Tampuuri huoltokirja on osa kiinteistöjen digitalisaatiota

Teollisuus on ollut perinteisesti kiinteistöalaa edellä uudenaikaisten toimintamallien käyttöönotossa. Tällä hetkellä puolet Konecranesin 2 miljardin liikevaihdosta tulee huoltotoiminnasta. Mittasuhteet ylläpidonaikaiseen toiminnan eduksi ovat kasvaneet huomattavasti.

Teollisuudessa huoltotoiminnan tehostaminen on ollut yksi ison D:n (Digitalisaatio) sekä IoT:n mehukkaimmista hedelmistä. Lisäarvo perustuu ensisijaisesti tarpeenmukaiseen huoltoon.

Miksi sitten kiinteistöala on jäljessä? Kiinteistöissä mittasuhteet ovat pienempiä. Jos pumppu pysähtyy, miljoonabisnes ei välttämättä ole samalla sekunnilla vaarannettu. Toiseksi, kiinteistöt ovat lähes poikkeuksetta kukin yksilöitä, jotka eivät synny tuotantolinjalla. Määrämuotoisen järjestelmän liimaaminen yksilöllisen kiinteistön kylkeen ei ole aina ongelmatonta.

Miksi sitten kiinteistöala on jäljessä? Kiinteistöissä mittasuhteet ovat pienempiä. Jos pumppu pysähtyy, miljoonabisnes ei välttämättä ole samalla sekunnilla vaarannettu. Toiseksi, kiinteistöt ovat lähes poikkeuksetta kukin yksilöitä, jotka eivät synny tuotantolinjalla. Määrämuotoisen järjestelmän liimaaminen yksilöllisen kiinteistön kylkeen ei ole aina ongelmatonta.

Kiinteistöissä tärkein tavoite on asiakkaiden, käyttäjien, vuokralaisten sekä asukkaiden tyytyväisyys. Mikäli nämä asiat ovat kunnossa, muut raadollisemmat arvot seuraavat perässä.

Kiinteistöissä tärkein tavoite on asiakkaiden, käyttäjien, vuokralaisten sekä asukkaiden tyytyväisyys. Mikäli nämä asiat ovat kunnossa, muut raadollisemmat arvot seuraavat perässä.

Haluan tässä blogikirjoituksessani pohtia, mikä on Talokeskuksen tilanne kiinteistön ylläpidon digitalisaation aallossa.

Sähköinen huoltokirja

Sähköinen huoltokirja herättää tunteita. Osalle Tampuuri huoltokirja on välttämätön työkalu kiinteistön ylläpidossa. Joku toinen kokee sen pakollisena järjestelmänä, jota on pakotettu käyttämään.

Markkinoimme uutta Tampuuri X -tuotettamme työtä tehostavana työkaluna. Kuulin kommentin kentältä: ”Miten sillä on muka nopeampaa kuitata huoltotyö tehdyksi verrattuna nykyiseen ruksiin, jonka teen kynällä paperiseen työmääräimeen?” Hyvä relevantti kysymys.

Muutaman sekunnin työvaiheen optimointi ei välttämättä olekaan se johon tulisi puuttua. Ruksi työmääräimessa on yksi osa kiinteistöhuollon prosessia.  Ruksin kirjaamisen jälkeen työn suorittamisesta tulisi tiedottaa kiinteistön edustajaa sekä mahdollisesti käyttäjiä. Lisäksi tehty huoltotyö tulisi dokumentoida asianmukaisesti, jotta rahan arvoista huoltohistoriaa voidaan hyödyntää myöhemmin, esimerkiksi kiinteistökaupoissa. Joissain tapauksissa työstä pitää laskuttaa. Kenties joku haluaa seurata asiakastyytyväisyyttä? Eikä pidä unohtaa niitä työvaiheita, jotka edeltävät paperisen työmääräimen saattamista kentälle.

