EU-tietosuoja-asetus tulee myös kiinteistöalalle, oletko valmis?

EU-tietosuoja-asetus tulee myös kiinteistöalalle, oletko valmis?

Minulla oli ilo ja kunnia olla järjestämässä asiakkaillemme EU:n tietosuoja-asetukseen liittyvää infotilaisuutta. Olen havainnut, että asiakkaamme ovat asetuksesta erittäin kiinnostuneita ja siitä mitä me heidän merkittävimmän ohjelmiston toimittajana aiomme tehdä heidän tukemisekseen asetuksen myötä tulevassa muutoksessa. Tämä näkyi myös infotilaisuudessamme erittäin hyvin. Oli aktiivista kysymyksien esittämistä ja keskustelua.

Tämä on hyvä merkki, koska tietosuoja-asetus on tullakseen vaikuttamaan meidän jokaisen elämään tässä digitalisoituvassa maailmassa ja siihen on parempi varautua etukäteen kuin käpertyä piiloon. Olen erittäin iloinen ja ylpeä siitä, että Tampuuri-asiakkaamme ovat tässä edelläkävijöiden joukossa yhdessä miettimässä henkilötietojen käsittelyn kestävää tulevaisuutta.

Mistä tietosuoja-asetuksessa on kyse?

Tietosuoja-asetus on osa EU:n tietosuojalainsäädännön uudistusta. Asetus tuli voimaan 24.5.2016, ja sitä aletaan soveltamaan kahden vuoden siirtymäajan jälkeen 25.5.2018 alkaen. Tämä osoittaa sen päivän, jolloin henkilötietojen käsittelyssä on alettava noudattamaan uusia säännöksiä.

Tietosuoja-asetuksen keskiössä on uudistaa 90-luvulta peräisin olevaa henkilötietojen käsittelyn lainsäädäntöä ja konkreettisia käytäntöjä mm. avoimuuden ja läpinäkyvyyden lisäämisen kautta. On tunnistettu, että maailma on muuttunut yli 20 vuodessa – myös lainsäätäjän on tämä otettava huomioon.

Nykyään netti on pullollaan erilaisia palveluita, joihin tietonsa antamalla saa ”ilmaisia ominaisuuksia”. Moni ei tietysti ajattele asiaa niin, että palvelu itseasiassa maksetaan nimenomaan sillä, että antaa henkilötietonsa eikä pohdita sitä, että mikä palveluntarjoajan motiivi tai ansaintalogiikka asian taustalla onkaan. Juuri tästä tietosuoja-asetuksessa on kyse, huomion kiinnittämisestä oikeisiin asioihin.

Nostaisin yhtenä esimerkkinä viime aikoina esillä olleen hittimobiilisovelluksen, jolla voi kuvan omista kasvoistaan vanhentaa ja jakaa muille. Tämähän on tietysti ensisijaisesti hauskaa viihdettä kenelle tahansa. Välttämättä kovinkaan moni ei kuitenkaan noteerannut tai pohtinut sitä, että minne kyseinen sovellus/palvelu loppuviimeksi ne kuvat tallentaa ja mitä se mahdollisesti niillä tekee. Palveluhan toimii niin, että se siirtää kuvatiedoston Venäjällä sijaitsevalle palvelimelle, prosessoi sen siellä ja sitten vasta palauttaa kuvan prosessoituna mobiiliapplikaation käyttöön.

Ketä tietosuoja-asetus koskee ja miten sitä sovelletaan?

Mikäli työssäsi näet, käsittelet tai välillisesti edes jollain tavalla olet tekemisissä henkilötietojen kanssa, niin asetus koskee kyllä sinuakin. Tietosuoja-asetus koskee henkilötietoja käsitteleviä organisaatioita, niin rekisterinpitäjiä kuin henkilötietojen käsittelijöitä ja sitä sovelletaan niin yksityisellä kuin julkisella sektorilla.

kysymysmerkki

Sillä, millä laajuudella käsittelyä tehdään, käsiteltävien henkilötietojen luonteella tai mitä teknologiaa on käytetty, ei ole merkitystä.  Toki poikkeuksia ja nyansseja on esimerkiksi viranomaisten toimivaltuuksissa, mutta tämä on se iso kuva yksinkertaistettuna. Vaikutukset koskettavat organisaatioita kuin organisaatioiden työntekijöitä.

