrasteet tai työmatkat tiedoksi yhteiselle taululle, ja tästä olikin suurta apua vaikkapa koiran hoitovuorojen suunnittelussa.

Aikaa kului ja jonkin ajan kuluttua tussitaululle kirjoittaminen väheni loppuakseen sitten jo kokonaan. Syinä hiipumiseen varmasti osaltaan se että puolison tytär jo hyvin itsenäisesti osasi hoitaa asioitaan, mutta toisaalta myös päivittämisen ja ylläpidon hankaluus. Uudet välineet eli älypuhelimien appsit korvasivat tussitaulun tarpeen, älypuhelin kuitenkin meillä kaikilla on jo taskussa.

Uudet välineet eli älypuhelimien appsit korvasivat tussitaulun tarpeen, älypuhelin kuitenkin meillä kaikilla on jo taskussa.

Myös isännöitsijän työssä kynnyksen viestintään tulee olla alhainen. Kun puhutaan asukkaan palveluista tai taloyhtiön nettisivuista niin mielestäni sivujen päivitystiheys ja uusi sisältö määrävät sen ovatko sivustot aktiivisessa käytössä vai eivät. Sivuilla julkaistavien tiedotteiden ja asiakirjojen ahkera päivittäminen palkitsee isännöitsijän puheluiden ja tiedusteluiden vähentymisellä, jolloin oma ajanhallinta paranee. Saa siis tehdä töitä oman suunnitelmansa mukaan, eikä keskeytysten lomassa. Parhaiten onnistuneissa asiakasesimerkeissä isännöitsijän aktiivisuus on palkittu joustavalla viestinnällä ja läpinäkyvyydellä taloyhtiössä.

Myös isännöitsijän työssä kynnyksen viestintään tulee olla alhainen.

Luotavien viestien luontainen paikka on isännöitsijän operatiivinen järjestelmä, jossa töitä muutenkin tehdään. Viestinlähetyksen tulee olla riittävän helppoa sekä mahdollista normaalin työn ohessa samoilla työkaluilla. Näin sisällön tuottaminen syntyy työn ohessa esimerkiksi vietäessä pöytäkirjat kokouksen jälkeen pilvipalvelun dokumenttienhallintaan talteen.

Kuluneen vuoden aikana olen omassa työssäni ollut mukana projekteissa, joissa viestinnän kynnystä on koitettu madaltaa. Olemme tehneet isännöitsijälle työkalun missä osakkaan yhtiökokouskutsut saadaan materiaaleineen sähköisesti postitukseen, yhtiökokoustiedotteet sähköisesti vastikelaskun liitesivuksi ja asukassivujen massaviestejä eri vastaanottajille ohjelman hakutoiminnoilla. Tätä työtä tulee jatkaa: digitaaliset toimintatavat tulevat jyräämään paperinpyörittäjät ihan siitä syystä että isännöintijärjestelmät ovat pitkälti sähköisiä ja digitaaliset sisällöt syntyvät jo tänä päivänä operatiivisen järjestelmän oheistuotteena. Ethän sinäkään halua että yhtiöidesi asukassivut koetaan tussitaulumme tavoin menneeseen aikaan jämähtäneeksi.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s