Tärkeintä kuitenkin on, että työ tulee tehtyä suunnitella tavalla. Työn kuittaaminen on ainoastaan valittu tapa toimia.  Edellä mainitut työvaiheet muodostavat suurimman osan työstä ja vieläpä usean eri osapuolen taakaksi. Tampuuri X on kehitetty nimenomaan osaksi kentällä tehtävää kiinteistöhuollon prosessin osaa, työn kuittaamista ja mahdollisten huomioiden tekemistä.

Huoltokirja osana johtamisjärjestelmää

Huoltokirjoista on viime aikoina alettu puhumaan kiinteistön toiminnanohjausjärjestelminä. Muutos on ollut tervetullut, sillä huoltokirja terminä on paisunut kasvaneiden käyttäjätarpeiden myötä ulos muotistaan. Tämä on huomattu alalla ja tuleva nimitys näyttäisi tällä hetkellä olevan kiinteistönpitokirja.

Tampuuri huoltokirjassa toiminnanohjauksen periaatteet ovat mielestäni selkeät. Mallihuoltokirjaan mallinnetaan ”talon tapa toimia”. Mallihuoltokirja pitää sisällään tiedon vastuista (suorittaminen, hankinnat, kustannukset, ym.), milloin ja miten työt tulee suorittaa. Kerran valmiiksi mietityn mallihuoltokirjan avulla ”talon tapa” on suoraviivaista jalkauttaa haltuun otettaviin sekä rakennettaviin kiinteistöihin.

Myös ilmoitushallinnan toimintaa voidaan automatisoida toiminnan tehostamiseksi ja ennen kaikkea suunnitelmalliseksi, ennalta mietityksi. Tietyn tyyppiset vikatyöt voidaan ohjata oikealle suoraan sopimuskumppanille tai välikätenä voidaan käyttää esimerkiksi palvelukeskusta. Jälleen kyse on talon tavasta toimia ja siitä, että järjestelmä tukee tekemistä.

Tampuurin toimintaperiaate on prosessilähtöinen. Kiinteistöjen ylläpidossa prosesseja ovat esimerkiksi seuraavat tehtävät:

  • Päivittäiset työt (Tampuuri ilmoitukset)
  • Määräaikaiset työt (Tampuuri huoltokalenteri)
  • Kertaluontoiset sekä isommat toistuvat työt (Tampuuri kunnossapito, PTS)
  • Huomioiden kirjaaminen (Tampuuri käyttöpäiväkirja)

Oleellista on, että järjestelmä tukee prosesseja ja tarvittaessa ohjaa niitä. Usein törmätään tilanteeseen, jossa ”pikku vika” saattaakin muodostua isoksi hankkeeksi. Esimerkiksi tässä tilanteessa ilmoituksena kirjattu työ voidaan joustavasti siirtää PTS-osioon, jossa sitä käsitellään yrityksen investointikäytäntöjen mukaisesti eteen päin. Vastaavasti määräaikaishuollon yhteydessä havaittu vika (kuittauksen huomio) siirtyy käsiteltäväksi ja se ohjataan joko päivittäiseen korjaustoimintaan ilmoitukseksi tai isommaksi remontiksi PTS:ään. Kuulostaako järjestelmälliseltä, vakuuttavalta ja ennen kaikkea ammattimaiselta kiinteistöjohtamiselta?

Järjestelmällinen kiinteistön ylläpito luo uusia mahdollisuuksia

Toinen mielenkiintoinen pohdinta, johon olen asiakkaidemme kanssa törmännyt on ajatus: ”Syntyykö se PTS sitten sieltä huoltokirjasta?”. Ensimmäisenä teki mieli vastata, että nehän ovat kaksi eri asiaa. Sen sijaan päädyin pienen jäätymisen jälkeen vastaamaan, että huoltokirjasta saadaan huomattavasti hyvää lähtötietoa PTS:ään. Asiaa jälkeen päin mietittyämme olemme löytäneet lukuisia yhtymäkohtia huoltokirjan ja PTS:n välillä.

