Työvälineet parantavat tehokkuutta, työntekijät voivat keskittyä oikeaan tekemiseen

Palvelukanavat sähköistyvät, pidimme siitä tai emme. Monille ihmisille sähköinen asiointi on vieläkin kirosana. Tekniikka vierastuttaa ja pelko henkilökohtaisen kontaktin loppumisesta huolettaa. Kiinteistöhuollon maailmassa pitkään toimineena olen kuitenkin huomannut, että siellä asiat ovat toisin. Oikein toteutettuna sähköiset palvelut tuovat huoltomiehen asiakkaan käden ulottuville, lähemmäksi ihmistä.

Toimistolla on hauskaa ja kahvi on hyvää. Työyhteisön tuki ja sosiaalinen verkosto on tärkeä voimavara. Mutta onko konttorilla pakko käydä monta kertaa päivässä, kun työt ovat kuitenkin muualla? No mistä muualtakaan päivän uudet työt ja työohjeet saadaan? Kohteesta toiseen pitäisi päästä, mutta mieluiten kulkematta tuntirosvosektori-toimiston kautta. Entäpä, jos taskussa olisi laite, jolla huoltomies pysyisi ajan tasalla myös kentällä? Mobiilin huoltokirjan avulla huoltomies pystyy suunnittelemaan itse päivänsä ja maksimoimaan tuottavan ajan. Kun aktiivinen työlista kulkee koko ajan mukana, kohteisiin päästään nopeammin, työt tulevat tehdyksi ajallaan ja asiakastyytyväisyys kasvaa.

Kun aktiivinen työlista kulkee koko ajan mukana, kohteisiin päästään nopeammin, työt tulevat tehdyksi ajallaan ja asiakastyytyväisyys kasvaa.

Koska huippuimurit pitää huoltaa? Mikä on uuden hallituksen puheenjohtajan puhelinnumero? Kuka tilasi suihkutilojen hanan vaihdon? Asuuko ovenavauksen tilannut ihminen oikeasti kertomassaan asunnossa? Kun tieto ei ole keskitettyä, sen etsimiseen tuhrautuu turhaan aikaa – eikä vain yhdeltä henkilöltä. Selvittely syö resursseja. Huonoimmassa tapauksessa huoltomiehen tie vie taas konttorille tarvittavia dokumentteja haalimaan. Tampuurista data löytyy sekunneissa, oli tiedon hakija sitten toimistolla tai kentällä.

Muistelen lämmöllä aikoja, jolloin ensimmäisiä mobiililaitteita otettiin toden teolla käyttöön. Organisaatioissa oli paljon huolia. Kestävätkö laitteet? Tulevatko työt nyt oikeasti tehdyksi, kun ne voi kuitata mistä vain? Kuluuko tästä lähin huoltomiehen arvokas työaika turhanpäiväisessä näpyttelyssä? Melko lyhyessä ajassa epäilyt vaihtuivat hiljaiseksi tyytyväisyydeksi. Kännykästä ja tabletista oli tullut arvokas työväline.

tampuurix
Kuva: Tampuuri X:n ilmoitusruutu

Mobiililaitteita on nykyaikana joka lähtöön, ja kaikille löytyy oma suosikki. Nykyaikaa ei kuitenkaan ole, että jokaiselle eri laitemallille pitää ladata oma työväline. Tästä syystä tarvitaan yksi väline, joka sopii kaikille. Tampuuri X on selainsovellus, joka skaalautuu laitteelle kuin laitteelle, koosta ja valmistajasta riippumatta. Käyttö helpottuu ja laitehankintojen teko voidaan järkeistää.

Tampuurin avulla vikailmoituksetkin ovat sähköisiä. Ilmoitukset kirjataan nopeasti paikasta riippumatta. Nettisivujen vikalomakkeelta tieto saadaan suoraan järjestelmään – ei enää sähköpostien kopiointia. Ja juttelevat Tampuurit keskenäänkin varsin vaivattomasti. Huoltoyhtiön tarvitsee kirjata tiedot vain omaan tiliinsä, Tampuuri päivittää linkitetyt järjestelmät automaattisesti. Viestintätyökalulla myös sähköpostit töiden edistymisestä löytävät automaattisesti perille. Ja mitä nopeammin töiden kierto toimii, sitä tehokkaammin myös kassavirta pyörii.

Talvi on tulossa, samoin lumi. Kun pyryttää, aurojen lisäksi myös puhelimet käyvät kuumana, kun asukkaat kyselevät lumitöiden perään. Tampuurin avulla auraukset ja hiekoitukset kirjataan helposti raportointia ja laskutusta varten. Liukkailla kuitenkin sattuu ja tapahtuu, eikä pyllähdyksiltä voida välttyä. Silloinkin, kun asiat ovat ikävästi, hyvä tietojärjestelmä toimii kaikkien tukena. Vakuutusyhtiötä varten saadaan raportti käden käänteessä.