Tietosuoja-asetuksen soveltamisalaa on muun muassa automaattinen henkilötietojen käsittely. Itse henkilötietojen määritelmä on suhteessa vanhaan lainsäädäntöön tarkentunut ollen myös paljon konkreettisempi. Esimerkiksi IP-osoite katsotaan henkilötiedoksi.

Tietosuoja-asetuksessa on meille kiinnostuneille se mielenkiintoinen tilanne, että siinä on kansallista liikkumavaraa ja tätä on Oikeusministeriön työryhmä työstänyt viime vuodesta ja konkreettiset lakimuutosesitykset pitäisi olla mietintöinä 31.5.2017 mennessä. Isot periaatteet ovat toki selvät, mutta kyllähän käytännön konkreettiset tulkinnat sen varsinaisen ”pihvin” luovat. Henkilökohtainen mielipiteeni on, että tämä työ on jätetty liian myöhään, se olisi ehdottomasti pitänyt olla jo tehtynä paljon lähempänä siirtymäkauden alkamista.

Miten Tampuuri-asiakkaat tai kiinteistöala yleisesti?

Kiinteistöalalla henkilötietoja on erilaisissa rekistereissä. Yksi esimerkki on asunto-osakeyhtiön osakerekisteri, jota käytetään asunto-osakeyhtiölain mukaisia tehtäviä hoidettaessa. Toinen konkreettinen helposti ymmärrettävä esimerkki on vaikkapa vuokranantajan ylläpitämä hakijarekisteri,  joka perustuu nykyisellään henkilötietolain määritelmään asiakassuhteesta.

Kolmas esimerkki henkilötietoja käsittelevästä toimijasta on huoltoyhtiö, joka kuitenkin esimerkiksi ovenavauksissa pyrkii henkilötiedot tarkastamaan asukasrekisteristä varmistaakseen, että oikea ihminen pääsee sisään oikeaan asuntoon. Asukasrekisterin pitäminen sekin perustuu asunto- ja kiinteistöosakeyhtiön osalta henkilötietolain yhteysvaatimukseen.

ovi ja avain

On selvää, että tietosuojaohjeistuksien uudistuminen aiheuttaa kiinteistötoimialalla, erityisesti tietysti asumisen puolella, syyn pysähtyä pohtimaan asioita tarkemmin. Keskeinen kysymys on edellä jo viittaamani, että miten konkreettista lainsäädäntöä tullaan muuttamaan. Yksi idea, mikä mieleeni nousee tätä pohtiessa, on että alan toimijoiden saattaisi olla fiksua yhdistää voimansa ja perustaa yhteinen tietosuojafoorumi. Yhdessä on helpompi varmistaa, että mennään oikeaan suuntaan toimialalle näinkin keskeisessä asiassa.

Kirjoitus on mukava päättää lupaukseemme. Mitä tahansa tulee, Talokeskus on sitoutunut auttamaan asiakkaansa muutoksen yli. Toteutamme Tampuuri-ohjelmistoomme lukuisia uusia ominaisuuksia, joilla tuemme asiakkaidemme työtä ja hyvää ja kestävää henkilötietojen käsittelytapaa.

Tulemme esimerkiksi kehittämään Tampuuriin kokonaisvaltaisen selvitystulosteen, jolla henkilötietojen tarkastusoikeus voidaan toteuttaa nopeasti ja tehokkaasti. Edesautamme myös asiakasyrityksiemme henkilötietojen käsittelyn auditoinnin sujuvuutta uusilla raporteilla. Lupauksemme keskeinen sisältö on, että Talokeskuksen tuotteistettuja ratkaisuja käyttävät asiakkaat ja heidän asiakkaansa voivat nukkua yönsä rauhassa.