Tyypillisesti syksyisin seuraavan vuoden budjettia suunniteltaessa on esimerkiksi järkevää analysoida päivittäisessä kiinteistön ylläpidossa (huoltokirja) esiin nousseita asioita. Mitä huomioita määräaikaishuoltojen yhteydessä on kirjattu, onko johonkin rakennusosaan tai järjestelmään kohdistuneet vikailmoitukset kasvussa, onko käyttöpäiväkirjassa toistuvia merkintöjä? Tämän tiedon analysointiin olemme kehittäneet havainnollista graafista raportointia, Tampuuri BI.

Järjestelmän, ei edes Tampuurin, olemassaolo ei varmista haluttua lopputulosta. Järjestelmään syntyvä tieto on juuri niin relevanttia kuin sinne syötetään. Lontoolainen sanonta ”shit in, shit out” kuvannee asiaa paremmin. Tiedon syöttämisen ohella tietoa myös kerätään Tampuuriin. Esimerkiksi etähallintapalveluumme liitettyjen kiinteistöjen automaatiojärjestelmistä saatu tieto on liitettävissä Tampuuriin. Tämän lisäksi kulutustiedot ovat yhä useammin saatavilla etäluennan avulla.  Kun tietoa on paljon useista tietolähteistä, voidaan puhua Big datasta. Mitä sillä sitten tehdään; paljon tietoa, kiva juttu.  Mietimme työssämme päivittäin, miten käsite voidaan muuttaa Smart dataksi, eli tiedoksi jolla voidaan tehdä päätöksiä.

Tänä päivänä autot ilmoittavat meille, milloin määräaikaishuolto tulisi varata. Huoltoväli riippuu auton käytöstä. En ole autoinsinööri, mutta todennäköisesti taustalla on algoritmeja, sekä ajotietokoneesta kerättyä tietoa auton käytöstä. Jonakin päivänä kiinteistökin on kykenevä ilmoittamaan huoltotarpeestaan. Sinä päivänä olemme suunnilleen samassa tilanteessa kuin aiemmin mainittu Konecranes on tänään. Aihepiiri on äärimmäisen mielenkiintoinen ja tekee päivistämme Talokeskuksella toinen toistaan mielenkiintoisempia.

Ylläpito on suurin osa kiinteistön elinkaarta

Huoltokirja on tällä hetkellä ratkaisu tiedon siirtämisessä rakennusvaiheesta ylläpitovaiheeseen. Huoltokirjan koordinointityö on suurimmilta osin olemassa olevan tiedon jalostamiseen liittyvää asiantuntijatyötä. Suunnittelemme Talokeskuksella tietomallien avulla. Suuri osa huoltokirjakoordinaattorin tarvitsemasta tiedosta on saatavilla tietomallista. Tällä hetkellä tietomallit ovat ikävä kyllä pääsääntöisesti ainoastaan rakentamisen aikaisia. Kehitämme ratkaisua yhteen tietomalliin rakentamisen sekä ylläpidon aikana. Aiheesta kuulet lisää tulevassa blogissamme.

Digitalisaatio?

Aikaisemmassa blogissamme Teemu Keiski lainasi digitalisaation määritelmää seuraavasti: “Digitalisaatio on digitaaliteknologioiden käyttöä liiketoimintamallien muuttamiseksi kohti uudenlaisen arvontuoton tarjontaa; kyse on muutosprosessista kohti digitaalista liiketoimintaa”

Tampuuri huoltokirjassa on jo vuosia ollut elementtejä digitalisaation määritelmän täyttämiseksi. Tänä päivänä Tampuuri mahdollistaa digitaaliteknologioiden avulla uusien liiketoimintamallien muuttamisen kohti uudenlaista arvontuottoa. Elämme muutosprosessissa kohti entistä digitaalisempaa liiketoimintaa. Tampuuri on siis digi!

 

 

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s