Itsekin kahvia monella toimistolla maistelleena, erään asian olen oppinut (sorry vaan, johtajat): kiinteistösihteeri pitää konttorin pystyssä ja pyörät pyörimässä. Hän siis tarvitsee tuekseen parhaat työkalut. Puhelinrumban ja kysymystulvan keskellä tieto pitää olla heti saatavilla. Aikaa ei voi tuhlata keikkakuittausten käsin syöttöön tai kulutuslukemien naputteluun. Tampuuri tarjoaa jokaiselle roolille omat työkalut, ja päällekkäiset työtehtävät jäävät historiaan. Kentällä tehtävät asiat kirjataan suoraan kentällä, toimistolla voidaan keskittyä olennaiseen.

Kun työvälineet parantavat tehokkuutta, työntekijät voivat keskittyä oikeaan tekemiseen. Turha säntäily poistuu ja työn mielekkyys kasvaa. Kun päivän päätteeksi pääte tai kännykkä sulkeutuu, kotiin lähtee työhönsä tyytyväinen ihminen.

3 thoughts on “Työvälineet parantavat tehokkuutta, työntekijät voivat keskittyä oikeaan tekemiseen

  • IT-alalla on pitkään käytetty tehtävien/bugienhallintatyökaluja. Niistä soisi otettavan oppia, esimerkiksi: minä kirjaan järjestelmään vian, keikka menee kiinteistöhuollolle. Kiinteistöhuolto toteaa, että paikalla tarvitaan sähkömiestä, joka tilataan. Minä voin käydä milloin tahansa tarkistamassa järjestelmästä miten homma etenee – sähkömies on näköjään kirjannut järjestelmään ottavansa keikan vastaan ja arveli tulevansa huomenna, hyvä. Saman toteaa isännöitsijä. Kun sähkömies kuittaa homman tehdyksi, saan siitä tiedon ja mahdollisuuden antaa osapuolille palautetta. Viiden vuoden päästä tulee uusi ongelma ja alan miettiä että onkohan tämä sama vika kuin silloin joskus. Etsin hakusanalla tiedot järjestelmästä – oireet täsmää, joten päätetään laittaa keikka suoraan sähkömiehelle, joka kurkkaa talon sähköpiirustuksia ja tulee paikalle sopivan varaosan kanssa.

    Tykkää

    • Juuri näin Tampuuri, Tampuuri X ja sähköiset palvelut toimivat. Asukas/Osakas voi jättää sähköisissä palveluissa vikailmoituksen ja tämä vikailmoitus ohjautuu Tampuurin Ilmoitushallintaan suoraan oikealle työnsuorittajalle Tampuuriin syötettyjen kiinteistön osapuolitietojen perusteella. Käytännössä jokaiselle kiinteistölle on määritetty huoltomies ja tämän tiedon mukaan asukkaan/osakkaan vikailmoitus voidaan kirjata Tampuurissa oikealle työnsuorittajalle.

      Huoltomies voi käsitellä tuota samaa vikailmoitusta Tampuuri X:n selain- ja laiteriippumattomalla käyttöliittymällä. Jos huoltomies ei pysty suoraan itse korjaamaan kyseistä vikaa, voi huoltomies siirtää työn suoraan Tampuuri X:n käyttöliittymässä kentällä vaikkapa tuolle sähköyritykselle. Sähköyritys korjaa ongelman ja he voivat myös käyttää tuota Tampuuri X:ää (tai perinteistä Tampuuria) työn kuittaamiseen.

      Kaikki nämä huoltomiehen ja sähköyrityksen tehdyt toimenpiteet näkyvät koko ajan sähköisissä palveluissa asukkaalle/osakkaalle. Asukas näkee koko ajan vikailmoituksen tilanteen ja milloin vika pitäisi olla korjattuna.

      Tällä tavalla järjestelmien toimiessa isännöitsijätoimisto ei periaatteessa ole missään vaiheessa osallistunut koko prosessiin. Toki he ovat voineet seurata tilanteen kehittymistä Tampuurin (ilmoitushallinta tai BI) työkaluilla ja tällä tavalla isännöitsijätoimisto/isännöitsijä on ollut koko ajan tilanteesta selvillä.

      Tämä prosessi on ihan tätä päivää ja käytössä monella asiakkaallamme 🙂

      Tykkää

  • Yllä esitetty toiminta on hyvä esimerkki siitä, miten viestintä automatisoituu Tampuurin kautta. Työn tilaaja, organisoija ja suorittaja pysyvät jatkuvasti ajan tasalla työn edistymisestä ilman puhelinkeskusteluja tai sähköpostien vaihtoa – myös toimistoaikojen ulkopuolella.

    Viisi vuotta sitten suoritetun keikan yksityiskohtien kaiveleminen sähköpostiarkistoista voi osoittautua hankalaksi, mutta Tampuuriin kirjatut työt ja ratkaisut ovat aina siististi tallessa kohteen alla. Tampuurin avulla myös eri osapuolien ja koko prosessin tehokkuutta voidaan mitata, ja näin toimintamalleja voidaan parantaa opitun perusteella.

    Liked by 1 henkilö

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s