DIY: Microsoft Power BI ja Tampuuri

Lokakuun alussa pidetyillä käyttäjäpäivillä pidin Timo Variksen kanssa esitelmän Tampuuri BI:stä sekä demon siitä miten Microsoftin Power BI:llä voidaan tehdä itse raportteja Tampuurin dataan perustuen. Alla step-by-step ohje miten Tampuurista saatavalla Excel aineistolla voidaan suoraan tehdä luennolla esitetyt raportit Microsoftin Power BI työkalulla.

1. Lataa Power BI työkalu

Lataa Microsoftin ilmainen Power BI työkalu suoraan Micsosoftin sivuilta ja asenna sovellus koneellesi.

https://www.microsoft.com/fi-FI/download/details.aspx?id=45331

2. Lataa Tampuurista kohdetiedot

Avaa Tampuuri ja navigoi Etusivu/Työpöytä -kohdasta Pikakuvakkeet-välilehdelta ”Raportti – Kohdetiedot” -raportti.

raporttikohdetiedot
Kuva: ”Raportti – Kohdetiedot” löytyy Etusivulta Pikakuvakkeet-välilehden alta

Kohdetietoraportissa valitaan ainakin Nimi, Osoite, Paikkakunta (Postitoimipaikka) kentät Kustannuspaikalta (Yhtiöltä). Nämä tiedot ovat raportoinnin runko ja näihin tietoihin viitataan muissa raporteissa.

raporttikohdetiedot_export
Kuva: Valitaan tarvittavat kentät raportointia varten

Raportin data otetaan ulos ”Excel taulukoksi”, eli valitaan se kohta vientiasetuksista.

raporttikohdetiedot_export_excel
Kuva: Excel taulukoksi valinnalla halutut tiedot saadaan käsiteltäväksi

”Excel taulukoksi” -napin painamisen jälkeen tiedot saadaan Exceliin ja tämän jälkeen tiedosto voidaan tallentaa työpöydälle.

kohdetiedot_excelissa
Kuva: Aineisto Excelissä

Syötä tiedoston nimeksi Kohdetiedot sekä valitse vasemmalta tallennuspaikaksi Työpöytä. Muista muuttaa Muoto-valikkoon Excel-työkirja (*.xlsx).

tallennanimella
Kuva: Tallennetaan Excel tiedostona (huom Muoto-valinta) vaikkapa työpöydälle

Nyt voidaan siirtyä Power BI työkalun puolelle.

3. Avaa Power BI työkalu

Avaa Power BI Desktop työkalu ja ladataan juuri muodostettu Excel aineisto Power BI:n käsiteltäväksi.

powerbi_getdata
Kuva: Power BI työkalussa Get Data (suomenkielisessä versiossa Hae Data?)

Get Data ruudussa valitaan Excel ja painetaan Connect-nappia sekä haetaan työpöydältä sinne juuri tallennettu kohdetiedot.xlsx (tai kohdetiedot.xls).

powerbi_getdata_excel
Kuva: Get Data ruutu

Kohdetiedot.xlsx tiedoston valinnan jälkeen avautuu Navigator-ruutu ja tässä ruudussa tehdään viimeiset valinnat ennen datan tuomista Power BI työkalun käsiteltäväksi. Navigator ruudussa pitää vasemmalta puolelta valita tuotava raportti (tässä tapauksessa ruksi siis ruutuun kohtaan ”Kohdetietoraportti (3)”. Tämän jälkeen alalaidan Load-napin painalluksella data saadaan Power BI työkalun käytettäväksi.

powerbi_getdata_import
Kuva: Navigator ikkunssa tehdään datan tuonnin viimeiset vaiheet

4. Kohdetietojen käsittely

Jotta kohdetietojen avulla voidaan tehdä esimerkiksi karttanäkymä pitää kohdetietoja vähän jatkojalostaa. Lisätään yksi uusi sarake Power BI:n puolella (tämän olisi voinut tehdä myös Excelissä), jotta kartta ymmärtää paremmin Suomen osoitteita. Fields kohdassa klikataan hiiren oikealla napilla Kohdetietoraportti (3) -kohtaa (teillä tuo numero voi olla eri) ja tämän jälkeen valitaan ”New column”.

powerbi_newmeasure
Kuva: New column valikko Fields kohdassa

New column avaa kirjoituslaatikon Power Bi työkalun ylälaitaan ja siihen kirjoitetaan alla olevan kaltainen kaava. Tällä kaavalla yhdistetään katuosoite, paikkakunta (tai postitoimipaikka) ja lisätään vielä ”Finland” loppuun. Kaikki tämä tehdään sen takia, että Power BI ymmärtää paremmin meidän osoiteita ja kartta kohdistuu huomattavasti paremmin.

