Miten Tampuuri Taloushallinto otetaan käyttöön

eli kuvaus siitä miten helppoa kaikki onkaan.

Vai onko? Tässä kirjoituksessa käyn läpi, miten taloyhtiön kirjanpito Tampuuri Taloushallinnolla otetaan käyttöön. Kirjoitus perustuu niihin kokemuksiin, joita olen kuluvan vuoden aikana saanut ensimmäisistä käyttöönotoista.

Mistä kaikki aloitetaan?

Isännöintitoimiston hankkiessa Tampuuri Taloushallinnon, luodaan sille oma toimintaympäristö, johon kirjanpitoa varten avataan taloyhtiöt. Ennen taloyhtiöiden tietojen syöttämistä, on istuttava hetkeksi alas ja mietittävä mitkä ovat kaikkia yhtiöitä koskevat yleiset kirjanpidon tiedot.

Näitä ovat esimerkiksi tilikartat, tositelajit, verokoodit ja laskentatasot. Nämä tiedot muodostavat rungon sille toimintaympäristölle, jossa taloyhtiöiden kirjanpitoja hoidetaan.

Kun yleiset tiedot on hiottu kuntoon, on helppo jatkaa yhtiöiden luonnilla.

 

Uuden yhtiön perustaminen.

Uuden yrityksen lisääminen perustietoineen on varsin nopea toimenpide, myös käsin tehtynä. Koska ympäristö on kunnossa, on uusien yritysten perustaminen helppoa, sillä syötettäväksi jää vain puhtaasti yrityskohtaiset tiedot. Kaikki yleiset tiedot tulevat joko automaattisesti yritysten käyttöön tai yritykselle poimitaan niistä vain tarpeelliset. Osa tiedoista avautuu oikeilla parametreilla. Esimerkiksi verokoodit tulevat käytettäväksi heti kun yhtiölle on merkitty arvonlisäveron ilmoitusjakso.

blogi22

Näin yhtiön perustamiseksi riittää kirjata uusi yritys järjestelmään ja asettaa yrityskohtaiset tiedot kuntoon. Yrityskohtaisia tietoja ovat pankkitilit, henkilöiden oikeudet ja tilikaudet. Yleisiä tietoja on mukautettava vain vähän. Näitä ovat esimerkiksi tilikartan tilien nimen muuttaminen pankki- ja lainatilien osalta.

blogi23

Yrityksen perustaminen on oikeastaan kaksivaiheinen työ: yrityksen lisääminen ja perustietojen asetus sekä yritykselle syötettävät vertailusaldot edelliseltä vuodelta.  

Kirjanpidon saldot on syötettävä vertailuvuodelta, jos kirjanpitoa aloitetaan tilikauden alusta. Näin tarvittaviin raportteihin saadaan vertailutiedoiksi edellisen vuoden tiedot. Jos kirjanpito aloitetaan kesken tilikautta, syötetään edellisen vuoden tietojen lisäksi myös alkuvuoden saldot.

Saldojen kirjaus on oikeastaan ainoa kohta, jossa yrityksen luonti ei välttämättä mene helposti. Tässä joudutaan ottamaan kantaa käytettyyn tilikarttaan ja tilimuutoksiin, jotka voivat aiheuttaa ylimääräistä vaivaa. Ei riitä, että tase ja tuloslaskelma saadaan täsmäämään, vaan sama vaatimus koskee jälkilaskelmaakin.

blogi24

Tampuuri Taloushallinnossa on oma jälkilaskelmaa tukeva tilikartta, joka mahdollistaa jälkilaskelman tulostuksen automaattisesti. Se kuitenkin vaatii saldojen syöttämistä oikeille tileille eikä tili- tai kirjaustapamuutoksilta vanhaan tilikarttaan nähden voi aina välttyä. Siirrettäviä saldoja voidaan joutua myös jakamaan eri tileille. Samoin kirjataan jälkilaskelman siirtyvät yli-/alijäämät. Tämä on käyttöönoton ehdottomasti suurin työ. Tilikarttamuutos kannattaa ehdottomasti tehdä, sillä jälkilaskelman automatisointi helpottaa tulevia tilinpäätöksiä.

Pankkiyhteys toimii taustalla

Kun isännöintiyritys on avannut pankkeihin omat ws-kanavat, hoituvat tarvittavat pankkiyhteydet automaattisesti taustalla. Taloushallinnon pankkitilille kerrotaan käytettävä kanava, jonka jälkeen tilin tiedot siirtyvät automaattisesti pankin ja taloushallinnon välillä. Tällöin reskontra ja kirjanpito pysyvät ajan tasalla.

Pankkiyhteyden kautta saadaan myös verkkolaskut sähköisesti ostoreskontraan. Laskukierrot kannattaa määritellä yleisiksi ja niitä tarvitaan oikeastaan vain kaksi: isännöitsijä hyväksyy tai hallituksen puheenjohtaja hyväksyy. Koska laskukierto toimii roolipohjaisesti, mukautuu se hyvin isännöintiyhtiön tai taloyhtiön henkilöiden vaihtumisiin.

Jatkossa

tulen keskittämään kirjoitukseni enemmän siihen, miten jokapäiväinen kirjanpito hoidetaan Tampuuri Taloushallinnolla. Ole kuulolla.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s