Digitaalinen disruptio osa 2 – toiminnan tehostaminen, avoimuus ja digitaalinen vuorovaikutus?

Edellisen viikon artikkelissa käytiin läpi isännöintialan ongelmakenttää Isännöintiliiton tutkimuksen perusteella. Tässä artikkelissa pureudutaan tarkemmin siihen miten Tampuurin avulla voidaan näitä haasteita ratkoa.

Toiminnan tehostaminen

Isännöinti Goes Digi -tapahtumassa Ilkka Saarinen puhui toiminnan tehostamisesta ja isännöitsijän ajan riittämättömyydestä. Tapahtuman avauspuheenvuorossa kävi hyvin selväksi, että isännöintialalta puuttuu systemaattisuus ja sitä kautta saatu hyöty. Asiat tehdään samalla tavalla kuin on totuttu tekemään ja rutiineista on vaikea päästä irti.

toiminnanohjaus
Kuva: Tampuurin uusin työkalu, Isännöitsijän toiminnanohjaus

Tampuuri auttaa tässä kohtaa ja ennen kaikkea Tampuurin uusin työkalu Isännöitsijän Toiminnanohjaus. Toiminnanohjauksessa on kyse tehtävien hallinnasta ja ennen kaikkea systemaattisuudesta. Tampuurin tapauksessa jokaisella yhtiölle perustetaan vuosikellon mukainen tehtävälista, joka ohjaa toimintaa systemaattisesti.

Vuosikelloon viedään kaikki kokoukset sekä muut tehtävät, mitä hallituksen kokouksissa on sovittu. Kokouksia on mahdollista myös aikatauluttaa Isännöitsijän Toiminnanohjauksessa ja tätä kautta tulevaa toimintaa voi suunnitella kokouksienkin suhteen huomattavasti helpommin kuin ennen.

Kaikki nämä tehtävät on ennenkin tehty, mutta tehtäviä on ylläpidetty joko manuaalisessa tai sähköisessä kalenterissa.

Kaikki nämä tehtävät on ennenkin tehty, mutta tehtäviä on ylläpidetty joko manuaalisessa tai sähköisessä kalenterissa. Tampuurin Isännöitsijän Toiminnanohjaus ei tässä mielessä tuo yhtään uutta tehtävää, mutta Tampuurin avulla mahdollistetaan myös isännöintiyrityksen johdon tasolla tehtävien statuksien seuraaminen. Enää ei tarvitse yksittäiseltä isännöitsijältä viikkopalaverissa tivata tehtävien tilannetta vaan se voidaan katsoa suoraan Tampuurista.

Tehtävät voidaan hoitaa myös paikasta, ajasta sekä laitteesta riippumatta Tampuuri X:n työkaluilla. Enää ei tarvitse etsiä tehtäviä vaan Tampuuri X:n isännöitsijän omalla työpöydällä näytetään aina kaikki isännöitsijän aktiiviset tehtävät. Isännöitsijä voi hoitaa tehtäviä kännykällä tai tablet laitteella vaikka suoraan hallituksen kokouksen aikana.

Tästä systemaattisesta tavasta toimia hyötyvät niin isännöitsijät kuin toimistojen vetäjät. Toivottavasti myös hallitukseen saakka näkyy se, että isännöitsijällä on tehtävät hallussa ja tätä kautta koko isännöinnin asiakastyytyväisyys paranee.

Avoimuuden ja reaaliaikasuuden lisääminen

Toinen asia, mistä Ilkka Saarinen puhui Isännöinti Goes Digi -tapahtumassa, oli erilaisten asumissovellusten puuttuminen tai niiden vähäisyys. Sähköisiä palveluita on aika monella isännöintitoimistolla, mutta niiden mahdollisuuksien hyödyntäminen kaiken kaikkiaan on jäänyt käyttämättä. Vielä tänäkin päivänä ”sähköiset palvelut” roskaavat isännöitsijätoimistojen sähköposteja erilaisilla muuttoilmoituksilla tai yhdenottopyynnöillä.