YhdistettyOsoite = ’Kohdetietoraportti (3)'[Osoite] & ”, ” & ’Kohdetietoraportti (3)'[Paikkakunta] & ”, Finland”

powerbi_newmeasure_kaava
Kuva: Kaavapalkki tulee Power BI työkalun ylälaitaan

Juuri perustettu uusi kenttä ”YhdistettyOsoite” pitää vielä muuttaa Modeling-välilehdeltä Address-muotoon. Tämän muutoksen jälkeen yhdistetty osoite voidaan lisätä raportille ja Power BI:n pitäisi automaattisesti näyttää kartta visualisointi sekä lisätä karttaa pallukat kohteiden oikeille paikoille.

powerbi_data_category
Kuva: Muutetaan YhdistettyOsoite-kentä muotoa

5. Kartan lisääminen raportille

Karttaa ei siis tarvitse itse millään tavalla tässä kohtaa enää lisätä vaan YhdistettyOsoite-kenttä raahataan oikeasta reunasta raporttiruudulle (valkoinen osa).

powerbi_osoite_draganddrop
Kuva: YhdistettyOsoite-kenttä raahataan raporttiruutuun

Ensiksi kartta on pienenä raporttiruudulla, mutta karttaa voidaan isontaa suoraan kulmista kiinni ottamalla ja tällä tavalla kartta saadaan vaikkapa alla olevan mukaiseksi. Alla olevassa on lisätty kartan alle myös lista kohteista.

Tämän saa aikaiseksi vain raahaamalla kenttiä suoraan kartan alle ja muutetaan raporttiosan visuaaliseksi muodoksi Table (taulukko). Tunnus ja postinumero kenttää käsitellään tässä kohtaa varmaankin numerona (kentän edessä summa-merkki) ja nämä kentät voi muuttaa tekstimuotoon myös Modeling-välildeltä. Tämän jälkeen noita kenttiä ei turhaan lasketa yhteen kartan alla olevassa taulukossa.

powerbi_karttaKuva: Kartta ja kohdelista samassa raporttiruudussa

6. Lataa Tampuurista ilmoitushallinnan ilmoitukset

Pelkällä kohdedatalla ei toki pitkälle pötki ja sen takia otetaan raporttiin lisää dataa Tampuurin puolelta. Haetaan Tampuurista Raportit / Kohdemassaraportit / Ilmoitukset lista -raportin avulla koko alkuvuoden ilmoitukset ja ladataan ne suoraan Excel aineistoon. Tästä aineistosta voi tulla aika iso, joten kannattaa malttaa odottaa raportin latautumista.

tampuuri_ilmoitukset
Kuva: Ilmoitushallinnan data saadaan ulos Raportoinnin kautta

Ilmoituksien Excel aineistosta poistetaan ensimmäinen rivi, jotta Power BI pystyy paremmin käsittelemään oikeita rivejä.

tampuuri_ilmoitukset_excel
Kuva: Ilmoitukset Excel aineistossa

Tämän jälkeen aineisto tallennetaan työpöydälle nimellä Ilmoitukset.xlsx ja siirrytään lataamaan tämä aineisto Power BI työkaluun.

tampuuri_ilmoitukset_excel_nimiKuva: Tallennetaan ilmoitukset Excel

7. Ilmoitusraportin lisääminen

Lisätään Power BI raporttiin ensiksi uusi välilehti alalaidan Plus-kuvakkeesta (oranssi Plus-kuvake, ks. alakuva). Nimetään uusi välilehti Ilmoitukset-nimiseksi. Samalla voi tuplaklikata sitä ensimmäistä välilehteä ja nimetä sen Kohteet-nimiseksi.

Ilmoituksien data tuodaan samalla tavalla kuin Kohderekisterin datakin. Home välilehdellä on Get Data -toiminto, Excel-valinta, ja tällä toiminnolla ilmoitukset.xlsx tiedoston rivit tuodaan Power BI:n käsiteltäväksi.

powerbi_getdata_excel_v2
Kuva: Ilmoitukset välilehti ja datan tuominen

Ilmoitukset.xlsx tiedoston valinnan jälkeen avautuu taas Navigator-ruutu ja taas kerran muistetaan valita vasemmasta reunasta Export-valinta. Tämän jälkeen Load-napin painaminen lataa Excelissä olevat rivit Power BI työkalun käsiteltäväksi. Datan määrästä riippuen lataaminen voi kestää hetken.

powerbi_getdata_excel_v3
Kuva: Navigator ikkunassa valitaan Export ja painetaan Load