Lisää tietoa asiasta kiinnostuneille

Taloyhtiöiden asukasluettelot ja henkilötietolaki
http://www.tietosuoja.fi/material/attachments/tietosuojavaltuutettu/tietosuojavaltuutetuntoimisto/oppaat/6JfqGV1CR/Taloyhtioiden_asukasluettelot_ja_henkilotietolaki.pdf

Tietosuojavaltuutetun opas: ”Miten valmistautua EU:n tietosuoja-asetukseen”
http://tietosuoja.fi/fi/index/ajankohtaista/tiedotteet/2017/01/uusiopasauttaarekisterinpitajiaeuntietosuoja-asetukseenvalmistautumisessa.html

VAHTI-raportti 1/2016: ”EU-tietosuojan kokonaisuudistus”
https://www.vahtiohje.fi/web/guest/vahti-raportti-1/2016

Vuokrauksen tietosuojaohje
http://www.rakli.fi/media/asuminen/vuokrauksen-tietosuojaohje.pdf

Digitalisaatio – mitä se oikein on?

Viime aikoina tuskin kukaan on välttynyt törmäämästä digitalisaatio-sanaan. Iso osansa tähän varmasti viime vuonna lanseeratulla hallitusohjelmalla, jonka myötä asiaa on rummutettu jokaisessa vähänkin merkittävämmässä mediassa, kun asioita toteutetaan hallituskauden edetessä.

Paljon on ollut tuoreeltaan kirjoittelua siitä, miten digitalisaatio ”varmasti tulee viemään” palvelualan työpaikkoja tai toisaalta miten robotit tai muu teknologia muuttaa elämäämme ja tekee meistä tarpeettomia joutenolijoita. Ilmoilla on ollut jopa pientä pelottelua sen inhimillisen perustarpeen suhteen, että miten ihminen kokee itsensä hyödylliseksi. Jokainen meistä kun varmasti haluaa olla hyödyllinen ja työ on siihen varsin monelle meistä se ”ainoa oikea” tapa.

Ei varmasti ihme, jos joku tässä mylläkässä ei ole saanut kysyttyä sitä peruskysymystä , että ”mitä se digitalisaatio nyt oikein sitten on?”. Olen törmännyt varsin moneen ihmiseen, jotka loppuviimeksi eivät tunnu ymmärtävän asiaa. Pureudutaanpa siihen tovi.

Omasta mielestäni paras määritelmä löytyy eräästä blogipostauksesta (linkki ko. blogiin myös alla linkkilistauksessa) ja se menee näin:

”Digitalization is the use of digital technologies to change a business model and provide new revenue and value-producing opportunities; it is the process of moving to a digital business”

Vapaasti suomennettuna siis:

“Digitalisaatio on digitaaliteknologioiden käyttöä liiketoimintamallien muuttamiseksi kohti uudenlaisen arvontuoton tarjontaa; kyse on muutosprosessista kohti digitaalista liiketoimintaa”

Yksinkertaistettuna kyse on siitä, miten uusista teknologioista saadaan hyötyä irti siten, että uudenlaista arvoa syntyy sekä palvelun kuluttajalle että palvelun tarjoajalle. Siis jotain sellaista mistä joku on valmis maksamaan ja josta siis se joku tai jotkut maksavat niin paljon, että palvelu kannattaa tarjota. Tämä tietysti liiketoiminnallinen perusnäkökulma, toki myös ihan ilmaisia palveluita on tarjolla enenevässä määrin mutta jotain kautta nekin rahoitetaan, välillisesti tai suoraan.

Konkreettisena esimerkkinä digitalisaatiosta on helppoa ymmärtää itsepalvelun lisääntyminen, koska pilvipalveluiden myötä palvelut ovat verkossa saatavilla 24/7. Helppo tapa kun alentaa palveluiden kustannuksia on poistaa välikäsiä. Nettipankkihan on tästä klassinen esimerkki.