Kaikki nämä erilaiset muuttoilmoitukset sekä muut yhteydenottopyynnöt pitää saada pois sähköposteista tehtäviksi Ilmoitushallintaan tai Yhteydenottojen työjonoon. Tällä tavalla asiat saadaan systemaattisen prosessin piiriin ja näille erilaisille pyynnöille voidaan määrittää vastuulliset hoitajat myös tuuraustapauksissa. Kaikki tiedot löytyvät näin myös asiakkaan takaa eikä asioita tarvitse enää lähteä etsimään jostain sähköpostilaatikosta.

yhteydenotot
Kuva: Tampuurin sähköisissä palveluissa osakas ja toimiston väki voivat keskustella suoraan Tampuurin ja sähköisten palveluiden välillä kahdensuuntaisesti

Tässä toimintamallissa tehdään käytännössä sama asia, mitä pankit ovat tehneet meille asiakkaina. Tänä päivänä melkein kaikki pankkipalvelut löytyvät jo verkosta ja itse pankissa on jopa kiusallista käydä. Näin pitää pystyä tekemään myös asukkaiden ja osakkaiden kanssa. Kaikki palvelut pitää saada sähköisiin palveluihin ja sitä kautta toimintaan ennen kaikkea avoimuutta ja reaaliaikaisuutta.

Tämä vaikuttaa myös toiminnan tehokkuuteen, kun kaikki tiedot ovat hallussa ja niitä voidaan helposti käsitellä vaikka ympäri Suomea. Voidaan rakentaa asiakaspalvelukeskuksia, jotka hoitavat asiakkaiden kontaktointia ja isännöitsijä voi oikeasti keskittyä siihen ”oikeaan” työhön. Kaikki toiminnanohjaukseen syötetyt tiedot ovat asiakkaan käytettävissä eikä jokaista tietoa tarvitse kysyä aina isännöitsijältä.

Digitaalinen vuorovaikutus

”Digitaalinen vuorovaikutus ei ole vain tämän ajan ilmiö, vaan kulttuurinen muutos, joka jalkautuu vielä pitkään liike-elämässä eri toimintoihin ja eri toimialoille. Vuorovaikutuksen määrä moninkertaistuu, digitalisoituu ja monikanavaistuu. Toitottaminen on laskussa, vuorovaikutus kasvussa.”

http://dingle.fi/2014/03/04/vuorovaikutus-digitaalisuuden-lahtokohdaksi/

Kaikki nämä edellä mainitut asiat kasvattavat vuorovaikutusta isännöitsijän, toimiston, palveluyritysten ja asiakkaan välillä. Isännöinnin ympärille rakennetaan palveluverkosto ja tätä kautta asiakkaan kokema hyöty on huomattavasti suurempi.

Sähköiset palvelut, Isännöitsijän toiminnanohjaus, Tampuuri sekä Tampuuri X, kaikki nämä työkalut auttavat tässä ja mahdollistavat tällaisen ekosysteemin rakentamisen isännöinnin ympärille.

omatalous
Kuva: Sähköinen palvelu asukkaan/osakkaan omiin tietoihin

Myös verkkokaupat tekevät tuloaan ja ennen kaikkea näiden verkkokauppojen kanssa tarvitaan vahva kumppaniverkosto sekä kumppaniverkoston välinen vuorovaikutus. Isännöinti voisi toimia verkkokaupan alustana ja kumppaniverkosto sitten toimittaa tuotteita tai palveluita asukkaille ja osakkaille tämän verkkokaupan kautta.

Isännöinti siirtyy verkkoon, halutaan sitä tai ei. Muutos tulee sisältä tai sitten joku muu tekee isännöintiin digitaalisen disruption.

Isännöinti siirtyy verkkoon, halutaan sitä tai ei. Muutos tulee sisältä tai sitten joku muu tekee isännöintiin digitaalisen disruption. Toivottavasti ala huomaa tämän ajoissa ja me Talokeskuksessa haluamme olla mukana auttamassa isännöintiyrityksiä muutoksen kourissa.


Isännöinti Goes Digi

Isännöinnin on kuljettava nopeammin kohti digitaalisuutta, sillä asiakkaat ovat jo siellä. Isännöintiliitto järjesti jäsenyritysten johdolle ja avainhenkilöille Isännöinti goes Digi -tilaisuuden, jossa tarkasteltiin digitaalisen ja teknologisen murroksen vaikutuksia ja mahdollisuuksia.

Kiitoksia kaikille järjestelyissä mukana olleille ja toivottavasti tämä perinne jatkuu myös tulevina vuosina 🙂

Disruptio

Nykykielenkäytössä disruptiolla tarkoitetaan ilmiötä, jossa esimerkiksi jokin uuteen teknologiaan perustuva innovaatio haastaa alan perinteiset toimintatavat. On puhuttu muun muassa digitaalisuuden aiheuttamasta disruptiosta.

 

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s