8. Kohde ja ilmoitus datojen yhdistäminen

Jotta ilmoitushallinnan tietoja voidaan näyttää vaikkapa karttaruudulla, pitää kohdetiedot ja ilmoitukset yhdistää toisiinsa. Tämä Power BI työkalussa Relationship-työkalussa (ks. kuva alla, vasen reuna). Tällä työkalulla voidaan yhdistää eri tauluja toisiinsa jotta toisessa taulussa olevia tietoja voidaan käyttää vaikka ilmoitusten paikkakuntakohtaiseen (paikkakunta tieto on kohderekisterissä) listaamiseen/rajaamiseen.

powerbi_yhdista_kentat
Kuva: Kohdetietojen ja ilmoitustietojen yhdistäminen

9. Ilmoituksien näyttäminen

Nyt kun data on kunnossa voidaan alkaa tekemään itse ilmoituksien raporttia. Tästä ”Ilmoitukset – Lista” raportista voidaan tehdä monta eri variaatiota, mutta alla yksi malli ilmoituksien raportoimiseksi.

Ensiksi lisätään kartta uudelle raporttiruudulle ja lisätään kartta-raporttiosan Size-kohtaan ilmoituksien lukumäärä, eli id sarake Export-kohdasta. Tämän jälkeen kartalla pitäisi pallon koko pitäisi tulla suoraan ilmoituksien lukumäärän mukaan. Muutetaan kartan koko vastaamaan kuvan (alla) mukaista toteutusta.

powerbi_ilmoitukset_kalenteri
Kuva: Ilmoitukset kohdan kartta

Lisätään lista raporttiruutuun ja lisätään seuraavat kentät listaan (drag-and-drop):

  • Id
  • Tila
  • Kiinteistö
  • Huoneisto
  • Otsikko
  • Vastaanottoaika (muutetaan näyttämään vain päivämäärä)
  • Kiireellisyys
  • Vikaluokka
  • Ilmoittaja

powerbi_ilmoitukset_lista
Kuva: Ilmoituksen kohdan lista

Lisätään vastaanottoajan mukainen pylväsgraafi raportin vasempaan yläkulmaan. Tämä on helpoin tehdä vain raahaamalla Export-taulun Vastaanottoaika raporttiruutuun. Tämän jälkeen kannattaa ottaa pois vuosi ja kvartaati (Visualisations-kohdasta), koska niillä ei tässä kohdassa ole mitään tekoa. Lisätään ilmoituksen Id Value-kohdaan, jotta pylvään korkeus saadaan kuntoon.

powerbi_ilmoitukset_graafi.png
Kuva: Ilmoituksien graafi

Viimeiseksi lisätään suodatin, jotta ilmoituksia voidaan suodattaa ilmoituksen tilan mukaan. Raahataan Tila-kenttä oikeaan alakulmaan ja muutetaan raporttiosa Slicer (suodatin) muotoon. Tämän jälkeen voidaan ilmoituksia suodattaa tilan mukaan.

powerbi_ilmoitukset_tila
Kuva: Tilan mukaan ilmoituksien suodattaminen

10. Mitä näiden raporttien jälkeen

Seuraavaksi voisi lisätä vaikkapa PTS remonttien dataa tai jotain muuta dataa mitä saadaan Tampuurista suoraan Exceliin. Myös julkaisuun kannattaa tämän jälkeen tutustua. Julkaisu tarkoitta sitä, että Power BI työkalulla voidaan raportti julkaista netti- sekä mobiilikäyttöön.

11. Tampuuri BI

Tampuuri BI on kaksi tuotteistettua raporttipakettia. Toinen raporttipaketti sisältää Tampuurin teknisiä raportteja ja toinen asumiseen/reskontraan liittyviä raportteja. Alla vähän tarkempaa kuvausta valmiista paketeista.

Tekninen BI

Tampuurin teknisiin moduuleihin liittyvät tuotteistetut raporttipohjat. Raporttipohjat ovat vain aloituspiste itse raportoinnin tekemiselle Tampuurista valmiiksi tuotu:

  • Kohderekisteri
  • Ilmoitushallinta
  • Huoltokirja
  • Käyttöpäiväkirja
  • Kunnossapito
  • Kulutusseuranta

Asumisen BI

Tampuurin asuttamisen moduuleihin liittyvät tuotteistetut raporttipohjat. Raporttipohjat ovat vain aloituspiste itse raportoinnin tekemiselle. Tampuurista valmiiksi tuotu:

  • Hakemukset
  • Tarjoukset
  • Sopimukset
  • Reskontra
  • Vaihtuvuus
  • Käyttöaste

Nämä molemmat raporttipaketit päivittyvät automaattisesti kerran päivässä. Näin raportit pysyvät koko ajan ajantasalla ja joka aamu on edellisen päivän Tampuuri data raportoitavissa eri kriteerein.

12. Ota yhteyttä

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s