IoT -puolella (Internet of Things eli Esineiden Internet) nostetaan usein esiin älykkäät laitteet, jotka itse kertovat huoltotarpeestaan ja siten vähentävät huoltokäyntejä. Tai vaikka älykkäät roska-astiat, jotka kertovat milloin ovat lähes täynnä ja tämän myötä kyetään optimoimaan logistiikkaa. Tässäkin kyse on toiminnan järkevöittämisestä ja sitä myöden kustannusten optimoimisesta – ei tehdä asioita turhaan. Tietyllä tapaahan tämäkin on itsestäänselvää, nyt kun on olemassa tapa kerätä tietoa tällaisen päättelylogiikan pohjaksi.

Kyse siis hyvin paljon tämän hetken käsityksen mukaan on siitä, että mittaamme enemmän ja enemmän asioita ja sitä myöden teemme myös enemmän johtopäätöksiä optimoimaan omaa toimintaamme. Väistämättä tämä poistaa (disruptoi) jotain, mutta yhtä väistämättä syntyy myös uutta koska resursseja vapautuu muualle. Kyse on siitä, kuinka paljon uskallamme ideoida!

Ja kuitenkin rauhoitteluakin – kaikki kuitenkin ottaa aikansa:

  1. Joku ne älykkäät rakennukset edelleen rakentaa ja anturit laittaa paikalleen.
  2. Jonkun täytyy näitä kasvavia tietomääriä hallita ja osata analysoida.
  3. Uusia palveluita täytyy niitäkin kehittää kaiken aikaa.
  4. Uusia digitaalisia palveluita täytyy myös osata ostaa.

Tästä viimeisimmästä onkin jo esimerkkejä mm. hoivapalveluiden puolella, mihin on jo syntynyt yrityksiä joiden ideana on toimia ammattimaisena palvelunhankkijana edustamalleen yksityiselle asiakkaalle. Tällainen yritys hankkii asiakkaalleen esimerkiksi hyvinvointiteknologiaa auttamaan arjessa selviytymistä. Tämähän ei ajatuksena niin uusi ole, mutta ottaen huomioon lähitulevaisuudessa eläköityvien määrä, idea on minusta erinomainen. Töitä tulee varmasti riittämään.

Me Talokeskuksessa suhtaudumme digitalisaatioon lapsenomaisella uteliaisuudella ja innostuksella. Uskomme, että tämä suunta vie suomalaista yhteiskuntaa ja erityisesti asumisen ja rakentamisen koko elinkaarta valovuosia eteenpäin! Meiltä on aiheeseen liittyen luvassa merkittäviä ulostuloja syksyllä, joten jos koskaan niin nyt haluat seurata meitä!

Miten sinä näet digitalisaation mahdollisuudet? Herättikö lyhyt kirjoitukseni jotain ajatuksia? Kerro alle kommentteihin lisää.

Lisätietoa ja hyväksi havaitsemiani linkkejä digitalisaation ”pureskeluun”:

Digitalisaatio
http://blogs.helsinki.fi/avtenhun/2015/07/30/digitalisaatio/

Digipalveluopas (Solinor)
https://blog.solinor.fi/2016/04/28/uusi-opas-digitaaliset-palvelut-edellakavijan-opas-loistavien-digitaalisten-palveluiden-toteuttamiseen/

Hallitusohjelma: Digitalisaatio, kokeilut ja normien purkaminen http://valtioneuvosto.fi/hallitusohjelman-toteutus/digitalisaatio

IoT: strateginen valinta vai taktiikka toiminnan tehostamiseksi? (Microsoft) https://blogs.business.microsoft.com/fi-fi/2016/07/05/iot-strateginen-valinta-vai-taktiikka-toiminnan-tehostamiseksi/

Teollinen Internet. Nyt. (Microsoft)
https://blogs.business.microsoft.com/fi-fi/2016/04/14/teollinen-internet-nyt/

”Tulevaisuuden ammattilaiset”- dokumenttisarja (DNA)
http://uusityo.dna.fi/